今回は、Excelに標準装備されているPower Queryを使って、簡単に差分チェックをする方法をご紹介します。

例えば、次のような作業で使えます。

• 今月と先月の顧客マスターを比較して、住所や担当者が変わった顧客を洗い出したい
• 在庫リストの更新前後で、価格変更があった商品を特定したい
• 提出された名簿と前回の名簿を突き合わせて、新規・削除・変更を一覧化したい

差分抽出の設定の流れ

架空の取扱商品のマスターシートを用意しました。この2つのマスターシートを使って、簡単に差分を抽出する設定の方法を説明します。

ダウンロードして一緒に作業をしながら確認をしていただくこともできます。

項目は、「商品ID、商品名、カテゴリ、単価、仕入先コード、在庫区分」があり、それぞれ記載されています。

• 1-3
• 4
• 5
• 6

接続のみを選択したので、Excelシートに特に変化はありません。

次に、「サンプル10月分」のファイルを取得します。

2～ 5 の手順で、「サンプル10月分」のファイルを取得して、クエリの名前を「最新分」にします。

その後、6 の手順で閉じて、Excelも一度上書き保存をしておきましょう。

これで、Power Queryのエディターには、＜一つ前＞と＜最新分＞のクエリができました。
比較するデータを取得して、準備完了です。

• 1-2
• 4-7
• 8

Click!　ちょっと脱線・・・結合の種類ってなに？

今回の差分抽出で使う結合の種類について確認をしておきましょう。

今回紹介するマージの設定はすべて
上のテーブルが＜最新分＞、下のテーブルが＜一つ前＞で設定しています。

Power Queryでは上のテーブルが左、下のテーブルが右に相当します。

• 左反結合：左側のデータのうち、右側に一致しないデータを抽出する
• 右反結合：右側のデータのうち、左側に一致しないデータを抽出する
• 内部結合：両方に共通して存在するデータを抽出する

結合の種類は他にもありますので、もっと知りたい方は生成AIに聞いてみるのもいいでしょう。

閉じて読み込む ＞ 閉じて読み込む で一度保存をしましょう。

クエリ名と同じシートができました。新規、削除のアイテムだけがそれぞれのシートに抽出されました。

念のため、閉じて読み込む ＞ 閉じて読み込む で保存しておきましょう。

「比較」クエリで、＜最新分＞と＜一つ前＞の両方にあるデータが紐づきました。

再度Power Queryエディターを開き、＜比較＞クエリで作業を続けます。

”魔法”の式で、変更箇所を抽出する【カスタム列】

変更箇所の抽出には、カスタム列を追加します。
カスタム列の ”魔法”の式は、生成AIなどに聞くとすぐに答えてくれます。

①変更箇所を抽出する式

1. ＜比較＞を選択し、列の追加 ＞ カスタム列 をクリックする
2. 新しい列名を「変更箇所」に変更する
3. カスタム列の式に下の式をそのままペーストし、OKをクリックする

• 1
• 2-3

コピー

Text.Combine(
    List.Select(
        Table.ColumnNames(ソース),
        (col) => Record.Field(_, col) <> Record.Field(_, "一つ前." & col)
    ),
    ", "
)

＜最新分＞と＜一つ前＞のデータの異なる値を抽出する式

②前の値を抽出する式

同じ手順で、もうひとつカスタム列を設定します。

• 新しい列名：「前の値」
• カスタム列の式：

コピー

Text.Combine(
    List.Transform(
        List.Select(
            Table.ColumnNames(ソース),
            (col) =>
                Record.Field(_, col) <>
                Record.Field(_, "一つ前." & col)
        ),
        (col) =>
            Text.From(
                Record.Field(_, "一つ前." & col)
            )
    ),
    ", "
)

＜一つ前＞と＜最新分＞とが異なる列の＜一つ前＞の値をカンマ区切りでつなげる式

これで、変更箇所と前の値が抽出できます。

• 変更箇所：変更があった列名
• 前の値：変更前の値

ホーム > 閉じて読み込む をクリックして、Power Queryエディターを閉じましょう。

Power Queryエディタで作ったクエリ名と同じ名前のシート（新規、削除、比較）が作成されました。

次回、同じフォームを使って差分を出したいとき、Power Queryエディターを開いて、＜一つ前＞と＜最新分＞のソースを変更するだけでOKです。

Power Queryを閉じた後、Excelの データ ＞すべて更新 ＞すべて更新 をクリックするとデータが更新されます。

例）今回は「サンプル9月」「サンプル10月分」だったけど、「サンプル10月」「サンプル11月分」をチェックしたい、という場合

お試し用に、サンプル11月分も準備しましたので、気になる方は試してみてください。

その他おまけ

見やすいように、Power Queryエディターで表示する列などはカスタムできるのでいろいろ試してみましょう。

• クエリを見やすいようにグループで分ける

• 必要なクエリだけ、シートに出力できる

　クエリ ＞ 読み込み先 ＞ データのインポート でいつでも変更できる
　

など、お好みで見やすく整理することができます。

以上、Power Queryで簡単に差分チェックをする方法をご紹介しました。

最初は少し難しく感じる設定もあったかもしれませんが、一度設定してしまえば、Power Queryは忠実なアシスタントとして働き続けてくれます。

今回ご紹介した”魔法”を使って、定型的な業務を自動化してしまいましょう。

Power Queryって便利だなと思っていただけたら、ぜひご自身の業務にもこの”魔法”を応用してみてください。

変数シリーズ【第６回】入出力変数です。
フロー間で値の受け渡しができる、入力変数・出力変数を学びましょう。

変数シリーズ【第１～５回】の内容を踏まえて紹介しています。未読の方は、ぜひ第１回からご覧ください。

• 変数 第１回 使ってみよう！
• 変数 第２回 データテーブル
• 変数 第３回 プロパティ
• 変数 第４回 リスト
• 変数 第５回 自分で作る変数活用例

入出力変数とは？

入出力変数とは、クラウドフローや他のデスクトップフローと連携するときに、値の受け渡しをする変数のことです。呼び出す側のフローを親、呼び出される側を子と呼んだりします。子フローに入出力変数を作成することで、値の受け渡しができます。

変数ペインの上部にあり、「何なのかな？」と思っていた方もおられるのでは。
ここに表示されるのが入出力変数です。ここで入力変数と出力変数を作成します。

入出力変数を作ってみよう

加算する日数の数値を入れる入力変数 AddDays と、成形した日付を入れる出力変数 FormattedDate を作りましょう。設定内容は、下図を参照してください。
＋マーク > 入力 もしくは 出力 を選択し、各項目の設定を入力します。ひとつ作成した後、＋マークは入出力変数欄の右上に表示されます。

入力変数 AddDays 、出力変数 FormattedDate ができたでしょうか。
よく見ると入力変数はグレーで、出力変数は白く枠線がくっきりしていて、見分けできるようになっています。が、変数名をダブルクリックして設定画面を開けば「入力 / 出力変数を編集する」と上部に書いてありますので覚えなくても大丈夫です。

入出力変数が作成できたので、今回のシナリオに必要なアクションを３つ追加します。ひとつめは、現在の日時を取得 アクションです。
ふたつめは、加算する日時 アクションです。加算に、入力変数 AddDays を選択します。

みっつめは、datetimeをテキストに変換 アクションです。加算する日時でできたResultedDateを元に、カスタム形式 yyyy-MM-dd とします。
そして生成された変数を{x}ボタンを押して、出力変数 FormattedDate に変更します。

作成されるフロー変数がCurrentDateTime と ResultedDate の2つのみでしたら、上手く出力変数に値が入るように設定できました。

※今回は入出力変数をどちらもひとつずつ使っていますが、もちろん片方ずつでも複数個でも使用できます

入出力変数を持つフローを単独で実行してみる

デザイナー画面でのテスト実行では外部から値を受け取らないため、入力変数は既定値を使用して実行します。
AddDaysは既定値 0 としたため、今日日付 + 0日 のyyyy-MM-dd 形式の日付がFormattedDateに入ります。AddDaysを変えてテストするには既定値を変更してください。

コンソール画面から実行した場合は、入力用のポップアップに既定値が表示されるので、値を設定・変更できます。
また、実行後には出力変数もポップアップで表示されるため値を確認することができます。
※表示されるAdd Days と Formatted Date は変数名ではなく、外部名になります。

入出力変数を持つフローを単独で実行するとポップアップが表示されますが、親フローから呼び出す場合は表示されません。
また、単独実行時に表示されるこのポップアップを活用して、メッセージボックスの代わりに、べた書きしたくないパスワードや、都度変わる値を処理に使用できます。

他のデスクトップフローと値を受け渡ししてみる

新たに別のフローを作成し、Desktopフローを実行 アクションを配置し、先ほど作成したフローを選択します。
すると、入力変数に Add Days（外部名として設定した値）が表示されます。入力欄の左側に型がアイコンで、iマークで設定した説明が表示され、どんな値を入力すればよいか分かるようになっていますね。
また、生成された変数には出力変数で設定した変数名＋末尾に2などが付きます（変数名が重複しないように+1されるようです）。そして説明も表示されています。

Add Daysには、変数でもべた書きの固定値でもどちらでも設定可能です。10など、なんらかの数値を設定しましょう。
生成された変数（上図の例ではFormattedDate2）はここでは単なるフロー変数となり、通常通り必要に応じて変数名は変更可能です。出力変数の変数名と同じにする必要はありません。

呼び出し側のフローをデザイナー画面で実行すると、返ってきた値が変数ペインで確認できます。

他のデスクトップフローと連携していても、上記の単独で実行する方法は使えます。

使いどころは？【部品化】

クラウドフローと連携する場合は、デスクトップフローだからできる処理を行うため、棲み分けがわかりやすいですね。
処理結果や、特定の値をやりとりするために入出力変数が活躍します。

ではデスクトップフロー同士の場合は、どういう場合に変数の値を受け渡してまでフローを分けるのでしょうか？

今回作成した例のように、いくつかの値を受け渡すだけで使える部品としてのフローを作る場合が考えられます。
例えば、エラーや処理結果の通知メール。フロー名やエラー内容を渡せば、複数のフローから呼び出せる汎用的な作りにできます。

フローを運用してみて必要を感じたら、別フローに分けて値を渡せることを思い出してください。
同じような処理を行うことも多いですし、使いまわせれば作るのもテスト作業も時短になります。

使用上の注意点

入出力変数をテキストとしてコピーする方法がありません。
画面真ん中のスペースにあるアクション群をコピーしてメモ帳などに貼り付けて保存・共有し、新たなフローに貼り付けても、入出力変数は作成されません。貼り付けた先のフロー側で改めて作成が必要です。
これがフロー変数との違いで、配置したアクションで入出力変数を使用していても、あくまでこれらの変数は独立した存在です。

このため、無償ライセンス内でフローを共有したい場合、入出力変数が大量にあると作成・移行・管理をする上では手間がかかると思われます。
事前によく検討した上でご利用ください。

フロー変数と同名の入出力変数を作成すると、マージするかの確認メッセージが表示されます。続行するとフロー変数は消え、入出力変数にマージすることができます。

入力変数の場合、子フローの始まりの時点で値を受け取ることになります。その後同じ変数名で値をセットすると上書きされますので、それでも本当に大丈夫なのかなど、マージする前に該当変数に関する処理をよく確認した上でマージを行ってください。

入出力変数を活用してフローを共有部品にできると、フロー作りも効率化できます。
どんなフローを作っているかを社内で共有して、使えるものは共通化して使いまわせるといいですね。

変数の基礎はこれで一通りご紹介しました。
ここまで変数シリーズを読んでくださった方は、だいぶ変数について慣れてきたのではないでしょうか。どんどん使って試して使いこなしていきましょう。

OutlookやExcelなど、普段業務でよく使うMicrosoft Officeのアプリ。
ある日突然動作が重くなったり、不安定になる経験をしたことはありませんか？

今回は、そんな不具合に対して自分で出来る簡単な対応方法を3つご紹介します。
社内のIT部門や公式サポートに問い合わせる前に、ぜひご自身で試してみてください！

PCの再起動

最も簡単かつ基本的な方法です。「動作が何かおかしいな？」と感じたら、まずはこちらを試しましょう。

クイック修復

PCを再起動しても問題が解決しない場合は、アプリが破損している可能性があります。
その場合は「クイック修復」を試してみましょう。

クイック修復の手順

※事前にすべてのOfficeアプリを終了してください。修復作業は通常5～10分程度で完了します。

• キーボード、もしくはタスクバーのWindowsキーを押して「コントロールパネル」を検索し、クリックします。
• 「コントロールパネル」のメニューの中から、「プログラムと機能」をクリックします。

• 「プログラムと機能」のアプリ一覧から、「Microsoft *** ja-jp」を探します。***の部分はMicrosoft Officeの加入プランによって人それぞれ異なるので、左図のアイコンを目印に探しましょう。
• 見つけたら右クリックして「変更」を選択します。選択して「このアプリがデバイスに変更を加えることを許可しますか？」と表示されたら「はい」をクリックしてください。

• 修復画面が表示されるので、「クイック修復」を選択して「修復」ボタンをクリックします。

• 作業後、必要に応じてPCを再起動しましょう（軽微な修復では再起動が不要な場合もあります）。

オンライン修復（アプリの再インストール）

クイック修復で解決しない場合は、オンライン修復をしてみましょう。

オンライン修復では、一度完全にアプリを削除して再インストールします。
再インストールすることでアプリが初期化され、クイック修復では解消できない複雑な問題や、誤って変更された設定などが原因で起きている不具合を解決できる場合があります。

手順は先程のクイック修復と同じで、修復画面で「オンライン修復」を選択すればＯＫです。

※事前にすべてのOfficeアプリを終了してください。インストール作業は通常10～15分程度で完了します。
※処理中はオンライン状態である必要があります。

手動でアプリを再インストールする手順

• Microsoft Edgeのブラウザを開いて、左上のワッフルアイコン（3×3の点マーク）をクリックして「Microsoft 365」を選択します。
• Microsoft365のページに遷移するので、「インストールなど」をクリックして、「Microsoft 365アプリをインストールする」を選択します。
  

• マイアカウントのページに遷移するので、「Officeアプリとデバイス」から「Officeのインストール」をクリックします。
  ※白字で「会社のインストール」と表示されている場合も、同様にクリックします。
• 自動的に最新版Microsoft Officeのダウンロードが始まるので、OfficeSetup.exeというファイルがダウンロードされたら、ダブルクリックして実行しましょう。
  
  ※実行時に「このアプリがデバイスに変更を加えることを許可しますか？」と表示されたら「はい」を選択してください。
  

インストール後、PCを再起動することで新しいOfficeが適用されます。

社内のIT部門や公式サポートに問い合わせた場合も、まずは上記を試すよう回答される場合が多いかと思います。
自分で実践するだけでなく、もし身近で同じような不具合で困っている人がいたら、是非この方法を共有してみてください。

おまけ：使用中のOfficeアプリが固まったとき

使用しているOfficeアプリが突然フリーズして、×ボタンで閉じることもできなくなった場合、以下の手順でアプリを終了させて再開することができます。

• 「Ctrl」＋「Shift」＋「Esc」キーを同時押ししてタスクマネージャーを開きます。
• 「プロセス」タブで該当のアプリ（例: Excel）を探して右クリックし、「タスクの終了」をクリックします。

これでフリーズしたアプリを強制終了できます。作業中のデータが保存されていない場合は失われる可能性がありますが、すぐに再起動して作業を再開することができます。

PC画面のキャプチャ（撮影・保存）時に使う Snipping Toolが、さらに便利に使いやすくなりました。前回のSnipping Tool活用法の投稿から約1年半が経過しましたが、その間に新機能が導入されAIを活用した多機能で使いやすいツールへと進化し、「こんなことができたらいいな」という願いが次々と実現されています。

今回は、前回紹介しきれなかった機能と新しく登場した機能を中心にご紹介します。

（前回の記事はこちら）

前回投稿の主な内容

• アプリの起動
• 切り取りモードで画面キャプチャを撮る
• 切り取った画像を編集～保存
• 境界線（外枠）を追加する

※今回ご紹介するのは、Windows11 Ver.24H2以降で追加された機能を含んでいます。WindowsのUpdateとともに <Snipping Tool 11.2405.24.0> 以降が必須ですので、アプリのバージョンが古い場合は、更新してからご参照ください。

【Snipping Tool バージョンの確認】Snipping Toolウィンドウ ＞ 右上３点ボタン ＞ 設定

【アプリの更新方法】 スタートボタン ＞ 全てのアプリ ＞ Microsoft Store ＞ サイドバーのダウンロード (またはライブラリ) をクリック ＞ 「更新プログラムを取得する」をクリック

画面を動画で記録できる！録画機能

以前のSnipping Toolは画面キャプチャのみでしたが、動画のキャプチャ（録画）も可能になり、マイク入力もサポートされています。また、Windows11に標準搭載された動画編集アプリ「Clipchamp」と連携しており、録画から編集までとてもスムーズに行えるようになりました。
操作はとても簡単です。早速使ってみましょう！

画面録画の手順

① Snipping Toolを起動、ツールバーの録画マークを選択します（ショートカットキーでも起動可能）

② 録画したい範囲をマウスドラッグで選択します

③ 録画中に音声を録音することができます。録画をスタートする前に、マイクとシステムオーディオの設定をしましょう。ツールバー上のアイコンに斜線が入っているとOFF（ミュート）の状態です。アイコンをクリックしてON/OFF（ミュート）の切り替えを行います。

⇩左がマイクON・システムオーディオOFF、右がマイクOFF・システムオーディオOFFの例

• マイク入力
  ONにすると、録画スタートと同時にマイクからの音声も自動的に録音されます。プレゼンテーションなど、自分の声を録音したい時に便利です。内部マイク（マイク配列）・外部マイクの両方をPCに繋いでいる状態で マイクをONにする場合は、アイコン右側のドロップダウンリストからどちらか１つ選択してください。
  
  (内部マイク・外部マイク選択）
  
• システムオーディオ入力
  ONにすると、PCで再生されている音（音楽やビデオの音声など）が録音されます。ビデオ会議の録画や、音声付きデモを録画する際に役立ちます。

---

※マイク・オーディオの設定を固定にしたい場合は、初期値を事前に設定しておくとツールバーに反映されますので、都度変更の手間を省くことができます。（設定手順：Snipping Tool ＞ 右上３点ボタン ＞ 設定 ＞ 画面録画項目でそれぞれ設定する）

④ 録画準備が完了したら、ツールバーの スタート ● をクリックすると、 3秒のカウントダウン後に録画が開始されます。録画中はいつでも一時停止・再開することができます。停止する場合は ■ をクリック。

【録画中のツールバー】

⑤ 録画を停止すると、キャプチャした動画がSnipping Toolウィンドウ上に表示されます。画面下部にある再生ボタンをクリックして内容をチェックしてみましょう。

【動画の保存】
次項で紹介しているように最新バージョンでは動画の自動保存ができるようになりましたが、従来同様に画面右上のアイコンから名前を付けて保存することもできます。なお、画面右上の３点ボタン「…」をクリックして [共有] を選択すると、メールやTeamsで動画を共有するダイアログが表示されます。

動画の自動保存

録画が終了すると [ビデオ] フォルダー内に作成される [画面録画] フォルダーへ自動保存される新機能が追加されました。自動保存のファイル形式はmp4で、ファイル名は “画面録画 撮影の日時” です。（例： “画面録画 2024-11-01 153925.mp4” ← 2024年11月1日 15時39分25秒に録画したファイル）

この自動保存が不要な場合、Snipping Toolの設定画面から無効化することも可能です。

【自動保存のON/OFF切り替え手順】Snipping Tool ＞ 右上３点ボタン ＞ 設定 ＞ 画面録画 [元の画面録画を自動的に保存する]をオンまたはオフにする

Clipchamp（動画編集アプリ）と即連携

撮った動画の尺調整やテロップ追加、BGMを入れるなどの編集をしたい場合は、上部のメニューバーからClipchamp (注1) のアイコンをクリックします。事前にClipchampにログインしていれば、先ほど録画した動画がインポートされて、すぐに編集が始められる状態でClipchampが起動します。Clipchampのインターフェースは直感的な操作で使いやすく、動画編集の経験が少ない人でも比較的簡単に編集作業を行うことができます。

Clipchampのアイコンをクリック

すぐに編集が始められる状態（インポート済）でClipchampが起動する


（事前にClipchampにログイン要）

以上のように、Snipping Toolと連携しているClipchampを使えば、PC上で録画から編集までスムーズに行うことができます。今まで紙で作成していた手順書や引継ぎマニュアル等を、動画にするのもおすすめの使い方です。

(注1) Clipchampとは？

Microsoftが提供する動画編集アプリ。Windows11に標準搭載されていますので特別なインストールは不要です（Windows10ユーザーもMicrosoft storeからダウンロードして使用できます）。無料版と有料版がありますが、無料版でも多くの基本的な機能が使用できますので十分利用可能です。

画像の文字を読み取る！テキストアクション機能（OCR）

スクリーンショットからテキストを読み取ることができるOCR機能(※)「テキストアクション」がとても便利になりました。普段の作業がぐっと楽になる テキストアクションの機能を３つご紹介します。

（※Optical Character Recognition：光学文字認識）

画像の文字をテキストに変換する

Snipping Toolでキャプチャした画像からテキストを検出してみましょう。検出したテキストはクリップボードにコピーされますので貼り付けて使用することができます。

① 画像をキャプチャ後、メニューバーの [テキストアクション] ボタンをクリックするとテキスト認識が始まります。

② テキスト箇所が認識されると、テキスト以外がフィルターがかかったような状態となり、画像の上部にメニューバーが出現します。

③ メニューバーの [すべてのテキストをコピーする] をクリックすると、テキストがクリップボードに保存されますので、メモ帳などに貼り付けて使用しましょう。テキストの一部分だけコピーしたい場合は、マウスで範囲選択 ＞ Ctrl + C でコピー可能です。

個人情報を目隠しする（マスク機能）

メールアドレス・電話番号を自動で検出して目隠しする機能もあります。
操作はとても簡単で、テキストアクションでテキストを検出後、①メニューバーの [クイック編集] 右隣のドロップダウンリストから目隠ししたいものにチェックを入れ、② [クイック編集] をクリックするのみ。

手動で目隠しをする方法

もし、クイック編集で個人情報（メールアドレス・電話番号）の自動検出がうまくいかない場合、または個人情報以外をマスクしたい場合、手動でマスキングすることもできます。

該当箇所をマウスドラッグで範囲選択　　右クリックでメニューを開き [テキストを編集する] を選択、この2ステップで任意の選択範囲を目隠しできます。

QRコードを素早くスキャン

最近は印刷媒体だけではなく、WebページにもQRコードが表示されることも多くなりました。スマートフォンが手元にない場合、PC画面上のQRコードを読み取ることは難しいですよね。そこで、Snipping Toolの出番です。先ほど紹介した「テキストアクション」でQRコードを読み取りましょう。

【QRコードの読み取り手順】

①QRコードをSnipping Toolで画像キャプチャし [テキストアクション] をクリック、②QRコードが検出され、青色のリンクアイコンとURLが表示されます。これをクリックすると、QRコードに埋め込まれたURLをWebブラウザーで開くことができます（もしURLが表示されない場合は、青色アイコンにマウスカーソルを合わせると表示されます）。

⇩試しに、当社 KMDSのホームページのQRコードを読み取ってみてください。

KMDSホームページのQRコード（動作確認用）

進化した図形描画でキャプチャをアレンジ！

最後に、図形描画機能についてご紹介します。アウトラインの色・線の幅だけではなく、塗りつぶしにも対応するようになり、さらに色の不透明度まで設定できるようになりました。画像キャプチャ後に他のアプリを起動せずとも大抵のマークアップ作業・装飾をSnipping Tool上で行えるため、投稿者個人的には一番高頻度で使用している便利機能です。

図形や色選択で多彩にカスタマイズ

数回のクリックで、効率よく画面キャプチャを装飾しましょう。
基本の操作は、図形を選択 サイズ調整 色・透明度の選択（調整）の順に行います。画面表示を見ながら直感的に操作できるので、使っていくほどに慣れてくるかと思います。絵文字・直線・矢印の使用法については特に説明は不要かと思いますので、ここでは図形の塗りつぶしについてご紹介します。

• 図形の選択
  画像キャプチャ後、Snipping Toolウィンドウの上部にある図形マークをクリックすると、下に描画ツールが表示されます。現時点で利用可能な図形の種類は、左から <絵文字・四角・円形・直線・矢印> です。

• 描画
  図形を選択肢、キャプチャ画像の上で描画したらサイズや位置を整えます。図形はツールを使って回転させることもできます。

• 装飾（色・線の幅・不透明度）
  塗りつぶし・アウトラインそれぞれのドロップダウンリストを開き、色・不透明度・線の幅を調整します（塗りつぶしを使用できるのは四角と円形のみ）。下の画像は、<アウトラインは赤で不透明度100%・線の幅5、塗りつぶしの色はピンク・不透明度は16%> の設定で四角の図形を描画しています。
  
  ※もし、塗りつぶしまたはアウトラインで不透明度を変更した後にパレットが消えない場合は、不透明度の調整バーの青丸をクリックして再確定すると、パレットが消えて次の動作へ移ることができます。

• ルーラー（ものさし）
  従来、メニューに配置されていたルーラー（ものさし）がメニューバーのアイコンから消えていますが、実は右上の３点ボタンから選択することができます。なお、図形の描画ツールが表示された状態ではルーラーを表示することができませんので、一旦消しゴムアイコンをクリックして描画ツールを閉じてから３点ボタンをクリックしてください。

以上、Snipping Toolの新機能を中心にご紹介いたしました。
Snipping Toolは画面を撮影するだけのツールから、撮影した画像や動画を素早く加工できる便利なツールに進化しています。特に、画面の録画や文字の読み取り機能追加は今まで以上に仕事や勉強に役立っているのではないでしょうか。

また新しい機能が追加されたら、まとめて紹介いたします！

ショートカットキー＜F5＞でPower Pointのプレゼンテーションを開始できることはご存知の方も多いかと思います。
＜F5＞以外にもプレゼンで使えるショートカットが色々あるのでご紹介していきます。

◆現在のスライドからプレゼン開始：Shift+F5​​​​​​​

上述の通り、＜F5＞はスライドショー開始のショートカットですが、
頭にShiftを付けると、表示しているページからスライドショーを開始します。
資料作成中にアニメーションの動きを確認したり、一旦閉じたスライドショーを途中から再開したい時に便利！

Shift＋F5で今いるページからスライドショー　なお、どちらの場合も＜Esc＞でスライドショー終了です。

◆スライドの一覧を表示：＜ー＞マイナス　任意のスライドにジャンプ：数字+Enter

​​​​​​​説明が終わったあとに＜-＞（マイナス）でスライド一覧表示にすると、質疑応答の時に役立ちます。
「さっきのXXが載ってたスライドの～」なんて言われた時にどのスライドか分かりやすい！

そして＜数字+Enter＞で任意のスライド番号のページに切り替えできます。
方向キーやBackSpaceで行ったり来たりするより断然スマート

◆任意のスライドにジャンプ：数字+Enter

◆レーザーポインター：Ctrl+L　ペン：Ctrl+P

注目してほしい場面ではレーザーポインターに切り替えたり、ペンに切り替えて丸っと囲んで目立たせると効果的です。
なお、ペンで書き込んだ内容を消去するには＜E＞を押します。
＜Ctrl+A＞でいつもの矢印カーソルに戻ります。

◆黒画面：B　白画面：W

スライドショー終了するのではなく一旦画面表示だけ消して一時停止したい時は＜B＞または＜W＞を押してください。
BlackとWhiteの頭文字で覚えやすい！いづれかのキーを押すと直前に表示していたスライドに戻ります。

スライドではなく話し手に注目してほしいとき（商品の実物を見せる場面とか）に役立つ機能だったんですが・・・オンライン会議では出番が少ないかも？

◆タスクバー表示：Ctrl＋T

スライドショー中にWebページやExcelなど他の資料を見せたい時は＜Ctrl+T＞でタスクバーを表示させて起動中のアプリに切り替えができます。
使い慣れている人は＜Alt+Tab＞での切り替えの方が使いやすいかもしれません。いずれにしても途中で使う予定のアプリは事前に開いておくと慌てなくてすみます。

◆ZoomitとKokomite

スライドショー中に資料を拡大したい時、ハイライトしたい時にはアプリを使って行うことができます。

「Zoomit」は文字通り、その部分を大きくZoomして表示できます。下記リンクからダウンロードできます。他にもたくさん機能がありますので、ぜひ試してみてください。

ZoomIt – Sysinternals | Microsoft Learn

⇩　通常の大きさ

⇩　Zoomitした時のイメージ

「Kokomite」は、マウスポインタを目立たせるソフトです。起動することによって、マウスポインタのまわりが色付けされ、マウスポインタが目立つようになります。ポップアップメニューで、設定を押しすと右のWindowが開きますので、ポインタの色を変更など詳細を設定することもできます。

ダウンロード⇒Kokomiteの詳細情報 : Vector ソフトを探す！

いかがでしょうか。プレゼンに便利なショートカットやツールのご紹介でした。ぜひお試しください

はじめに

YouTubeって便利ですよね。最近では、仕事上の調べものでも使うことがよくあります。
私たちが扱っているMicrosoft365やPower Platformでも、画面操作の動きを見ながら学ぶことが出来るのがメリットです。

なかでも一部の動画では、一般公開（GA）前の最新情報も得られるため、とても重宝しています。
（とくに英語圏のものに多い）

このように、学習向け映像コンテンツの興隆で、一昔前とは勉強の仕方が大きく変わった気がします。
私自身について言えば、文章よりも映像でモノを覚えるタイプだと感じています。
そのせいもあってか、以前と比べて習熟レベルが上がった気さえします。

しかし、そんななかでもストレスなのが、前後・途中に差し挟まれる広告です。
特に、Teams会議で、画面共有で動画を映しているときに広告が出たら、困っちゃいますよね。

興味のないレコメンドにもウンザリさせられます（とはいえ、これはまた別の話）。

広告なしで視聴するために、お金を払ってYouTubeプレミアムに加入するのも一つの手です。
しかし、ここでは代わりにTeamsアプリでのYouTube再生をご紹介します。
タダで、広告なしで動画再生できますから、邪魔されずに学習したいとき・会議で画面共有したいときに使えるでしょう。

Teams内アプリのインストール

では早速やってみましょう。
Teams画面で左側バーにあるアプリアイコンをクリック ＞ 検索バーにYouTubeと入力してEnter
これで、YouTubeアプリが出てくるはずです。

出てきたら追加を押しましょう。
ポップアップが開くので、もう一度追加を押せば完了です。

ちなみに、この説明文でわかりますが、「Microsoft 365 サービスで使用するために YouTube と共同で開発されたもので、Microsoft によって維持されます。」となっています。
提供元がMicrosoftなんです。意外。
Micorosoft365専用のYouTubeアプリで、ふだん使っているYouTubeとはちょっと違うものということです。

もしこのアプリをよく使うようなら、左側のアプリバーでYouTubeアイコンを右クリックして、ピン止めしておくと良いでしょう。

YouTubeアプリの使い方

動画の検索は、このアプリからでも出来なくはないのですが、フィルター条件を追加出来ないなど、あまり便利とは言えません・・・。

ですから、面倒ですが本家のブラウザ版YouTubeで動画を探して、目的のものを見つけたらURLをコピーすると良いでしょう。
（そこまでして広告を見たくないのか、と呆れた方はここで止めておきましょう。。）

本家からコピーしたURLを、検索バーに貼り付けると対象の動画が出てくるので、開くをクリックします。
これで、広告なしでYouTube動画を見ることが出来ました。

別の使い方としては、一人会議を作成して、チャットにURLを貼り付けて、OpenをクリックしてもOKです。

また、TeamsだけでなくMicrosoft365のアプリ一覧（ https://microsoft365.com/apps ）にもYouTubeアプリが追加されています。
Webブラウザで見る方が馴染み深いという方は、そちらをご利用ください。

会議での動画の共有

このアプリは、会議中の動画共有においても有用です。
会議中になにかYouTube動画を共有したいという場面があるかもしれません。
その際に、通常の画面共有でやっていませんか？

それでも悪くないですが、より最適なやり方は、YouTubeアプリでの共有です。
やり方は、一人会議の例と同じように、会議のチャットに動画のURLを貼って投稿します。
そして、Share in meetingボタンををクリックしましょう。

その後「共有を開始」をクリックすればOKです。

これで、PowerPoint Liveと同じようにライブシェアリングになります。
この共有方法ですと途中に広告が入りませんから、安心して動画を見せることが出来ます。
ブラウザ画面での共有よりも、見る側にとっても快適です。

また、グループコントロールをONにすると、共有した側のみならず、視聴者側でも操作できるようになります。

おわりに

以上のように、仕事には仕事用のYouTubeアプリがあります。

Teamsのウインドウで視聴していると、後ろから覗き込まれても遊んでいる感じに映りにくいと思います。
（元から遊んでいませんけど。。。）

広告が邪魔でしょうがないという方は、試してみてください。
なお、YouTubeアプリの追加が出来ない方は、管理者により利用不可にされている可能性があります。
IT部門などの管理者に必要性を説明して、頼んでみると良いでしょう。

最後に、広告なしで見られるからと言っても、役に立った動画には作成者への感謝を示しましょう。
チャンネル登録や高評価ボタンであったり、さらに気に入ったら提供しているサービスを利用してみたり。

良いコンテンツを作ってくれている人には、何らかの形で応援したいものです。

はじめに

Power Automate for desktop（PAD）利用者の皆さんへ

MicrosoftのRPAツール Power Automate for desktop（以下PAD）には毎月、機能のアップデートがあります。
6月の機能追加は、私たちにとって便利なものが特に多かったので、ぜひシェアしたいと考えました。

なかでも紹介するのは、

• Excelの新アクション
• データテーブル変数の新アクション
• フローのタイムアウト

の3つです。
これまでは難しかった事・諦めていた事が簡単に出来るようになるケースもあるでしょう。
読んでみて、ピンと来たものは試してみてください。

困ったときはPADの経験・実績豊富な、KMDS業務プロセス改善推進グループにお問い合わせください。
日々の仕事を効率化できるきっかけになればと思います。

Excelの新アクション

新しいExcelアクションは6種類です。いずれもExcelグループ内の、さらに『詳細』を開いたところにあります。
ここでは、「Excelワークシートをコピー」と「Excelワークシートの検索範囲」を取り上げます。

• Excelワークシートをコピー
  （後述します）
• Excelから式を読み取る
  （その名の通りなので省略します）
• テーブル範囲をExcelワークシートから取得する
  （テーブル名を指定して、テーブル範囲の起点・終点の行・列番号を割り出せます。）
• Excelワークシート内のセルを自動入力する
  （元範囲を指定して値を読み取り、別の範囲に一括入力できます。コピペに近い感じです。
  元範囲で式を読み取った場合、入力先のセル位置に応じて相対参照でズラしてくれます。）
• Excelワークシートのセルを追加
  （クリップボードに保持しているコピーを、指定列の最初の空行から貼り付けられます。
  既存の空行の取得と、値の書き込みアクションを一つにしたようなものと言えば良いでしょうか。
  うまく使えば繰り返しを避けて、処理の高速化が出来るだろうと思います）
• Excelワークシートの検索範囲
  （後述します）
  

Excelワークシートをコピー

Excel内のシートを指定して、新しいファイルにコピーしたり、同じファイル内で最後にコピーして名前を変更したり、、、。
ふだんのExcel操作でよくやりますよね。

こんな当たり前のことが、これまでPADではすんなり行きませんでした。
ファイルをコピーしてから指定のシート以外を削除したり、スクリプトを書いたり、と難しいやり方で何とかしていました。 

これからは、ごく普通にシートのコピーが出来ます。やっとかよ、、、とも思いますが良かったですね。

Excelワークシートの検索範囲

日本語アクション名が少々わかりにくいですが、要するにLookupです。
例えば、A列からある値を検索し、値が見つかったらその行のC列の値を割り出す、といったことが出来ます。

もちろん従来も出来ましたが、ちょっとややこしい仕方でした。
このアクションで、Excelの感覚に近づいたので、扱いやすくなりそうです。

＜サンプル＞ 
下図のサンプルデータで、A列のBooking番号 KKK15976 で検索して、C列のShipper名 SOME ENTERPRISE を割り出したいとします。
探したいのは、赤くハイライトした部分です。

その場合、アクションの設定は下図のようになります。

検索値 ： KKK15976 
先頭列・行／最終列・行 ： A4～A11
結果のソースの開始列・行／結果のソースの最終列・行 ： C4～C11

これを実行すると、フロー変数 LookupResult は、SOME ENTERPRISE になります。

または、「配列形式」をオンにして、先頭列・行 ～ 最終列・行 を A4～C11 にしてもOKです。
この場合は、指定範囲の最初の列（つまりA列）から値を検索して、見つかったらその行の最後の列（つまりC列）の値を返します。

データテーブルの新アクション

まずデータテーブルについて簡単に説明しましょう。
そもそもデータテーブルとは、PAD内で扱う表形式のデータ（変数）のことです。

PADでExcelから表データを読み取る・PDFから表を読み取る・Webページから表を読み取る、、、等々なんでもいいです。
これら表に関わるアクションを行うと、「データテーブル」と呼ばれる形式でPADに一時保存されます。

このデータテーブルの状態で編集や加工を行うと、わざわざPADでExcelを操作するよりも高速・安定して処理することが出来ます。
加えて、読み取る前の元データには手を付けなくて済むので、誤編集を気にせずテストすることが可能です。
ですから、データテーブルのアクションで出来ることは、なるべくデータテーブルで済ませた方が良いと言えます。

ところが、これまでデータテーブルに対して行える操作の種類は限られていました。

（※ データテーブル変数をさらに詳しく知りたい方は、小技記事 PAD変数シリーズの第2回 をどうぞ） 

今回のバージョンアップで追加されたデータテーブルアクションは、以下の通りです。
11個も新規追加されました。場所は、変数 ＞ データテーブル を拡げたところにあります。

これらのうち、ここではよく使いそうな フィルター データテーブルと データテーブルを結合する を取り上げます。

• 列をデータテーブルに挿入する
  （表に列名を指定して、列を追加します。）
• データテーブルから列を削除する
  （上記 列の挿入 の逆です。
  表から列名、または左から数えた列番号を指定して、列を削除します。）
  
  ※ 注意：アクションの日本語訳が間違っており、「データテーブルから行を削除する」になっています。（24年7月時点）
  ややこしいことに、これとは別に同名で、本物の行を削除する既存アクションもあります。。。
  なので、上から2番目のデータテーブル行を削除するアクションは、実際には列削除 と覚えておきましょう。
  そのうち修正されると思います。
• データテーブルから空の行を削除する
  （指定したデータテーブルから空の行を削除します。）
• データテーブルから重複行を削除する
  （指定したデータテーブルから、重複行を削除します。
  列の指定はできず、表全体での重複削除のみです。）
• データテーブルを消去
  （データテーブルからデータをクリアして、見出しのみにします。
  既存データをリセットして、新たにデータ追加したいときに使うと良いでしょう。）
• データテーブルを並び替える
  （列名を指定して、昇順・降順で並び替えが出来ます。）
• フィルター データテーブル
  （後述します）
• データテーブルをマージする
  （二つのテータテーブルを、積み重ねます。
  1番目のデータテーブルに対して、新規の行として2番目のデータテーブルを追加するイメージです
  （列名・列数が同じである前提です）。
  ExcelのVSTACKとほぼ同じですね。
  マージモードは、とりあえず「追加した列を無視」を選びましょう。）
• データテーブルを結合する
  （後述します）
• CSVテキスト変数から読み取る
  （テキストとして読み取ったCSVデータを、データテーブルに変換します。）
• データテーブルをテキストに変換する
  （上記 CSVテキスト読み取りアクションの逆です。
  データテーブルを、CSV出力できる区切り記号付きのテキストに変換します。）

フィルター データテーブル

Excelのフィルターと同じことをデータテーブルに対して行うことが出来ます。

逆に言うと、これまではそんなことすら簡単にできなかったわけですが、、、。
フィルターした結果データは、FilteredDataTableに保存されます。

アクションを配置したら、データテーブルを選び、「適用するフィルター」右横の編集ボタンをクリックします。

すると、フィルター条件を指定できますので、列名や演算子（イコールなど）、値を入力します。
複数条件を入れる場合は、左下の＋プラスボタンで行を追加します。
条件を入れたら完了を押して、前の画面に戻ります。

※ フィルターアクションの注意：
試しにExcelから数値の列を読み込んで、「より大きい(>)」 のような大小比較を行ったところ、数値として認識されませんでした。
Excelから読み取ったデータテーブルは、数値ではなくテキスト型として解釈されてしまっているようです。

面倒ですが回避策は、 ①空の列を新たに追加して、②元の数値列テキストを数値に変換し、③その値を新たな列に書き込みます。
これではじめて数値の大小比較が出来ます。
そのうち修正されるかもしれませんが、24年7月時点ではこのようになっていることを覚えておきましょう。

データテーブルを結合する

二つのデータテーブルを、キーとなる列項目を元に、くっつけることが出来ます。
要するに、ExcelのVLOOKUPやPower Queryのマージ、あるいはSQLのJoinと同じことが出来ると考えてください。
くっつけた結果データは、JoinedDataTable に保存されます。

＜サンプル＞ 
①黄色の表 ExcelData と ②緑の表 ExcelData2をくっつけたい。
①のDestinationをキー列にして、②のPort列に一致する値がある場合に、COUTRY／REGION列を取ってくる。

この場合、アクションの設定は下図のようになります。

最初のデータテーブル ： ExcelData 
2番目のデータテーブル ： ExcelData2
結合操作：左

ルールを結合する（結合するルールの誤訳？）：編集ボタンをクリック

編集ボタンで開いた結合するルールの設定は、以下の通りです。

左側の列名またはインデックス：①のキー列名 今回はDestination 
条件付き：と等しい(＝)
右側の列名またはインデックス：②のキー列名 今回はPORT

※ 結合するためのキーが複数列に渡る場合は、左下の＋プラスボタンで行を追加します。

実行結果は以下の通りになります。赤枠部分がExcelData2から取ってきたものです。
Destination = NEW WESTMINSTERは、一致する値がなかったため、空白になります。

このように、PAD上でキー列による結合が出来るため、大変便利です。
Excel同士だけでなく、Webページから読み取ったテーブルや、PDFから読み取ったテーブルに対しても同じことが出来ます。

フローのタイムアウト

最後はフローのタイムアウトです。
何かのフローを実行して、エラーにもならずに、ずーっと作動し続けてしまうことがあります。

典型的なのは、UI要素の XXボタン が出現するまで待機する、といったアクションを配置しているのに、
そのXXボタンが全く出現しないレアケースに遭ってしまったときなどですね。
フローは止まらずに、延々とXXボタンを待ち続ける状態に陥ってしまいます。

こういうときは新機能フローのタイムアウトを設定しましょう。

※ なお、この機能を使うには、有償のプレミアムライセンスが必要です。
（またはプレミアム機能の試用期間に参加する必要あり）

やり方は、メニュー画面から作成済みフローを選んで、ⓘボタンでプロパティのサイドパネルを表示させます。
下の方に行くと、フロータイムアウトがあるので、これをONにして、時間を設定して、保存します。

下の例では15分に設定しているので、フローを実行して15分経過したら、強制終了してくれます。

もしフロータイムアウトの設定がプロパティに表示されない場合は、一度そのフローを編集で開いて、何もしなくて良いので保存し直しましょう。

これで、昔に作ったフローがV2スキーマと呼ばれる新しい保存形式になり、フロータイムアウト機能が使えるようになるはずです。
その後、もう一度プロパティの下の方を見て探してください。
（保存し直してもプロパティ ＞ 詳細情報 で スキーマバージョンがV1のままの場合は、ご自身の会社のPower Platform管理者に問い合わせてください）

おわりに

以上、今回は2024年6月のPADバージョンアップ内容をお伝えしました。

なお、内容をきっちり確認したい方は、公式ページをチェックしてください。

• ブログ
  June 2024 update of Power Automate for desktop – Microsoft Power Platform Blog
• リリースノート
  Power Automate for desktop 2406 – Release Notes | Microsoft Learn
• アクション一覧
  Actions reference – Power Automate | Microsoft Learn

また、KMDSの小技ページでは、他にもいろいろな情報を掲載しています。
よろしければご覧ください。

変数シリーズ【第５回】自分で作る変数活用例 です。
変数の設定 アクションを使って、自由に変数を作ることができます。このシリーズでもサンプル値を入れたりと既に使ってきましたが、他にどんな活用方法があるか見てみましょう。

変数シリーズ【第１～４回】の内容を踏まえて紹介しています。未読の方は、ぜひ第１回からご覧ください。

• 変数 第１回 使ってみよう！
• 変数 第２回 データテーブル
• 変数 第３回 プロパティ
• 変数 第４回 リスト

値の確認

変数の設定 アクションを使う場面のひとつめは、値の確認です。【第３回】プロパティで、使う前にどんな値が入るか確認しようということで使ってみましたね。
プロパティや、データテーブルのひとつのセルを指す %ExcelData[0][‘氏名’]% など、値と型を変数ペインで確認することができます。
わかっているつもりで記入しても間違うことはよくあります。思っていた結果にならない時は、変数の値と型を疑ってみるのもひとつの方法です。

従業員マスタに住所欄を設けたエクセルから範囲を読み取り ExcelData とし、0行目の住所列の値をプロパティ.Trimmedを使って変数に入れてみましょう。

トリムされているかどうか確認するために、元の値とトリム後の値の長さ.Lengthを使った変数も作成してチェックしてみましょう。
トリム後の長さは、 値： %住所.Length% プロパティは%の内側に！
長さが18→17に変わり文字列の前後にあった不要なスペースが除去されたことが確認できました。

想定した値が変数に設定できたかどうか確認できたら、確認のためだけの変数は無効にするか削除するかしておきましょう。
残しておいても害はないのですが、不要な処理を行わず、変数の一覧に不要な変数がない方がすっきりして見やすいと思います。

ちなみに変数ペインで値を確認するときに、変数の数が多く見たい変数を探すのが大変なときはピン留めを使うと便利です。上図のように注目したい変数を一覧の上部にで固定できます。

べた書きはひとつに

固定値やファイルパスなどべた書きが必要な場面はありますが、同じ内容を複数回書く必要が出てきたら変数に入れてみてください。後々値を変える必要が出たときに、変更が楽になります。

さきほどトリムした住所と元の値の長さを設定したアクションを見てみると、ExcelData[0][‘住所’] ← この部分が同じです。
この同じ部分を変数名：住所 値：%ExcelData[0][‘住所’]% としましょう。そしてこの値が入っていたところを変数に置き換えます。
住所変数はその後.Trimmedを付けた値で上書きしています。このように同じ変数で値を上書きすることで必要以上に変数を持たずに済みます。

同じことをするアクションも同様です。
条件によって書き込む値は変えるけれど書き込むセルは同じ場合、それぞれ書き込むアクションを置くかと思います。

書き込む先の行・列は同じなので書き込むアクションをひとつにすることもできます。書き込む値を変数名：GroupCode 値：条件ごとに設定（’A’か’B’）として作り、書き込むアクションの値に変数をセットすればよいですね。
条件によって違うのはGroupCodeだけというのが見た目にも分かりやすくなったのではないでしょうか。

必ずひとつにすべき、というわけではありません。見たときに分かりやすく変更しやすくなっていると、修正するときや他の人へ引き継ぐときに楽になりますので、考慮してみてください。

設定関連情報を入れる

固定値やファイルパス、フォルダパス、メールアドレスなどの設定に関する情報は、複数個所で使わないとしても変数に入れておくと良いかもしれません。

そして設定情報はフローの冒頭にまとめておく、もしくは設定が多い場合はサブフローにまとめ冒頭で呼び出すのが個人的にはおススメです。
冒頭一カ所にまとまっていることで見つけやすく、管理しやすくなります。他の人にフローを渡し、各個人の設定に変更してもらうときも分かりやすいでしょう。

変化する数値 カウンターを作る

エクセルへ転記するときなど、書き込む先の行や列番号をずらしていくことも変数を使うと可能です。

1. ループに入る前に、変数を作る。変数名：行番号 値： 2 ※この値は書き込みをスタートする行番号にします。
2. ループの中で、Excelワークシートに書き込む アクションなどで、行番号変数を使う。
3. 変数を大きくする アクションを使って、行番号変数の数値を1ずつ大きくする。
4. ループの次の周では行番号が1大きくなり、書き込む先がずれる。

他の使い方として、ある条件に当てはまるときだけカウントアップし件数を数えることもできますね。この場合は初期値0からスタートしましょう。
処理結果のメールに該当データの件数を記載するなどに使えそうです。

%”%（空文字）の活用

変数そのものを作るわけではないのですが、%で囲んで計算できるのと同じように、シングルクォーテーション2つを%で囲んで作る空文字 %”% も覚えておきましょう。
空文字とは何も値が入っていない状態で、長さ0の文字列を表します。

テキストを置換する アクション（データテーブル内で検索または置換する アクションなどでも同様）で文字列の中から不要な文字を除去するときに使います。

文字列内のスペースを削除する場合、検索するテキストに半角スペース%’ ‘%や全角スペース%’　’%を%で囲み入力します。%で囲まないスペースを入力するとエラーになります。
そして置き換え先のテキストに%”%を入力します。これで文字列内に含まれる半角・全角スペースを除去（置換）することができます。

一度変数に入った値は%”%をセットしてクリア（上書き）します。
たとえば、ループ内で条件に合う場合のみ変数に値をセットし、その値をメッセージ表示するとします。1周目で値が入り、2周目で条件に合わない場合値はセットしません。つまり変数の内容は変わらず、1周目でセットした値をメッセージで表示してしまいます。

このままではその行ごとの値が正しく表示されませんので、条件を判定する前にクリアしておくか、条件にElseを追加しクリアするようにしましょう。

空の他に、実は空白というものもあります。エクセルで空欄を単一セルで読み取ると空ですが、空欄を含む範囲で読み取り空欄のセルの値を確認すると<空白>になります。

基本的には同じようなものと思って大丈夫です。If アクションの演算子で『空である』を使えばどちらだとしても判定できます。

値の入っていない行を削除したい場合には注意が必要です。リスト変数から行を削除したいとき、リストから項目を削除 アクションを使います。
空の場合：ループ不要で 値：%”%を指定してすべて削除できます。
空白の場合：リストから空白を削除するには下記の方法で削除してください。空の場合でも有効です。

1. リストをループする。
2. If アクションで『空である』かを判定する。
3. 空と判定されたときのインデックス（行番号）を指定してリスト項目を削除する。

データテーブルの場合は、データテーブルから空の行を削除するという新しいアクションが追加されました！空白の場合でも簡単に削除できます。

条件分岐を整理する

%で囲むと値の比較をすることもできます。
予め値を設定する変数を作ります。変数名：BoxType 値：S
そして比較する変数を作ります。IsTypeS 値：%BoxType = ‘S’% 結果はTrueとなります。

「BoxType変数の値が’S’である」の正誤の結果を返す、という意味になります。結果はブール値型 True / False で返り変数ペインで確認できます。
つまりIfアクションと同じように比較判定することができるのです。

数値型の比較も作ってみましょう。Weight 値：500、IsWeightOver500 値：%Weight > 500%
演算子が >（大なり）の場合は500を含みませんので、結果はFalseということになります。

さきほど紹介した空白かどうかも　Weight変数で調べてみましょう。IsWeightBlank 値：%IsBlank(Weight)%
Weightの値が500のままなら、結果はFalseで返るでしょう。

比較演算子（=, <>, >, >=, <, <=）の他にも、%IsBlank()%や%StartsWith()%などのIfアクションで選択できる演算子が使えます。
その他の使用できる演算子は 公式ページへ

複数の比較を書くこともでき、AND（かつ）、OR（または）、NOT（でない）などを使います。
IsCheckTypeS 値：%BoxType = ‘S’ AND Weight < 500% → どちらもTrueなら結果はTrue
IsCheckType 値：%BoxType = ‘S’ OR BoxType = ‘M’% → どちらかがTrueなら結果はTrue
IsNotCheckType 値：%NOT(BoxType = ‘S’ OR BoxType = ‘M’)% →（）内の結果がTrueなら結果はFalse、例の場合だと’S’か’M’以外ならTrue

変数を使って比較するのは少し複雑になりますので、Ifアクションの代わりに変数の設定アクションを使って一部ずつ正しく結果が出るかテストしてみるのに有効です。

また、次のような長く複雑な条件をIfアクションに設定する場合、パーツごとに分割して変数化しておくと見やすく分かりやすくなります。この方法もおススメです。

実際に自分でフローを作ってみると自分で作る変数の必要性を感じる場面が出てくると思います。今回の活用例を参考にぜひ使ってみてください。

変数を作ってあるけれど、この変数どこで使っていたかな？？というときは、フロー変数の使用状況の検索を使ってチェックできます。

変数シリーズまだ続きます！

はじめに

前回こちらの記事では、SharePointによるファイル整理のポイント3点を取り上げて、たくさんの方に読んでいただきました。

Teams/SharePointのファイル整理で覚えておきたい3つのコト | 株式会社KMDS

記事のフィードバックから、どうやらSharePointでのフォルダの階層表示の仕方を知りたい方が多そうなことがわかりました。
イメージとしては、Windowsのエクスプローラーの左側ナビゲーションのような表示方法ですね。

そこで今回は、グループ化を用いたドキュメントライブラリの階層表示をご紹介します。

（予めお断りしておきますが、SharePointでは2階層までしかグルーピング出来ません。
それでも、SharePointの列による整理を知っておくのは有用だと思うので、是非ご覧ください。）

列を追加する（準備）

「列の追加」で分類を用意する

SharePointでドキュメントライブラリを作成したら、列を追加していきましょう。
SharePointの列はメタデータとも呼ばれ、ラベル付けやタグ付けのようなもので、ファイルの情報整理に使われます。
エクスプローラーと異なり、フォルダではなく、列を使うのがポイントですね。

ここでは、サンプル分類として 年度 、会社 、科目 を設けることにします。
経理部門あたりのファイル整理をイメージしています。

列の追加 ＞ 列のタイプを選んで、次へ

列名や選択肢、初期値などの設定をして保存します。ここでは例として、「科目」列を設定しました。

他の列も追加したら、ファイルをアップロードして、列に値を入力しましょう。
グリッドビューでの編集 を使うと、Excelのように入力が出来るので便利です。
編集が終わったら、グリッドビューの終了 をします。

これでサンプルの準備が出来ました。次は階層表示のためのグループ化ビューを作成します。

グループ化レビューの作成

列を指定してグループ化する

列の準備が出来たら、試しに年度でグループ化してみましょう。年度列の列見出しをクリックして、年度でグループ化を選択します。

これで、年度を基準にしてグループ化が出来ました。左端の一番上（名前列の左横）を見ると、矢印アイコンがありますね。
下図の赤線部分です。これをクリックすると、グループ化の折り畳みと展開が出来ます。

折り畳んだ状態は、年度ベースでフォルダを作ったのと同じような結果になります。
このように、SharePointでは列のグループ化を用いて、フォルダに近いものを再現することが出来ます。

ビューを保存する

グループ化した状態を保存するには、新たにビューを作りましょう。
ファイル一覧の上部右端に、「すべてのドキュメント」と表示されてますね。
ここをクリックして、ビューに名前を付けて保存 をクリックし、ビューの名前を入れて保存します。
ここでは、ビュー名を 「グループ化ビュー 」としています。

これで、元からある 「すべてのドキュメント」というビューに加えて、新たに「グループ化ビュー」というビュー（見た目）に切り替えることが出来るようになりました。

もし既にあるビューに変更を加えたい場合は、見た目や並び順を変更した後、同じように ビューに名前を付けて保存 ＞ 入力欄で名前を変更せずに 保存を押します。
これで、ビューの上書きになります。

列でグループ化するメリット

以上が列を使ったグループ化ビューのやり方でした。ところでSharePointでも普通にフォルダを作れます。
であれば、これまでのファイルエクスプローラーでのやり方と同様に、年度でフォルダを作ってもよさそうなものです。
なぜそうしないのでしょうか？

それは、列を使えばグループ化する列を簡単に切り替えられるから です。
今回の例でいえば、年度でグループ化ではなく、会社や科目でグループ化したい場合でも新たなビューを追加して切り替えれば良いだけです。
ビューの切り替えで、ファイルを見る切り口を簡単に変更することが出来るわけですね。

このように、SharePointの列は、ファイルの情報管理をより柔軟に行うことを可能にします。

グループ化ビューを
さらに一工夫

カスタム書式でフォルダ風な見た目に

グループ化ビューでフォルダと同じようなことが出来るし、その方がフォルダを作るよりも柔軟な切り替えが利く、というのはわかりました。
しかし、どうも見た目がピンと来ない。。。という方にはフォルダ風の見栄えに変更するやり方をご紹介します。
これを適用すると、以下図のようにグループ化列にフォルダアイコンと黄色枠線が付きます。

ではやり方を説明します。
まず上部右端で編集したいビューに切り替えて 現在のビューの書式設定 をクリックしてください（図1）。
次に、ビューの書式設定画面が出てきたら、左下の 詳細モード をクリックしてください（図2）。

最後に、「下のJSONを追加して～」と書いてある図3のように表示されれば準備OKです。

図3のテキストボックスに、以下のJSONを全部コピーして上書き貼り付けましょう。これでフォルダ風のカスタム書式を表現しています。
貼り付けたら保存してください。
これでビューの見た目が変わりました。

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/row-formatting.schema.json",
  "groupProps": {
    "hideFooter": false,
    "headerFormatter": {
      "elmType": "div",
      "style": {
        "flex-wrap": "wrap",
        "display": "flex",
        "box-sizing": "border-box",
        "padding": "4px 8px 5px 8px",
        "border-radius": "6px",
        "align-items": "center",
        "white-space": "nowrap",
        "overflow": "hidden",
        "margin": "1px 4px 4px 1px"
      },
      "attributes": {
        "class": "sp-field-borderAllSemibold sp-field-borderAllSolid sp-css-borderColor-yellow "
      },
      "children": [
        {
          "elmType": "span",
          "attributes": {
            "iconName": "FabricFolder"
          },
          "style": {
            "max-width": "24px",
            "max-height": "24px",
            "margin-top": "2px",
            "border-radius": "2px"
          }
        },
        {
          "elmType": "div",
          "children": [
            {
              "elmType": "div",
              "style": {
                "display": "flex"
              },
              "children": [
                {
                  "elmType": "div",
                  "txtContent": "",
                  "style": {
                    "padding": "5px",
                    "font-weight": "500"
                  }
                }
              ]
            }
          ]
        },
        {
          "elmType": "div",
          "children": [
            {
              "elmType": "div",
              "style": {
                "display": "flex"
              },
              "children": [
                {
                  "elmType": "div",
                  "txtContent": "=  @group.fieldData.displayValue +' (' + @group.count + ')  ' ",
                  "style": {
                    "font-weight": "500"
                  }
                }
              ]
            }
          ]
        }
      ]
    }
  }
}

なお、このJSONはApril Dunnamさんの動画を参考にして、さらにChatGPTにアレンジしてもらいました。

（参考URL）SharePoint List Formatting for Grouped Views

SharePointのカスタム書式を使うと、JSONフォーマットでバリエーションに富んだ見せ方が可能です。
自分でJSONを書けなくとも、ネット上のサンプルや生成AIなどで多くのことが出来ます。
もし興味を持った方はやってみてください。

グループ化を2階層にする

最後にグループ化を2階層にしてみましょう。
上部右端で編集したいビューに切り替えて、 現在のビュー編集 をクリックしてください。

するとやけに細かい字の画面が出ます。（SharePointクラシックと呼ばれる画面です。）

この画面でスクロールダウンしていき、真ん中あたりの グループ化 という項目を見つけたら開いてください。
2番目に優先する列 で、第2階層となる列を選んでください。今回は、会社にしました。

その下の 折り畳み・展開 で、ビューの初期状態をどちらにしたいか選ぶことも可能です。
これで、設定は完了したので、画面を下までスクロールして OK ボタンをクリックしてください。

まとめとおまけ

以上のように、SharePointライブラリの列を使ってグループ化すると、フォルダと似たような形を再現することが出来ます。
列を使うメリットは、フォルダのように固定的ではなく、時と場合に応じて柔軟にビューで切り替えることが可能な点にあります。

フォルダっぽくない見た目が気になる場合は、カスタム書式を使ってアレンジを加えることが出来ます。
また、2階層のグループ化ビューを作りたい場合は、現在のビューの編集 から変更が可能です。

実は私自身は、SharePointライブラリでグループ化はあまりしません。列によるフィルターはよく使いますが。
いずれにしても、SharePointの列をうまく活用すると、ファイルを探し易くなったり、開かずに中身の概要を把握しやすくなったりします。
ご自分に合った活用方法を見つけてみてください。

おまけですが、今回紹介したのとは別に、SharePointには ドキュメントセット という特別な機能があります。
これを使うと、同じドキュメントセット（≒フォルダ）内ファイルの列情報を自動で付加することが出来るので、結構便利なのですが、、、
そのための準備がややこしくて理解しにくいのが難点なので、取り上げませんでした。

知りたいと思った方は、公式サイトからチェックしてみてください。

ドキュメントセットの概要

送信者のプロフィール写真を非表示にする

メールにある送信者のプロフィール写真が気になる、非表示にしたい！

そんな時は、下記の方法で写真を非表示にできます。

1.まず、Outlook画面の右上にある歯車の「設定」アイコンをクリックします。

2.下のような画面がでてきますので、メールを選択し、でてくる右のメニューの「レイアウト」を選びます。

3.「送信者の画像」が選択できますので、「送信者の画像を表示しない」のボタンをクリックします。

予定表をチャームと色によって見やすくする

予定表がなんだかごちゃごちゃしているから、一目でわかるようにしたい！

そんな時は、チャームと色で予定を区別できます。

1.編集したい予定の上で右クリックします。プルダウンメニューにある「チャーム」を選択すると、絵のアイコンが表示されますので、好きなチャームを選びます。ご自身で、予定のチャームを決めておけば（例えば、出張は靴、など）その予定は見た時にチャームで判断できます。

2.また同じプルダウンメニューにある「分類」を選択すると、色が指定できますので、予定の色を決めておくと、見た時に色で判断できます。（例えば、会議は赤、など）

3.予定だけでなく、人によって色やチャームを設定できます。他の人の予定表を選び、三点ボタンをクリックします。出てきたプルダウンメニューにある「色」を選択すると、色のアイコンが表示されるので、好きな色をクリックします。その下にある「チャーム」を選択すると、絵のアイコンが表示されるので、好きなチャームをクリックします。

これで色とチャームを同時に設定でき、予定表がわかりやすくなりました。予定表は、フィルタ機能を使って、特定の表示だけにすることもできます。

マイ予約ページから、1対1の予約（OutlookのWEB版のみ）

チーム員と個別（1対1）で面談したいけれど、それぞれと時間調整するのは大変…

各自、予定の空いてるところを探して面談をいれてほしい！

そんな時は、マイ予約ページが便利です。こちらは今のところ（24年5月）Web版のOutlookのみの機能となります。

1.OutlookをWeb版で開きます。予定表を見ると、「マイ予約ページへ」が表示されますので、クリックします。「個人用予約ページ」から、会議の種類を作成、をクリックします。

2.下記ページが表示されますので、それぞれ項目を設定します。一番下の詳細オプションをクリックすると、細かい設定が可能です。

この会議のリンクをメールで対象者に送ると、対象者はリンクから自分で空き時間を選んで、面談を設定できます。リンクをコピーするには、会議の右上にある三点ボタンのプルダウンメニューから、「コピー」をクリックします。

メールに貼り付けると、下のようなリンクが貼りつきます。ここから、予約のページにアクセスできます。

メールを受信した対象者は、このリンクにアクセスし、予約のページを開きます。空き時間がわかりますので、好きな時間を選択して、面談を予約することができます。

おわりに

今回のご紹介は以上です。新しいOutlookを自分好みにアレンジして、使いやすくしましょう。是非お試しください

変数シリーズ【第４回】リストです。
リストとはデータ型のひとつで、プロパティやアクションで生成される変数としてよく登場します。実際に使ってみましょう。

変数シリーズ【第１～３回】の内容を踏まえて紹介しています。未読の方は、ぜひ第１回からご覧ください。

• 変数 第１回 使ってみよう！
• 変数 第２回 データテーブル
• 変数 第３回 プロパティ

2024年3月のアップデートで「変数の選択」が変わりました

• {x｝マークは項目にカーソルを合わせると表示されます。
• 選択候補の変数に型の表示がなくなり、カーソルを変数名に合わせるとツールチップで表示されます。
• 並べ替えやフィルターも使えるようになりました。

リストを作ってみる

手始めに、変数の設定 アクションを使い、変数名と値を入力して数値とテキスト型のリストを作ってみましょう。
ListNumber 値：%[0, 1, 2, 3, 4, 5]%
ListText 値：%[‘赤’, ‘緑’, ‘黄’]%
値全体は%で囲み、前後は半角の角カッコ（[ と]）、値の間はカンマ区切りにします。数字はそのまま、テキストはシングルクォーテーションで値を囲みます。

フローを実行し変数ペインで変数の値を確認してみましょう。どちらも縦一列のみのリスト、今回の型はリスト数値・リストテキスト値となります。
型名は「リスト数値」のように、「リスト」の後ろに中の値の型がつづく形式になっています。

リストは主にアクションで生成し、数値やテキスト以外にファイルやメールメッセージなどいろいろなものをリストにすることができます。
たとえば、フローの途中で人の判断を挟みたいとき、リスト選択ダイアログから選択させるという使い方もできます。

リスト型の見方・使い方

リストは列は一列のみ、複数行を持つことができる型です。
この複数値の中からひとつだけ値を取り出すには、このように表します。
%変数名[行]%
ListNumberのうち3つ目の値を取得するには、%ListNumber[2]% となります。
一列だけなので列名は不要で、行番号だけを指定します。行番号は0から始まるのを覚えておきましょう。

リストのプロパティは保持している行数 .Countがあるのみ。%ListText[0].Length% のように行を指定すれば変数内の各値の型に従ったプロパティが使用できます。
リストには変数グループの中にさまざまなアクションが用意されており、データテーブルよりも小回りが利くイメージです。

リストから特定の値を取得

リストを使う例でよくあるのは、テキストの分割 アクションを使うような場合でしょうか。読み取った文字列の中から一部だけ取り出したいときなどに使います。
変数の設定アクションで文字列を用意し、スペースで分割されたリストができるようアクションを設定してみましょう。
サンプル住所 値：住所：愛知県 春日井市 弥生町 43902 ※架空の住所です
この形式の住所の中から市区町村名だけ取り出したい場合、毎回1行目になる部分だと分かるので%TextList_住所[1]%と行番号を固定で書けばよいですね。

英語表記の月名取得

今度は英語表記の月名リストを作ってみましょう。
※datetimeをテキストに変換 アクション（第1回で日付をファイル名に使う方法として使用しました）では、英語表記の月名は取得できません。これは日本語設定でPADを使っているためです。

今回は省略形の英語表記にしてみます。変数の設定アクションで下記のように値をセットしリストを作成。
MonthList 値：%[‘-‘, ‘jan’, ‘feb’, ‘mar’, ‘apr’, ‘may’, ‘jun’, ‘jul’, ‘aug’, ‘sep’, ‘oct’, ‘nov’, ‘dec’]%

次に、現在の日時を取得 アクションでCurrentDateTimeを生成します。
CurrentDateTimeのプロパティ.Monthで月の値を数値で取得し、この値をリストの行番号として使う（%MonthList[CurrentDateTime.Month]%）と、3月なら4番目のmarが取れます。月は1~12ですから、0番目に使わない値を入れておくことで月と行番号を揃えて使っています。

新しく変数の設定アクションで、英語表記の月名と日付をつなげた文字列を作ってみます。
MonthDayName 値：%MonthList[CurrentDateTime.Month] + CurrentDateTime.Day%
%%の内側で+を使うと、テキスト値の場合は文字列をつなげます。すると、3/8の場合、mar8という文字列ができます！

エクセルやファイル名などに月の英語表記を入れたい時に使えます。このように少ない個数で、値が変わらないものであれば、作るのも簡単なので使いやすいでしょう。
リストの順番が分かっていればこのようにピンポイントで値を取り出し使うことができます。

データテーブルからリストを作る

固定値のリストをべた書きするよりも、マスタのようなものであれば、やはりエクセルから読み取った方が作成も変更もしやすいでしょう。
エクセルから範囲指定で読み取りExcelDataへ保存、そのうちの1列をリスト化するため、データテーブル列をリストに取得 アクションを使います。事業所列(1列目)を指定しJigyosyoListに保存。

同じフォーマットで別のファイルから同様に読み取ってリスト化JigyosyoList2、リストの統合 アクションを使ってひとつにまとめることもできます。
JigyosyoListとJigyosyoList2を統合し、JigyosyoListに値を入れなおしました。値の数が合わせて6行になります。

ひとつにまとめた後、リストから重複する項目を削除 アクションで一意の値のみにすることができます。重複していた大阪支店が削除され、JigyosyoListは5行に。

このようにリストを加工してからループで使うと処理がスムーズになりますね。

新しいリストの作成

新しいリストの作成 アクションで空のリストを作ることもできます。項目をリストに追加 アクションで任意の値をセットして使います。

項目に追加する値を変数にすることでその時々の値でリストを作成することができます。何の値がどういう順番で入るか分からないため、そのまま書き込んだり、ループに使用して処理することが多いでしょう。

リストを使ってダウンロードファイルの特定

Webブラウザからダウンロードしたファイルがダウンロードフォルダに自動保存される設定のとき、いまダウンロードしたファイルを特定するフローをリストを使って作ってみましょう。

ダウンロードする前にフォルダー内のファイルを取得

事前にファイルのリストを取得しておく。FilesBeforeに保存。

STEP

1

ダウンロードボタンを押した後、再度フォルダー内のファイルを取得

上記同様。変数はFilesAfterとしておく。

STEP

2

リスト内容を減らすアクションで、差分を取得

Step1で取得したファイルのBeforeリストと、Step2で取得したファイルのAfterリストの差分ListDifferenceがいまダウンロードしたファイルということになる。Afterリストにファイルが増えるはずなので、設定の”最初のリスト”にはAfterリストを指定する。

STEP

3

差分が出るまで繰り返し、差分が出たらループを抜ける

ダウンロードに時間がかかることもあるため、Step2～3はループ条件アクションで繰り返す。true = true と設定しておくと、無条件にずっと繰り返すことができるため、差分ファイルが出るまで待機する。ListDifferenceのカウントが0より多ければループを抜けるアクションをセットしておく。

STEP

4

実際にダウンロードするときには、無限ループにならないよう経過時間を計って何分間まで待つか決めておいたり、長めの時間がかかる場合は予めWaitを入れてループ回数を減らすようにしておくとよいでしょう。

リスト型は自分で作るよりも、処理の結果として出会うことの方が多いと思います。リスト型がどういうものかを知って上手く使ってみてください。
変数シリーズ【第5回】では、自分で作る変数活用例を紹介します。

• 変数 第５回 自分で作る変数活用例

変数シリーズ【第３回】プロパティです。
変数には型があり、一部の型にはプロパティという便利な機能があります。プロパティはどんなもので、どんな風に使えるかを知って活用していきましょう。
変数シリーズ【第１回】【第２回】の内容を踏まえて紹介しています。未読の方は、ぜひ第１回からご覧ください。

【Power Automate for desktop】変数 第１回 使ってみよう！

公開日 Power Automate for desktopではじめて変数に出会った人も多いのではないでしょうか。変数と聞くと難しそう、よく分からない…と思われるかもしれませんが、使って…

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【Power Automate for desktop】変数 第２回 データテーブル

公開日 変数シリーズ【第２回】データテーブルです。データテーブルとはデータ型のひとつで、表形式のデータをまるごとひとつの変数に保存できます。ひとつの変数の中に複…

株式会社KMDS

プロパティとは？

変数は値そのものの他に、プロパティ情報も持っています。プロパティとは対象の持つ設定・状態・属性などの情報のことです。PADではたとえば、前後にある空白を除去した後のテキスト値、テキスト値の文字数、データの個数・行数などがあります。変数と同じように値として使うことができ、非常に便利なものです。
どんなプロパティがあるかはデータ型によって異なります。（データの型については【第１回】参照）

まず元となる値を用意します。変数の設定 アクションを配置し、変数名と値を入力します。
%サンプル値%  値：あいうえお
この値のプロパティにはどんなものがあるか見てみましょう。

確認用にもうひとつ変数の設定 アクションを配置し、変数を作ります。値の変数の選択 {x} を開くと、さきほど作成した変数 サンプル値 があり、その左側にある > マークをクリックして開きます。

.（ドット）で始まる、.Lengthや.IsEmptyなどがプロパティです。プロパティ値自身にも型があることが解りますね。変数 サンプル値そのものではなく、プロパティ名をクリックしてから選択ボタンを押すと値にセットされます。サンプル値はテキスト型で、テキスト値には上図のようなプロパティがあります。

プロパティは%変数名.プロパティ名%と、%の内側で変数名の後にドットを付けて続けて書きます。変数同様手入力でもOKです。
今回はよく使うデータ型にどんなプロパティがあるか見ていきましょう。

プロパティを使う前にどんな値かしっかり確認しよう！

多くのプロパティは変数ペインでその値を確認できないため、変数に入れたり、ループ内ならメッセージウィンドウを使ったりして、使う前に確認すると確実です。

変数 サンプル値のプロパティを確認する変数を作ったら、実行して変数ペインで値を確認してみましょう。

トリムはテキスト前後にある半角・全角スペース、改行、タブを除外した値を返します。サンプル値の値の前後にこれらを入れてみると上図のように確認できます。
トリムはさらに > マークがあり、トリム後の値に対するプロパティも使えるようになっています。
テキストのトリミング アクションと同じ効果がありますので、プロパティのトリムもぜひご活用ください。

テキストの文字数を返します。半角・全角スペース、改行、タブも含まれます。文字数制限がある値や何桁と決まっている時のチェックに使ったりできますね。

変数の値が空かどうかを返します。返る値はブール値型というもので、True（＝はい・真）かFalse（＝いいえ・偽）のどちらかです。これも値のチェックに使えそうです。

プロパティ名を見ただけではわかりにくいものもあります。
アクションでプロパティを使う時は、こうやって値を事前に確認することを徹底しましょう。

ファイルのプロパティ

プロパティが分かりやすいのがこのファイル型で、変数ペインでプロパティの値まで確認することができます。
フォルダー内のファイルを取得 アクションを配置して、任意のフォルダ内にあるファイルの一覧を取得してみましょう。

変数ペインで値を確認すると、変数 Files はリストファイルという型でした。これはファイル型の値だけを持つリストです。リストは1列で複数行の値が持てる型です。
この0行目の右端に 詳細表示 があるので開くと、このファイルのプロパティが表示されます。エクスプローラーのプロパティと同じ情報が確認できます。
リストの0番目は下図にあるように、%Files[0]% と表します。値がひとつしかなくても何番目か指定する必要がありますので注意してください。
何番目か指定できれば、%Files[0].Name% のようにプロパティを使用することができます。

変数 Filesは複数値を持つ型なので、Filesそのもののプロパティを見ると .Count（値の個数） しかありません。たとえばFor eachを使い、ひとつのファイルをCurrentItemに入れてから、%CurrentItem.Name% とすることでもプロパティを使うことができます。（For eachについては【第２回】参照）
メッセージを表示 アクションを使って、拡張子なしのファイル名を表示してみましょう。

ファイル名（.Name）、拡張子なしのファイル名（.NameWithoutExtension）、フォルダ名（.Directory）、作成日（.CreationTime）、更新日（.LastModified）あたりは、読み取ったファイルの情報として書き込むなどで使う機会があるのではないでしょうか。

日付・時間のプロパティ

日付・時間のDatetime型では、年月日、時分秒、曜日、1年のうち何日目、の各値を個別に取り出すことができます。

プロパティの年月日はそれぞれ数値型であるため、単純に並べてしまうと 202421 などとなってしまい、月・日がきちんと区別できなくなってしまうため注意が必要です。

曜日（.DayOfWeek）はどんな形式で取得できるのか確認してみると、Thursdayと英語表記でした。日本語の曜日を取得したい場合は、プロパティではなくdatetimeをテキストに変換 アクションを使い、形式 ‘dddd’で木曜日、もしくは形式’ddd’で木（省略名）を指定します。

データテーブルのプロパティ

第２回で作成した変数 StaffListData を使って、データテーブルのプロパティを見てみましょう。（使えるデータテーブルがない方は第２回を参照して作ってみてください）

これもまた変数の設定 アクションを使ってそれぞれの値を変数ペインで表示します。

データの行数（.RowsCount）、データの列数（.Columns.Count）、は分かりやすいですね。列数はリストである.Columnsの個数として.Countが使えます。
複数値を持つ変数ではデータ個数や、行列数を取り出せるため、Loop アクションを使うときに役立ちます。
終了には %StaffListData.RowsCount -1% （3-1 = 2）と設定します。-1しているのは、データの行番号が0から始まるためです。LoopIndexは0～2の行番号を指定するために使いますから、LoopIndexの最大値は行数-1とする必要があります。

データの行数値を使ってデータを下からループ処理する方法

Loop アクションを配置し、開始値：%StaffListData.RowsCount -1%、終了：0、増分：-1 とします。上からループするときは開始値を0にします（違うこともあります）が、開始値と終了を逆にするのです。

データを下から処理するのはどんな時に使うかというと、データテーブルの行を削除するときです（エクセルシートの行削除でも同様）。
データの上から処理をした場合（開始値 0 終了 2 増分 1）、0行目を削除すると下にあるデータの行番号が変わります。次のループでLoopIndexは1、行番号1を処理することになり、新0行目である旧1行目が処理されなくなってしまいます。
つまり、下から処理してしまえば、これから処理する上にあるデータがずれることはないため、漏れなく処理できるのです。

.Columnsと.ColumnHeadersRowはどちらも列名を取得する似たようなものなので、違いを比較しておきましょう。

内容は同じですが、リストとDatarowでそれぞれ型が違いますね。.ColumnHeadersRowは横並びですので、そのままエクセルに書き出して列名とし、その下にデータそのものであるStaffListData（の一部など）を書き出すような転記に使用すると便利です。

.IsEmptyはデータ有無を表します。Trueの場合、行数 0 = （列名はあるが）データがないと判定できます。

＜新しく登場したデータ型おさらい＞
ブール値型 True/False、ファイル型、リスト型

プロパティとその使いどころを共に紹介してみましたが、使う場面がイメージできてきたでしょうか？機会があればプロパティの存在を思い出して、ぜひ試してみてください。変数シリーズ【第4回】ではリストを紹介します。

リモートワーク・在宅勤務がひとつの働き方として定着した今、何かしらの形でWEB会議に参加されたことがある方も多いのではないでしょうか。最初は慣れなかった画面越しの会話も、今では強力なコミュニケーションツールとなり、多くの会社で主要なミーティング手段となっています。

WEB会議では各ツールの「画面共有」機能を使い、自分のパソコンの画面を見せながら資料や手順を説明する機会があります。今回はMicrosoft Teamsで、画面共有をスムーズに行うためのTipsをご紹介します。

基本のおさらい：画面共有の方法

オンライン会議に参加

会議に参加した状態から始めます。

STEP

1

画面共有の開始

画面右上のあるアイコンから、「共有」ボタンを押します。

STEP

2

共有画面の選択

共有する画面を選択します。

• 「画面」を選びますと、自分のパソコンに映っているデスクトップ画面そのものを会議の参加者に共有します。

• 「ウィンドウ」を選びますと、自身のデスクトップで開いている任意のウィンドウを選択し、参加者と共有できます。共有したウィンドウ以外は参加者に表示されないため、別のウィンドウを参加者に共有したい場合には、いったん共有を停止し、選択し直す必要があります。

【ワンポイント】
1つのパワーポイントなど、特定の資料のみ共有したい場合は「ウィンドウ」でもよいですが、複数の資料や何かの手順説明など、画面をいったりきたりする必要がある場合は、「画面」共有をオススメします。

ネット環境やPCスペックに自信がなく、画面共有が遅れたりする場合は、以下を試してみてください。

• 重いアプリケーションは閉じる
• 無線ではなく有線ケーブルでネットにつなぐ
• カメラをオフにする
• 一度退出して、Teamsを再起動して再度参加し直してみる

STEP

3

画面共有の停止

画面右上のあるアイコンから、「共有を停止」ボタンを押します。
また、他の参加者が画面共有を開始した場合にも、自動的に共有は外れます。

STEP

4

【PCサウンドの共有】動画を流す場合は注意しよう

動画を共有する際の注意点

画面共有中に、動画などの音声が出るものを一緒に確認したい場合には、設定を変更する必要があります。
デフォルトではパソコンのサウンドは他の参加者には共有されていないため、自分のパソコン上では聞こえていても、相手には無音の状態となりますので要注意です。

共有ボタンを押し、「コンピューターサウンドを含む」をオンにしてから、画面を選択すればOKです。

画面が「見やすい」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）として、何を意識すればよいのか…。一度、参加者（Attendee）としての立場から考えてみましょう。

とにかく画面が見やすい方がいい！！

この一言に尽きるのではないでしょうか。特に資料や手順の説明時には、「正しい情報が伝わる」ことが必須です。そのためには、「大きく」、「ハッキリと」、どこを指しているのか「わかりやすい」。こういった目線を意識して、まずは基本を押さえてみましょう。

マウス ポインターの大きさ・色を変更しておく（面倒さ★）

オンライン会議の前に、マウスのポインタを大きくしておきましょう。特に、通常の1 on 1会議ではなく、プロジェクターなどに映し出し、会議室で複数人が1つの画面を見ている場合は、遠くの方でも見やすい状況が好ましいです。また、画面共有中に自分自身がマウスポインターを見失わないためにも、こちらの設定はオススメです。

パソコンの　設定　＞　アクセシビリティ　＞　マウスポインターとタッチ　の設定画面を開き、好みのサイズに変更しておきます。サイズを大きくするだけでもいいですが、マウスポインターのスタイルでカスタムを選び、色も変えておくと更に見やすさUP！

実はマウスの設定方法は2種類ある！？

マウスの設定方法は上記以外に、もう1つあります。
コントロールパネル　＞　マウス　＞　ポインター　＞　デザイン　から、（大きいフォント）や（特大のフォント）を選ぶと、ポインターが大きく表示されます。こちらの設定方法は少し手間がかかるため、オススメは上の通りです！

マニアックな話になりますが、実はこの2つのマウスのデザイン、微妙に違うのです。

「設定」のマウスポインター

「コントロールパネル」のマウスポインター

皆さんはどちらがお好みですか？

画面の拡大・縮小の方法を覚えておく（面倒さ★）

共有された画面が小さくて、ハッキリと見えないという話はよく聞きます。

• 共有する側としては、特に目立たせたいポイントの時は拡大するなどの配慮があると、聞き手にとってはよりわかりやすい。
• 共有される側としては、必要時に自分の画面を拡大できる方法を覚えておくと、困らない。

拡大・縮小の方法はいくつかありますので、一つ覚えておくと便利です。

Teams画面での調整（共有される側のみ有効）

• 画面右上にある三点ボタン（…）＞　ズーム　で倍率を調整

その他の方法（面倒さ★★）

アプリケーションによってはショートカットは使えない？

使用するアプリケーションによっては、上記の方法では拡大・縮小機能が制御されており、うまく動かない場合があります。アプリに関係なく大きく表示させるには、以下の方法が挙げられます。

• 画面全体に適用（Windows設定）
  
  設定　＞　システム　＞　ディスプレイ　＞　拡大縮小とレイアウト　＞　拡大/縮小
  
  ただし、画面全体の表示倍率が変更となりますので、場合によっては見づらくなるかもしれません。

• 特定の箇所だけ拡大（外部ツール）
  
  Microsoft社が無償で提供しているZoomItのような、外部ツールを使うことも一つの手です。画面の拡大だけでなく、画面への書き込みやタイマー機能など、発表する側にとっては非常に便利なツールとなっています。
  
  ダウンロードはこちらから
  ZoomIt – Sysinternals | Microsoft Learn

余計なものを「見せない」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）は、自分のパソコン上の画面を参加者に共有しているわけですから、メールやチャットなど、本来共有すべきではない情報も映し出されてしまい、情報漏えいのリスクもあります。
また、特にブラウザの画面を共有する際に起こりやすいですが、検索履歴やブックマークなど、プライベートな情報を見られてしまう可能性もあります。人によっては、整理されていないデスクトップ画面を見せること自体、抵抗があるかもしれません。

うっかり自分の検索履歴が出てしまい、恥ずかしい思いをしました…

必要のないウィンドウは極力閉じておく（面倒さ★）

必要のないウィンドウは予め、閉じておきましょう。基本中の基本です。

もちろん、共有画面の選択時に特定の「ウィンドウ」のみを選択する方法が最も安全性が高いですが、画面を切り替える度に再度選択が必要となり、もたつくことも多く、「画面」共有をするのであれば後述の方法を取り入れてみましょう。

ブラウザのブックマークバーを非表示にしておく（面倒さ★）

ブラウザを使用しての説明がある場合には、事前に利用するブラウザのお気に入りバーを非表示にしておくとスッキリします。

デスクトップのアイコンを非表示にしておく（面倒さ★★）

デスクトップ、いわゆる私たちのホーム画面を表示する機会は意外に多いかと思います。自分で使用する分には問題ありませんが、デスクトップがアイコンで埋め尽くされていると、散らかっている印象を与えてしまう恐れがあります。

デスクトップ上で右クリック　＞　デスクトップアイコンの表示をクリック　すると一瞬で全てのアイコンが非表示となります。

ただし、こちらは全てのアイコンが非表示となってしまうため、共有時にデスクトップ上のファイル等を開きたい場合は予め開いておくか、検索バーやエクスプローラーから起動させる必要があるため、少し不便かもしれません。

再度表示させるためには、同じ手順を踏めば一括で戻ります。

Outlookメール・Teamsチャットのポップアップ通知が表示されないようにしておく（面倒さ★★）

画面共有中に、メールやチャットのポップアップ通知が出てしまったことはありませんか？こちらは特に予測不可能であるため、万が一プライベートな内容が映されてしまった場合、焦ってしまいそうですよね。

最初から通知をOFFにしておくと、そういった心配も不要です。

メール　Outlookの場合

右下にあるタスクバーにあるベルのアイコンをクリック　＞　通知ウィンドウのベルアイコンをクリック（青色になればOK）
「応答不可モードが有効になっています」と表示され、ベルアイコンがスヌーズ状態となっていればメールなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

チャット　Teamsの場合

Teamsの右上のアカウントアイコン　＞　ステータス「応答不可」を選択
「状態が応答不可に設定されています」と表示され、アカウントアイコンが赤くなっていれば、チャットなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

どちらも数クリックで設定できる手軽さはありますが、通知がないと不便なことも多いので、会議の後は状態を戻しておくことを忘れないように注意です。

入力履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

必要であるならば、入力履歴をOFFにしておくと、予測変換時に自分の入力履歴に基づいた候補は表示されません。

右下にあるタスクバーに常駐しているIMEを右クリック　＞　設定　＞　全般　＞　予測入力　でオフに切り替えられます。

ただし、普段は入力履歴が有効になっていた方が効率的なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

検索履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

同じように、ブラウザの検索履歴をOFFにしておくと、過去に検索したキーワードや履歴が表示されることはありません。

Microsoft Edgeの場合

検索バーの右下の歯車アイコン　＞　入力した文字を使用して～　の2か所をOFFにする

ただし、こちらも普段は検索履歴が有効になっていた方が色々と便利なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

おわりに

これまでは、WEB会議というものは主に受け身（参加のみ）のスタイルであった方も、リモート業務の増加に伴い、画面共有を用いる機会も増えていくことかと思います。
全ての方法を覚える必要はありませんが、自分に合ったものを選び、意識的に試してみてはいかがでしょうか？

Teamsの便利な使い方については、他の記事でもご紹介しております。よろしければ、#Teamsからご覧ください。

変数シリーズ【第２回】データテーブルです。
データテーブルとはデータ型のひとつで、表形式のデータをまるごとひとつの変数に保存できます。ひとつの変数の中に複数の値がある場合、どうやって値を使えばいいのでしょうか？今回はこのデータテーブルを使ってみましょう。

【Power Automate for desktop】変数 第１回 使ってみよう！

公開日 Power Automate for desktopではじめて変数に出会った人も多いのではないでしょうか。変数と聞くと難しそう、よく分からない…と思われるかもしれませんが、使って…

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エクセルから”範囲”を読み取る

まずエクセルでこのような表を用意します。従業員マスタをイメージしてください。※架空の従業員情報です

Excel ワークシートから読み取る アクションを配置し、取得を「セル範囲の値」、先頭～最終の列行は範囲の列・行を入力します。

ここでのポイントは、範囲の最初の行に列名が含まれています をONにしておくことです。
生成された変数は ExcelData となります。この変数名のままだと、何の値が入っているか分かりにくいので今回は StaffListData に変更します。
フローを実行すると、StaffListDataに表がそのまま取り込まれ、DataTable型と確認できます。

DataTable型の見方・使い方

データテーブルは表形式のデータそのままで、列と行を持つことができます。つまり、複数の行列を持てる＝複数の値のまとまりということ。
変数はひとつの値を保持するだけでなく、まとまった複数の値をひとつの変数として持つことができます。

このデータの中からひとつのセル値を指定するには、このように表します。
%変数名[行][列]%
たとえばひとり目の氏名を取得するには、%StaffListData[0][‘氏名’]% または %StaffListData[0][2]% となります。

エクセルから範囲を読み取る際に、「範囲の最初の行に列名が含まれています」をONにしたため分かりやすい列名で列を指定することができます。
一方OFFにした場合は、列名がColumn+連番となります。

列名部分もデータの一部として0行目に表示され、実際のデータが1行目になります。
この場合のひとり目の事業所は、%StaffListData[1][‘Column2’]% または %StaffListData[1][1]% となります。

変数を使って行列の番号を指定するには、別途数値を持つ変数を用意した上で、このように表します。
%RowNo% 値：2 （半角数字）
%StaffListData[RowNo][‘氏名’]%

列名自体を変数に入れることも可能で（%ColumnName% 値：氏名）、%StaffListData[RowNo][ColumnName]% とし、列名にシングルクォーテーションを付けません。
メッセージを表示アクション を利用して（ポップアップが妙に小さいのですが・・・）、いろいろなパターンでセル値を指定して、値を確認してみてください。

データテーブルから値を取りだす方法は少し難しく見えますね。ですが、まとめて値をたくさん読み取るため、ひとつひとつ何度も読み取るよりは効率が良くなります。行番号や列の指定方法に慣れるために、意識して使ってみましょう。

ループアクション Loop と組み合わせて使う

データテーブルは複数値のまとまりなので、1行ずつ同じ処理を行っていくというケースが多いです。ループ=繰り返しと組み合わせて使う方法をみてみましょう。
ループは1周ごとに変数の内容を変えることで別の値に対して同じ処理を行うものです。

では、列名を指定して読み取った StaffListData を使ってループ処理を作ってみましょう。
Loopアクション を配置し、開始値：0 （= 行番号0から）、終了：2 （= 行番号2まで）、増分：1 （= 1ずつ） とします。
Loop とセットでEnd が作成され、Loop から Endを1回実行すると1周で、今回だと0~2までの3周することになります。

生成された変数は LoopIndex でした。LoopIndexには開始値、つまり今回は0がセットされています。そして1周すると、増分1され2周目のLoopIndexは1が入るというように、1周するごとにLoopIndexの値は変化していきます。

つまりこのLoopIndexを使うことで、順番にデータテーブルの行番号を変化させていけるということです。
メッセージを表示アクション を配置し、1周ごとに氏名を表示してみましょう。変数は %StaffListData[LoopIndex][‘氏名’]% と書けばいいですね。
1周ごとに氏名が表示されましたでしょうか？

データテーブル内の値をきちんと把握した上で、LoopIndexの値を上手く使いこなすとLoopはいろいろな使い方ができます！

ループアクション For each と組み合わせて使う

Loopは便利ですが慣れないうちはけっこう難しいものですよね。もう少しシンプルな方法にすることもできます。

では、列名を指定して読み取った StaffListData を使ってもうひとつループ処理を作ってみましょう。
For eachアクション を配置し、反復処理を行う値に StaffListData をセットします。StaffListData の行数分、1行ずつ上から実行する、ことになります。
何を実行するかというと、保存先 CurrentItem へ1行分のデータを保存することです。この変数名も分かりやすくするために今回は CurrentItemStaff に変えておきます。

全然シンプルじゃない。何か複雑じゃない？という気もしますが、落ち着いて、順に見ていきましょう。
メッセージを表示アクション を配置し、1周ごとに CurrentItemStaff を表示してみましょう。

保存先の変数（CurrentItemStaff）には1行分のデータを保存してくれるため、最初の行だけすべての列の値を持っているのですね。
変数ペインで CurrentItemStaff の値を確認してみると、Datarowという複数列を持つ1行分のデータ型ということが分かります。
つまり、1周するごとにDataTable型の StaffListData から、Datarow型の CurrentItemStaff へデータを移し替えているのです。

1行分だけのデータになったら、後は列を指定するだけでひとつのセル値を取りだすことができます。氏名列の指定はこのようにします。
%CurrentItemStaff[‘氏名’]% または %CurrentItemStaff[2]%
データテーブルで列行を指定するときと、基本の書き方は同じです。行を指定しない分シンプルですね！

For eachアクションに繰り返し処理したい値をセットするだけなので、Loopに比べると使い方はシンプルです。保存先の変数名で値を取りだすのがポイントですね。
きちんと列名指定して読み取ったデータテーブルを処理するのに向いています。
なんとなくデータテーブルから値を取りだす方法がイメージできてきたでしょうか？

エクセルのデータがある範囲を調べる

冒頭でエクセルから読み取ったときは範囲をべた書きで指定したのですが、固定値ではなく”データがある分を自動的に”読み取りたいですよね。
テーブル名があれば取得を「名前付きセルの値」にし、テーブル名を指定すると便利です。テーブル名がない表の場合は、Excelワークシートから最初の空の列や行を取得アクション を活用してみましょう。エクセルから読み取るアクションより上にアクションを配置してください。

最初の空の列 FirstFreeColumnと行 FirstFreeRow が数値で取得できます。これは空の行の行番号になるので、この1行前までデータがある、と考えられます。つまり空の行-1すればデータの最終行になるというわけです（変数シリーズ【第1回】変数を計算で使ってみる）。エクセルから読み取るアクションの範囲の最終行を、FirstFreeRow を使って変更してみてください。

これでデータ量の増減があっても設定を変える必要はなく、データがある分だけ範囲に含めることができます！

＜今回のおさらい＞
DataTable型 %ExcelData[行][列]%、Datarow型 %CurrentItem[列]%、データの最終行 %FirstFreeRow -1%

データテーブルの列行の指定方法は難しかったと思います。変数ペインで値を確認しながら、たくさん使って感覚をつかんでいきましょう。
変数シリーズ【第3回】ではプロパティを紹介します。

【Power Automate for desktop】変数 第３回 プロパティ

公開日 変数シリーズ【第３回】プロパティです。変数には型があり、一部の型にはプロパティという便利な機能があります。プロパティはどんなもので、どんな風に使えるかを…

株式会社KMDS

Power Automate for desktopではじめて変数に出会った人も多いのではないでしょうか。変数と聞くと難しそう、よく分からない…と思われるかもしれませんが、使っていくうちに感覚がつかめてきます。
これから何回かに分けて、変数について紹介していきます。まずは【第１回】使ってみよう！

変数とは？

名前を付けた箱のようなものです。数学の x や y で行う、x = 1 というように値を入れて保存しておけるもの。変わる数 という名前からも分かる通り、中の値が変えられるものです。値を保存しておけるので、別の場所でその値を使うことができます。

PADでは % を使って変数を表します。
%Name%のように、%で前後を囲んだものが変数です。この場合Nameが変数名。

どうやって作る？・・・アクションから生成

では命名ルールとか小難しいことはいったん置いておいて、とにかく作ってみましょう。
現在の日時を取得するアクションを配置します。変数については生成された変数に表示されています。

これで変数 CurrentDateTime ができました。画面右側にある変数ペイン（下図オレンジ枠線部分）のフロー変数に追加されます。この時点ではまだ変数に値は入っていません。
変数ペインが開いていない場合は、右端にあるアイコンのうち｛x｝変数をクリックして開いてください。

フローを実行する（）と現在の日時が取得され、変数に値が入ります。このように変数ペインで変数にどんな値が入るか確認することができます。
変数に入った値を確認するこの方法は覚えておきましょう。

どうやって使う？・・・｛ｘ｝から選択

次にメッセージを表示アクションを配置します。ポップアップでメッセージウィンドウを出し、さきほど取得した現在の日時を表示してみます。
変数の選択 {x}から選択すると、%CurrentDateTime%と入ります。変数は手入力することもできます。

フローを実行するとメッセージのポップアップが出て、現在の日時が表示されます。これで別のアクションで変数を使うことができました。

フローは上から順に実行されるため、アクションを並べる順番が大事です。
変数を使うときにちゃんと想定した値が入っているか、メッセージを表示アクションや変数ペインで確認するようにしましょう。
ちなみに、メッセージを表示アクションでも変数が生成されるので、変数ペインに変数が増えています。

生成された変数名を変えてみる

アクションで生成される変数は自動で名前が付きますが、変更することもできます。
今度はExcelの起動アクションを入れてみましょう。ExcelInstanceという変数が生成されます。
複数のエクセルを扱うことも多いですよね。もうひとつエクセルの起動を入れてみると、ExcelInstance2になりました。
同じアクションを追加すると、変数の末尾に数字がつき、それぞれ区別できるよう変数が作られます。

別のエクセルだと分かるとはいえ、どちらがどのエクセルを指しているのか分かりにくいので、変数名を変更しましょう。
アクション作成時に変数名を変えるには、生成された変数の 変数名をクリック > もう一度クリックして編集モードに > 変更したらEnter。
変数名前後の%は自動で付きますので、消してしまっても大丈夫です。

注意！ 変数名に使えない文字を含めて保存すると、変数生成がOFFになる
たとえば、%Template Excel%とスペースを含めて変更してみます。一見変更できたように見えるのですが、再度Excelの起動を開いてみると変数の生成がOFF、変数名はExcelInstanceになっていることが分かります。変数の命名ルールは冒頭「命名ルール」をチェック！

変数ペインから変更すると、既にいくつかのアクションで使用している変数名を一括で変更することができます。
変数名の3点ボタン > 名前の変更
生成したアクションから変えても、他のアクションで使用している変数名は変更されないのでご注意ください。

自分で変数を作ってみる

これまではアクションが生成する変数を見てきました。変数は自分でも作ることができますので、以下の変数を作ってみましょう。
変数の設定アクションを使用し、変数名と値を入力します。
%Amount% 値：1000（半角数字）
%Qty% 値：５（全角数字）

自分で作る変数をどういう時に使うかというと、例えばフォルダーパスやファイルパス、メールアドレスなど2カ所以上で使う値や、消費税やURLなど変更する可能性がある値です。変数に入れておくことで、変数の値だけ変更すればよいためメンテナンスや変更が楽になります。

変数には型がある

変数には型（かた）というものがあり、例えば、文字列型、数値型、日付型などいろいろあります。
今回使用したアクションで作成された変数の型をいくつか見てみましょう。

さきほど自分の変数を作成し、半角数字、全角数字をそれぞれ入れてみました。
フロー実行後、変数ペインでそれぞれの変数・値の部分をダブルクリックで開いて、型を確認してみましょう。
変数名の右側に型が表示されます。

数値として認識されたのは半角数字だけです。全角数字はテキスト値。保存後のアクションを見ても”が付いているとテキスト値として認識されていることが分かります。
セルの指定や計算に使うためには数値である必要がありますので、数値は半角で入力してください。
型は変数の選択{x}でも表示されますので、使うときに確認することもできます。

次に最初に作成したCurrentDateTimeを確認してみましょう。
Datetimeという、日付と時間を持つ型です。

Datetimeは日付の計算をすることができます。たとえば、今日から３日後の日付、1月前の日付、今月末の日付。日付だけでなく年・月・日などをバラバラに使うことも可能です。

Datetimeからテキスト値へ変換できる

よくファイル名に作成日を付けたいことがあります。このCurrentDateTimeの値だと長いしスラッシュも含まれていてこのままだと使えません。
そんなときはdatetimeをテキストに変換アクションで、任意の形式を指定した上でテキストに変換し%FormattedDateTime%を作ります。これでファイル名に含めることができます。

次にExcelの起動で作成されたTemplateExcel（ExcelInstance2から名前を変更しました）を見てみます。
Excelインスタンスだそうです。。名前も値もよく分かりませんが、インスタンスはどのエクセルを操作するのかを判別するものです。

先ほど名前を変更してみましたが、複数のエクセルを起動したとき、どちらのエクセルを操作しているか分からなくならないよう、名前をきちんと付けておくことが重要です。分からなくなったら、変数を生成したExcelの起動アクションを見て、どのエクセルを指しているか確認してください。

型は少し難しいですが、自分がよく使うものから特徴を押さえ慣れていきましょう！

変数を計算で使ってみる

型というものがあるんだなぁと知ってもらったところで、数値の入った変数を使って計算してみましょう。
計算はエクセルと同様、+ – * / で四則演算ができます。
変数の設定アクションで、%Amount%に数量をかけるにはこのように%で囲んだ中に演算を記入します。
%Total% 値：%Amount * 5%

変数同士の計算はこのように記入します。（%Qty%の値は半角数字で書き換えておきます。）
%Total2% 値：%Amount * Qty%
%%の内側でも変数の選択{x}からだと%が付きますが、%%はひと組だけであるところがポイントです。
フローを実行すると、変数にはちゃんと計算した結果が入りました。

値・変数を計算式としておくことで、金額と数量のように、後で金額だけもしくは数量だけ値を変えることも楽になります。
フローを作るときは、値が変わりそうなところを想定して予め変えやすく作っておくのも楽するコツです。

今回は入門編として、変数をとにかく使ってみました。変数のイメージは掴めてきましたか？
案外色々ありましたね。変数【第2回】ではデータテーブルを紹介します。

【Power Automate for desktop】変数 第２回 データテーブル

公開日 変数シリーズ【第２回】データテーブルです。データテーブルとはデータ型のひとつで、表形式のデータをまるごとひとつの変数に保存できます。ひとつの変数の中に複…

株式会社KMDS

Excelを駆使して日々データ管理やチェック業務をされている皆さん、XLOOKUP関数はもうお使いでしょうか？

XLOOKUP関数は、一言でいうと「より分かりやすく、より使いやすくなったVLOOKUP関数」です。
VLOOKUP関数はデータ検索に大変便利な関数ですが、「式の書き方が覚えづらい」「引数の意味が分かりづらい」と感じる方も少なくないと思います。

今回は、そんなVLOOKUP関数の使いづらさが改良されたXLOOKUP関数について、式の仕組みと書き方をご紹介します。

※XLOOKUP関数は2020年から新たに追加された関数で、 Microsoft 365や、買い切りであればExcel 2019をお使いの方が使用可能です。
それより前のバージョンのExcelでは使用できませんのでご注意ください。

XLOOKUP関数の概要

XLOOKUP関数は、「ある値」を手掛かりに「関連した別の値」を「指定した表」から検索できる関数です。
式の書き方は以下の通りです。

=XLOOKUP(
　　　　　　①手がかりになる値,
　　　　　　②手がかりになる値が存在する列範囲,
　　　　　　③取得したい値が存在する列範囲,
　　　　　　④手がかりが見つからない場合に表示する値,
　　　　　　⑤検索方法,
　　　　　　⑥検索順序
　　　　　　)

括弧の中に設定する値（引数と言います）は6つありますが、4つ目以降は省略可能です。
その中でも5つ目と6つ目は省略して問題ない場合が多いので、基本の使い方としては4つ目までを覚えると良いでしょう。

以下は、XLOOKUP関数の式を使ったサンプルデータです。
式はB列に用意していて、A列の社員IDを手掛かりに、右表から社員の事業所を割り出して表示しています。

B列に用意している実際の式は、以下の通りです。
5つ目と6つ目の引数は省略しています。

=XLOOKUP(A5,$H$5:$H$10,$D$5:$D$10, “×”)

引数の順番に仕組みを説明すると、
①A列の社員IDを手掛かりに、
②右表の社員ID列から手掛かりと一致する社員IDを探し出し※、
③一致した社員IDと同じ行の事業所列から事業所の情報を取得してB列に表示※、
④手がかりが右表から見つからなかった場合に×を表示させています。

※今回は、B5セルに用意したXLOOKUP関数の式を、B6セル以降にもコピーします。
そこで、2つ目と3つ目の引数で列の範囲を指定する際に、列番号・行番号の前に＄をつけています。（H5:H10,D5:D10$H$5:$H$10,$D$5:$D$10）
これは絶対参照といって、式を別のセルにコピーした際にも、指定した範囲がずれることなく常に同じ範囲を指定できます。

それでは、引数を１つずつ確認して、仕組みを紐解いていきましょう。
記事の最後に練習用のサンプル表を用意していますので、是非チャレンジしてみてください。

豆知識！表のテーブル化でより分かりやすい式に

XLOOKUP関数で使いたい表を事前にテーブル化しておくと、2つ目と3つ目の引数をテーブルの列名で指定できるようになり、式が大変分かりやすくなります。
テーブル化していない場合の式と、表を「従業員リスト」という名前でテーブル化しておいた場合の式を比べてみましょう。

◆テーブル化していない場合
=XLOOKUP(A5,$H$5:$H$10,$D$5:$D$10, “×”)

◆テーブル化した場合
=XLOOKUP(A5,従業員リスト[社員ID],従業員リスト[事業所],“×”)

$H$5:$H$10,$D$5:$D$10,のように行番号と列番号で範囲指定するよりも、どの列を指定しているか一目見て分かりますね。
別のセルにコピーした時も列範囲がずれないので、絶対参照を気にする必要もなくなります。
テーブル化の仕方については、▼こちらの小技でご紹介しています。

【Excel】表をテーブル化して効率UP！

XLOOKUP関数の式に限らず、表をテーブル化することのメリットは沢山あるので是非試してみてください。

1つ目の引数「手がかりになる値」

取得したい値の「手がかりになる値」を選びます。
サンプルでは、A列の「社員ID」を手掛かりに、右表から社員の事業所を取得したいので、まずはA列の「社員IDセル]A5を設定します。

2つ目の引数「手がかりになる値が存在する列範囲」

1つ目の引数で指定した「手がかりになる値」が存在する列の範囲を、表の中から選びます。
サンプルでは右表の「社員ID列の範囲」 $H$5:$H$10を設定します。

3つ目の引数「取得したい値が存在する列範囲」

表の中から「取得したい値が存在する列範囲」を選びます。
サンプルでは右表の「事業所列の範囲」$D$5:$D$10を設定します。

注意！行の高さは揃える

2つ目と3つ目の引数で指定した列範囲は、高さ(先頭行～最終行)が同じである必要があります。
下図のように指定した列範囲の高さが違うとエラーになるのでご注意ください。

ここが便利！VLOOKUPとの違い①

VLOOKUP関数では２つ目の引数で、「手がかりになる値が存在する列」から「取得したい値が存在する列」の範囲をまとめて設定します。

=VLOOKUP(
　　　　　　①手がかりになる値,
　　　　　　②手がかりになる値が存在する列～取得したい値が存在する列範囲,
　　　　　　③取得したい値が存在する列番号,
　　　　　　④検索方法
　　　　　　)

このとき、「手がかりになる値が存在する列」は選んだ範囲の左端にないといけない、というルールがあります。左端にない場合はエラーになります。
そのため、サンプルデータのように「手がかりになる値が存在する列」が右端にあると、VLOOKUP関数は使えません。あらかじめ列の並びを変えておく必要があります。

XLOOKUP関数では、「手がかりになる値が存在する列」と「取得したい値が存在する列」を別々の引数で選びます。このおかげで列の並び順を気にする必要がなくなりました。

また、VLOOKUP関数の３つ目の引数では、「取得したい値が存在する列」が、左端に用意した「手がかりになる値が存在する列」から数えて何列目かを設定する必要がありましたが、XLOOKUP関数ではこの設定も不要になりました。
このおかげで検索範囲内の列が一部非表示になっていて列番号を数え間違える、といった問題も起きなくなりました。

4つ目の引数「手がかりが見つからない場合に表示する値」

1つ目の引数である「手がかりになる値」が、2つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中に存在しなかった場合に、セルに表示させたい値を設定します。
サンプルでは、該当がなかった場合にはB列に「×」と表示させるため“×”を設定します。

見つからなかった場合にセルを空欄にしたいときは、空のダブルクォーテーション“”を設定しましょう。

5つ目の引数「検索方法」

1つ目の引数である「手がかりとなる値」を、２つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中から検索するときに、どのような一致条件で検索するかを設定します。

省略した場合は完全一致検索になります。サンプルでは省略しています。
多くの場合は省略したままで問題ありませんが、設定したい場合は下記をご参照ください。

• 0 指定：完全一致検索。
  見つからない場合は、#N/A が返されます。 省略した場合はこの設定になります。
• －1 指定：近似値検索。
  見つからない場合は、検索した値より小さくて一番近い値が返されます。
  (例：1、5、10の中から3を検索すると1を取得する)
• 1 指定： 近似値検索。
  見つからない場合は、検索した値より大きくて一番近い値が返されます。
  (例：1、5、10の中から3を検索すると5を取得する)
• 2 指定： 曖昧検索。
  「手がかりになる値」にワイルドカード(＊)を使用して、曖昧検索ができます。

6つ目の引数「検索順序」

1つ目の引数である「手がかりとなる値」を、２つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中から検索するときに、どの方向から検索していくかを設定します。

省略した場合は列の先頭から下方向に検索します。サンプルでは省略しています。
多くの場合は省略したままで問題ありませんが、設定したい場合は下記をご参照ください。

• 1 指定： 先頭の項目から下方向に検索を実行します。
  省略した場合はこの設定になります。
• －1 指定： 末尾の項目から上方向に検索を実行します。
• 2 指定：昇順で並んでいる検索範囲に対してバイナリ検索を実行します。
  検索範囲を昇順で並べ替えておく必要があります。
• －2 指定：降順で並んでいる検索範囲に対してバイナリ検索を実行します。
  検索範囲を降順で並べ替えておく必要があります。

XLOOKUP関数の式の仕組みと作り方、お分かりいただけたでしょうか。
最初のセルに式が用意できたら、2行目以降にコピーして表の完成です。
以下に練習用のサンプル表を用意しました。コピペしてエクセルファイルに貼り付けて、左表の事業所の列にXLOOKUP関数の式を追加してみてください。

普段の業務でVLOOKUP関数を多用されている人ほど、XLOOKUP関数の使いやすさを実感できると思います。
まだ使ったことがない方、知っているけれど習慣でVLOOKUP関数を使っている方は、是非XLOOKUP関数を試してみてください。

はじめに

Teams会議の文字起こし記録（トランスクリプト）機能は便利ですね。その使い方については、以前こちらでお伝えしました。
たとえ会議で設定し忘れたときでも、あとからStream上でトランスクリプトを生成出来るコトにも触れました。
https://www.kmds.jp/pc_kowaza/15-teams-autorecord-caption/

【Teams】自動録画設定・動画の期限・字幕と文字起こし

【Microsoft Teams】自動録画設定・動画の期限・字幕と文字起こし 公開日 すっかり定着したMicrosoft Teamsですが、会議を録画できることはご存知だと思います。そこで、…

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あとで検索できますし、最近では文字起こしテキストを生成AIに要約させることも出来ます。
このようにトランスクリプト機能はまあまあ使えますが、問題もあります。
今回は、先にその問題を説明したうえで、それを逆手に取った活用方法をご紹介しましょう。途中、RPAのPower Automate for desktop（PAD）を使います。

Teams日本語トランスクリプトの問題点（つなぎ言葉）

まずは問題点から。

現時点（23年11月）で、Teams/Streamによる日本語文字起こしの大きな問題の一つは、つなぎ言葉（フィラー ＝ Filler）ですね。
フィラーとは、「えっと」「あのー」「まあ」などのような、間を埋める場つなぎの言葉です。
日本語の場合、これらがそのままトランスクリプトに反映されてしまいます。
あまりに多発していると、結構読みにくいです。

ちなみに、英語でトランスクリプトを録ってみると、”umm…” といった言い淀みは無視してくれます。英語と比較すると、日本語に関する性能はまだまだなんだなと感じます。

加えて日本語の場合、文字起こし精度自体もそこまで高いものではありませんよね。
特に、仕事で会議をしていると、業界用語・専門用語・社内略語の類はどうしても出てきます。
が、それらを正しく文字化してくれることは少ないと思います。
例えば、海運に関連する当社では「本船動静」という言葉はごく日常的なものです。
しかし、「ほんせんどうせい」と発音しても、文字起こしで正しい漢字になることは極めて稀です。

結局、きちんとしたものを作るためには、VTTファイルをダウンロードして、手作業でかなりの修正を加えないといけないのが現状です。
（面倒なので、実際はそこまでやらない・・・）

これに比べると、OpenAIのWhisperによる文字起こし ＋ 生成AIによる補正プロンプト の組み合わせを使うと、日本語でもフィラーを飛ばした大分 質の高い文字起こしが出来ます。
ですから、最近ではこれがおススメなのですが、誰でもパッと使える訳ではない。
なのでやはり、Teams/Stream文字起こしの改善を期待したいところです。

以上が問題点でした。

口ぐせチェッカーとして使う（PADフローの使い方）

フィラーは不要な場つなぎ言葉ですから、プレゼンや発表などでは、なるべく少ない方が良いとされています。
だからこそTeamsの英語トランスクリプトや、Whisperの文字起こしでは、勝手に削ってくれるようになっているわけです。

しかし理想を言えば、話している時点から、フィラーの回数を少なくしてしまえば良いはずです。
Teamsついでで脱線しますが、私はMicrosoftのSatya Nadellaのスピーチをたまに視聴します。
彼の話し振りはフィラーがほぼなく、淀みなく、全く自然な感じで、すごいなぁといつも感心させられます。

もちろん邪魔にならない感じであれば、つなぎ言葉があっても構いません。
しかし、もしそれによって内容が伝わりにくくなっているとしたら残念なことです。
フィラーを減らすためには、意識したリハーサルが必要でしょう。
なにより、まずどんなフィラーが自分の口ぐせなのかを認識する必要があるでしょう。
そこで、せっかくTeamsトランスクリプトにフィラーが記録されているのを逆に利用して、数えてみようと考えました。

そのために作ったのがこちらのPower Automate for desktop（PAD）フローです。
口ぐせの使用頻度チェックだけでなく、トランスクリプトからの口ぐせ除去、さらには用語の置き換えも同時に行います。
コピペしてお使いください。
（PADバージョン 2.37.123.23280で動作確認済み。もしStreamのVTTファイルの形式が変わった場合、エラーになる可能性があります）

**REGION 0. 初期設定。対象となる口ぐせ等を予め登録する
# 👇ここに削除したい口ぐせを登録しておく
SET List TO ['ええと、', 'えっと、', 'ええと', 'えっと', 'えーと、', 'えーと', 'ええ、', 'ええ', 'え？', 'あのー、', 'あのー', 'あの、', 'あの', 'うーん、', 'うーん', 'うん、', 'うん', 'まあ、', 'まあ', 'とりあえず', '一応']
# 👇ここに置き換えたい語と変更後の語を登録する。口ぐせだけでなく、専門用語なども。
Variables.CreateNewDatatable InputTable: { ^['From', 'To'], [$'''ジップ''', $'''Zip'''], [$'''エクセル''', $'''Excel'''], [$'''パークエリ''', $'''Power Query'''], [$'''パワーオートメイト''', $'''Power Automate'''], [$'''KEMDS''', $'''KMDS'''], [$'''エスオーエー''', $'''SOA'''], [$'''エフエックス''', $'''Fx'''], [$'''パワークエリ''', $'''Power Query'''], [$'''kmds''', $'''KMDS'''] } DataTable=> DataTableOriginalWords
**ENDREGION
**REGION 対象ファイルの選択
Display.SelectFileDialog.SelectFile Title: $'''ファイルの指定''' FileFilter: $'''*.vtt; *.txt''' IsTopMost: True CheckIfFileExists: False SelectedFile=> SelectedFile ButtonPressed=> ButtonPressed
IF ButtonPressed <> $'''Open''' THEN
    EXIT Code: 0
END
**ENDREGION
File.ReadTextFromFile.ReadText File: SelectedFile Encoding: File.TextFileEncoding.UTF8 Content=> FileContents
Variables.CreateNewDatatable InputTable: { ^['検索語', '出現回数', '出現頻度（1分平均）'], [$'''''', $'''''', $''''''] } DataTable=> DataTable
Variables.DeleteRowFromDataTable DataTable: DataTable RowIndex: 0
**REGION 1.会議時間の割り出し
# 👇正規表現その他で会議の時間を割り出す
Text.ParseText.RegexParse Text: FileContents TextToFind: $'''(\\d{2}:\\d{2}:\\d{2}\\.\\d{3})''' StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions Matches=> Matches
SET LastTime TO Matches[Matches.Count - 1]
Text.SplitText.SplitWithDelimiter Text: LastTime CustomDelimiter: $''':''' IsRegEx: False Result=> TextList
SET MeetingHour TO TextList[0] * 1
SET MeetingMinutes TO TextList[1] * 1
SET TotalTime TO MeetingMinutes + MeetingHour * 60
**ENDREGION
**REGION 2. 口ぐせ除去と回数カウント、頻度算出
LOOP FOREACH CurrentItem IN List
    Text.ParseText.Parse Text: FileContents TextToFind: CurrentItem StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions
    Text.Replace Text: FileContents TextToFind: CurrentItem IsRegEx: False IgnoreCase: False ReplaceWith: $'''%''%''' ActivateEscapeSequences: False Result=> FileContents
    SET Frequency TO Positions.Count / TotalTime
    Variables.TruncateNumber.RoundNumber Number: Frequency DecimalPlaces: 2 Result=> TruncatedValue
    Variables.AddRowToDataTable.AppendRowToDataTable DataTable: DataTable RowToAdd: [CurrentItem, Positions.Count, TruncatedValue]
END
**ENDREGION
**REGION 3. 口ぐせ・専門用語や社内用語の置き換え、カウントと頻度算出
LOOP FOREACH CurrentItem IN DataTableOriginalWords
    Text.ParseText.Parse Text: FileContents TextToFind: CurrentItem['From'] StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions
    Text.Replace Text: FileContents TextToFind: CurrentItem['From'] IsRegEx: False IgnoreCase: False ReplaceWith: CurrentItem['To'] ActivateEscapeSequences: False Result=> FileContents
    SET Frequency TO Positions.Count / TotalTime
    Variables.TruncateNumber.RoundNumber Number: Frequency DecimalPlaces: 2 Result=> TruncatedValue
    Variables.AddRowToDataTable.AppendRowToDataTable DataTable: DataTable RowToAdd: [CurrentItem['From'], Positions.Count, TruncatedValue]
END
**ENDREGION
DateTime.GetCurrentDateTime.Local DateTimeFormat: DateTime.DateTimeFormat.DateAndTime CurrentDateTime=> CurrentDateTime
Text.ConvertDateTimeToText.FromCustomDateTime DateTime: CurrentDateTime CustomFormat: $'''yyyyMMdd_hhmm''' Result=> FormattedDateTime
File.WriteToCSVFile.WriteCSV VariableToWrite: DataTable CSVFile: $'''%SelectedFile.Directory%\\%SelectedFile.NameWithoutExtension%_口ぐせ回数_%FormattedDateTime%.csv''' CsvFileEncoding: File.CSVEncoding.UTF8 IncludeColumnNames: True IfFileExists: File.IfFileExists.Overwrite ColumnsSeparator: File.CSVColumnsSeparator.SystemDefault
File.WriteText File: $'''%SelectedFile.Directory%\\%SelectedFile.NameWithoutExtension%_修正後_%FormattedDateTime%.vtt''' TextToWrite: FileContents AppendNewLine: True IfFileExists: File.IfFileExists.Overwrite Encoding: File.FileEncoding.Unicode
Display.ShowMessageDialog.ShowMessage Title: $'''修正修了''' Message: $'''修正が終わりました''' Icon: Display.Icon.Information Buttons: Display.Buttons.OK DefaultButton: Display.DefaultButton.Button1 IsTopMost: False

口ぐせチェッカーフローの使い方

口ぐせと置き換え語の把握

まず、Teams/Streamの文字起こしを眺めて、自分の口ぐせを把握しましょう。
（この把握を、生成AIにやってもらうのもありかもしれませんね。）
私の場合、トランスクリプトを見て初めて気づいたのは、「っていうことですね」を異常なほど多用する点です…。
ひどいときには、「っていうことが言えるっていうことですね」などと喋っており、無駄な引き延ばしのような印象さえあります。まったく無意識なのですが、、、

加えて、うまく文字起こししてくれない用語や固有名詞も把握しておきましょう。
パターンを把握して、用語の置き換えをするためです。
例えば、当社の社名はKMDSですが、KEMDSだったり、ケーエムティーエスだったりと、正しくテキスト化されないことが多いです。
置き換えとは、これらの間違いをKMDSに変更することです。

STEP

1

口ぐせ・置き換え語をフロー変数に登録

コピーしたフローは、PADのデザイナー画面を開いて貼り付けてください。
貼り付けたら、3番目と5番目のアクションを開いて編集します。

3番目のアクションは、除去したい口ぐせのリストです。
これをダブルクリックして、値の角括弧［ ］内に、カンマ区切りで自分の口ぐせを入れて保存してください。

5番目は、置き換え語用のテーブルです。
アクションを開いて、編集からExcelのような一覧が見られますので、Fromに置き換え前の語、Toに置き換え後の語を追加・削除してください。

STEP

2

保存して実行！結果を確認

これで準備OKです。フローを保存して、実行してください。
ファイル選択ダイアログが出てきますので、ダウンロードしたVTTファイルを選んでください。完了メッセージが表示されればお終いです。

元のVTTファイルと同じフォルダに、 元ファイル名 _修正後_日時 というファイル名で新しいVTTファイルが出来ています。
これを確認のうえ、追加のマニュアル修正を多少してStreamに再アップすれば良いでしょう。

同じフォルダには 元ファイル名_口ぐせ回数_日時 というcsvファイルも出来ています。これも見てみます。

PADフローで除去または置き換えしたそれぞれの語の発生回数と、トランスクリプトの時間から割り出した出現頻度が分かります。
上の図の例では、『ええ』が頻発しているのが見て取れます。
これをチェックすることで、「次回は少しだけ、 『ええ』 を控えるように意識してみよう」といった試みが出来そうです。

STEP

3

おわりに

以上、Teams/Streamのトランスクリプトを利用して、自分の口ぐせの傾向を把握するPADフローの紹介でした。

Microsoftには、日本語文字起こしの精度向上とフィラーの自動除去を是非早くやって欲しいものです。
ただ現状の日本語トランスクリプトは、本来の目的とは離れて、今回のように自分自身のプレゼンテーションのチェック・改善に使えるのでした。

コロナ禍によるリモートワークの影響もあって、Teamsを始めとするWeb会議ツールがずいぶん普及しました。
その過程で、以前はあまりプレゼンテーションをする機会が少なかった人にも、（オンラインとはいえ）複数名を前にして話す回数がむしろ増えているのではないでしょうか。

これまでメールと電話ばかりで仕事をしてきた身には、自分の喋り方・プレゼンの仕方を意識するときが殆ど無かったのでは？とも思います。私自身がそうでした。

その意味でも、Teams/Streamの文字起こし機能やPADフローのようなツールを使って、たまには自分の話し振りをふりかえってみるのも良いでしょう。

『複数の画像を、きれいに整列して、等分に配置したい』・・・、やりたいことは、シンプルにそれだけでした。

しかし、ネットで調べてみたら、普段使わないツールを用いて、ややこしい手順が載っておりまして、、、ちょっと面倒だなと。

実は、PowerPointを使えば一瞬で出来るので、ご紹介します。

フォトボード風の画像を作りたい

先に仕上がりを見てください。こんな感じで、ブログのアイキャッチ用に、6枚の写真を同じように配置したい。フォトボード風と表現しましたが、これが今回やりたいことです。それぞれ元の画像は、サイズや縦横比が異なります。

PowerPointのデザインアイデアを使う

では早速やってみましょう。まずパワポを開いて、画像を挿入します。

下の画像では、6枚まとめて挿入しました。そうしたら、既に右側のサイドバーに「デザイナー」が表示されてますね？ここから、気に入ったデザインを選べばもう終わりです。

この後、目的に応じて、背景をコルクのテクスチャに変更したり・・・、と好きなようにアレンジして完成です。

ちなみにですが、

• タイトルも入れて、プレゼン資料の洒落たスライドトップにするのもいいですね。（本来この用途のための機能です。）
• 画像が6枚を超えると、デザイナーが提案しなくなるようです。

さて出来上がったら、ファイル ＞ エクスポート ＞ ファイルの種類の変更 で、画像ファイルとして出力しましょう。

おわりに（おまけ）

以上とても短いですが、パワポによる画像整列の小技でした。

パワーポイントをプレゼン資料作成ではなく、画像加工ツールとして使っちゃうのがポイントですね。ついでに、以前紹介したように、パワーポイントは手軽な録画ツールとしても使えます。

（こちら）【PowerPoint】専用ソフトは必要なし！パワポで録画と動画編集

PowerPoint、Canvaなどを始めとしたプレゼンテーションソフトには、今後さらに便利なAI機能が追加されていきそうです。もちろんそちらも楽しみですが、既存の少し地味なAI機能でも、割と使える場面がある、というお話でした。

クイック アクセス ツール バーとは？

ワンクリックで実行できる機能のアイコンが並んでいるのが クイックアクセスツールバー です。
Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote、などなど、Microsoft Office の各アプリで利用可能です。
アプリケーションの種類によりますが、既定では、[自動保存のON/OFF]、[上書き保存]、[元に戻す]、[やり直し]、などが並んでいます。

この クイックアクセス ツールバー、カスタマイズが可能なので、頻繁に使う機能を登録しておくことで作業効率が大幅にアップします！

※以前は、常に画面左上に表示されていましたが、新しいバージョンの Microsoft365 および 2021以降のアプリでは非表示が選択できるようになりました。「見あたらない！」という場合は 、リボンの最右にあるｖボタンから表示に変更しましょう。

クイック アクセス ツール バー に項目を追加する

◆リボンからの項目の追加

リボンにある機能は、右クリックメニューから追加が可能です。

機能によっては、個々のコマンドではなくギャラリー（一覧）としての追加になります。
（※後述の検索バーからの追加や、 [その他のコマンド] からであれば個別項目として追加可能なものもあります。）

既に登録してあるコマンドを削除したい場合は、ボタン上で右クリックして削除を選択します。

◆検索して追加

上部の検索窓にキーワードを入力して、検索結果の[操作]グループ内の項目を 右クリック。

※[ワークシート内から検索]グループの項目を選択してしまうと、検索自体が追加されてしまうので注意しましょう。

普段は非表示になっているタブ（[図の形式]や[デザイン]など）の項目も検索すれば出てきます。

◆リボンにない項目の追加

リボンにない機能を追加したい場合は、クイックアクセス ツール バー右端のボタンを押し、[その他のコマンド] を選択。
左枠でコマンドを選択して真ん中の 追加 ボタンを押すと右枠に移動し、クイック アクセス ツールバーに追加されます。

リボンからだとギャラリーでの追加になる項目を個別追加をしたい場合にも使えます。
右端にある▲▼で並び順の設定ができます。

なお、右下の方にある「ユーザー設定」でリセットを選択すると、初期状態に戻ります。
また、インポート／エクスポートのボタンから、ファイルに出力して別のPCやユーザーに設定を渡すこともできます。

コマンドの見つけ方

残念ながら今のところキーワード検索のようなオプションがありません。
「コマンドの選択」 で分類を絞ると目的のボタンが多少探しやすくなるかと思います。

コマンドは、記号 → 数字 → アルファベット → ひらがな・カタカナ → 漢字（音読み） の順に並んでいます。

例えば、[値の貼り付け]は 「リボンにないコマンド」グループにありますが、「値」が音読みで「ち」なので、[単一Webページ] の後にあります。

表示位置の変更、ボタン名の表示／非表示

クイック アクセス ツール バーは、リボンの下に配置場所を変更できます。
右端のユーザー設定ボタンから [リボンの下に表示] を選択。

作業領域に近くなるので、クリックしやすく使い勝手が良くなります。
また、ファイル名や検索バーに隠れてしまうことがなく見やすいので、配置したい項目が多い場合は特におすすめです。

リボンの下に配置した場合は、コマンド ラベル（＝ボタン名）が表示されます。非表示に変更することも可能です。

＜区切り＞の追加でさらに見やすく

[その他のコマンド] で ＜区切り＞ という項目を追加すると、ボタンとボタンの間に区切り線｜が入ります。

種類ごとに＜区切り＞を入れて並べておくと、見やすくなって使いやすい♪

ショートカットキーとしての使い方

クイック アクセス ツール バーに登録した項目は、Alt ＋ 数字 で呼び出すことができます。
Altキー を押すと、リボンとクイックアクセス ツールバーの項目にアルファベットと数字が割り当てられた状態になります。クイック アクセス ツール バーの項目は左から順に数字が割り当てられるので、よく使うものは先頭の方に配置して、オリジナルのショートカットキーとして覚えてしまうと便利です。

おすすめ追加コマンド

実際によく使う機能のうち、以下のいずれかに当てはまる項目を追加するのがおススメです！

• ショートカットキーがない or 複雑で覚えにくい
• [ホーム]タブにない（タブを移動しないと選べない）
• [ホーム]タブにあっても階層が深くて1クリックでは選べない

リボンを非表示にして作業することが多い方は、[ホーム]タブの項目も追加すると良いでしょう。

普段する作業によって追加項目は人それぞれですが、筆者が実際に追加しているコマンドを一例としてご紹介します。

Excel

One Driveを利用していて自動保存がかかるので、[上書き保存] は削除して [名前を付けて保存] を入れています。コピペの時によく使う [値の貼り付け] と [行/列の入れ替え] もクイック アクセス ツール バーにあるとスムーズ。指定範囲をリンク付きの図として貼り付けできる [カメラ] は、リボンにはないので使う方は追加推奨です。

Power Point

図表を多用するPower Pointでは、[図形の書式]タブのコマンドを多数配置して、タブ移動せずに図形を整えることができるようにしています。たくさん置いているので、コマンドラベルは非表示に設定。

Word

Wordは縦長のレイアウトなので、リボンをたたんで作業領域を広く使うことを前提に、[ホーム]タブの基本的なコマンドを配置しています。

クイック アクセス ツール バーを設定すると、リボンのタブを移動せずに機能を利用できます。３～４クリックだったものが１クリックになると、積み重ねでかなり作業効率がUPします。ぜひ、使いやすいようにカスタマイズしてみてください。

今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！

Excel（エクセル）を使った作業の中で、繰り返し同じ内容を入力したり、半角・全角等の表記の揺らぎが原因で集計が困難になった経験のある方は少なくないのではないでしょうか。このような場合、ぜひ活用したいのがExcelの「ドロップダウン（プルダウン）」機能です。

この機能を使うと、いちいち手で入力しなくても あらかじめ作成した項目から内容を選択することができ、集計の際には書式が統一されているので、入力ミスや手間が省けて とても効率的に作業を進めることができます。

今回は、ドロップダウンリストの基本的な使い方から応用編まで幅広く紹介します。

簡単！ドロップダウンリストの作り方

ドロップダウンリストの使い方には、大きく分けて2種類の方法があります。

①あらかじめ項目リストを用意する方法（セルを参照）

項目数が多かったり、数カ所で同じ内容のドロップダウンリストを利用する場合、または後で内容の変更がある場合は、あらかじめ同じシート上の別のセルや別シートにリストを作成し、セル参照するようにすると良いでしょう。

手順１）　任意の場所に、ドロップダウンリストに表示したい項目リストを作成します

手順２）　ドロップダウンリストを設定したいセルを選択します

手順３）　[データ]タブ → [データの入力規則]　をクリック

手順４）　[設定]タブ → [入力値の種類]で [リスト]を選択　

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順５）　[元の値]右端の[↑]をクリック → ドロップダウンリストに表示したいセル範囲を選択 → [データの入力規則]右端の[↑]をクリック

※以下例の選択セル範囲は、手順1)で作成した項目リストの (セル範囲 E3からE5)

手順６）　[OK] ボタン → 選択したセルにドロップダウンリストが表示されました

手順７）　他のセルにもドロップダウンリストを表示させたい場合は、セルの右下にあるハンドルを下に向かってドラッグします（オートフィルでコピー）

②直接入力してリストを作成する方法

別途項目リストを用意せずにリストに直接入力していく方法です。ドロップダウンリストに表示する項目が少ない場合に適しています。

手順１）　ドロップダウンリストを設定するセルを選択

手順２）　[データ]タブ → [データの入力規則] 　をクリック

手順３）　[入力値の種類] → [リスト] を選択

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順４）　[元の値] に ドロップダウンリストに設定する値を直接入力 → [OK]をクリック

手順５）　設定したセル横の矢印をクリックすると、ドロップダウンリストが表示されます

ドロップダウンリストの使い方：応用編

■リスト外の値を入力する方法

リストに設定の無いほかの値を直接入力しようとすると、エラーメッセージが表示されます。

このエラーメッセージを表示させず、ほかの値を入力する手順は以下の通りです。

[データの入力規則] の [エラーメッセージ]タブ → [無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する] のチェックを外す → [OK]

■変化に対応！項目リストの増減を自動的にドロップダウンリストへ反映させる方法

①あらかじめ項目リストを作る方法では、項目リストに増減が出た場合には その都度セル範囲を再選択する必要があります（注意欄参照）。頻繁にリストが増減する業務等では、項目リストをテーブル化しておくとドロップダウンリストにも自動的に反映され、セル範囲の再選択の必要が無く効率的です。（※この方法は、同じワークシート上に項目リストを作成する場合に有効です）

手順１）　項目リストのテーブル化：

テーブル化する範囲を選択 → [挿入]タブの[テーブル]をクリック → [テーブルの作成]ダイアログ表示 → [OK]　

手順２）　テーブル化した項目リストの範囲を[元の値]に設定し、[OK]をクリック

手順３）　項目リストの列に1行追加入力（または削除） → 増減がドロップダウンリストに自動的に反映されました

以上、ドロップダウンリスト（プルダウン）の作成方法と、応用編の使い方をご紹介しました。業務時間短縮に繋がるPCの小技、次回もご期待ください。

深掘り！Forms設定！

Microsoft Formsを使い込んでいくと「こんな設定はできないの？」と思うこともあるはず。
そこで今回はFormsの設定方法について深堀りしてみたいと思います。

回答の送信と収集

最初に回答者の設定について、より詳しく見ていきましょう。
Forms画面右上の［回答を収集］ボタンを押して［回答の送信と収集］画面を開きます。

このフォームに入力できるユーザー

すべてのユーザーが回答可能

フォーム作成者が所属する組織内の方・組織外の方ともに回答できます。
回答者の名前を自動で記録したり、答える回数を制限することはできないので注意しましょう。
回答者の情報が必要な時は、フォームに［氏名］［所属部署］［メールアドレス］などを記入する質問を加え、必須入力にします。

自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能
フォーム作成者と同じ組織に所属する方が回答できます。
回答者の名前を自動で記録したり、答える回数を１人１回に制限することができます。

回答者の名前を記録する場合には［名前を記録］にチェックを入れます。
［名前を記録］をONにすると、回答記録Excelの［Name］列にユーザーのMicrosoftアカウントの名前が記録され、［Email］列にMicrosoftアカウントのメールアドレスが記録されます。また、フォームの上部に「このフォームを送信すると所有者に名前とメールアドレスが表示されます」というメッセージが表示されます。

答える回数を１人１回にするには［１人につき１つの回答］にチェックを入れます。
自分の所属組織内のユーザーを対象とすると、回答者の情報を取得することができるので、１人１回のみというように答える回数をコントロールできるようになります。

自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能
フォーム作成者と同じ組織に所属する方のうち、さらに特定の方のみが回答できます。
［自分の所属組織内の特定のユーザーが回答可能］を選択すると、その下に［名前、グループ、またはメールアドレスを入力］という入力欄が表示されるので、ここにフォームの対象グループ・対象者を指定します。
［自分の所属組織内のユーザーのみが回答可能］と同様の手順で［名前を記録］［１人につき１つの回答］を設定することができます。

設定

ここからは設定画面を見ていきます。
Forms画面右上の　[…］＞［設定］を開きます。

回答のオプション

回答を受け付ける
フォームを新規作成すると［回答を受け付ける］はチェックされていて、受付中の状態になっています。
このチェックをはずしてフォームの利用を終了すると、回答者がフォームのURLを開いても「このフォームは終了しています」というメッセージが表示され、回答できなくなります。
［受信者へのメッセージ］欄を使って、受付終了後にフォームへアクセスした方へのメッセージを設定することもできます。

開始日・終了日
フォーム受付の開始日時と終了日時を指定できます。
開始日時になるとフォームを利用できるようになり、終了日時になるとフォームにアクセスできなくなります。

期間を設定する
回答する時間を分単位で指定します。回答者は時間内にフォームを送信する必要があります。
回答時間を過ぎると、自動的にフォームが送信され、フォームへの入力は終了となります。クイズやテストの時間制限を設定するのに近いですね。

質問をシャッフル
［質問をシャッフル］をチェックすると、回答者によって質問をランダムに表示します。
ただし、セクションを利用してフォームを複数ページに分けている場合には、［質問をシャッフル］を使うことはできません。

進捗状況バーの表示
フォーム入力時に画面に進捗状況バーを表示します。
進捗状況バーはセクションを利用している時のみ表示することができます。”フォームが１ページに収まっている時は進捗状況はすぐにわかるから”でしょうか。

”別の回答を送信”を非表示にする
通常、フォームを送信すると、最後のページに［別の回答を送信］というリンクが表示され、フォームを再度送信することができます。
この［別の回答を送信］のリンクを非表示にしたい時は［”別の回答を送信”を非表示にする］にチェックを入れます。

お礼のメッセージをカスタマイズ
回答を送信すると、最後のページに「ありがとうございます」というメッセージが表示されます。
これに続けてメッセージを加えたい場合には［お礼のメッセージをカスタマイズ］をチェックして追加するメッセージを入力します。
お礼メッセージには、文章以外にウェブサイトのリンクなども掲載することができます。

次はフォームに回答があった時の対応方法を設定します。

応答の受信確認

送信後に応答の受信を許可する
［送信後に応答の受信を許可する］をチェックすると、回答者はフォーム送信後の画面から自分の回答内容をPDF形式でダウンロードすることができるようになります。

各回答の通知をメールで受け取る
回答者がフォームを送信すると、フォームの作成者に”回答があった”という通知メールが届きます。
フォームの所有者が個人ユーザーではなくグループの場合、通知メールはグループのMicrosoftアカウントメールアドレスに送信されます。

回答の記録

最後に回答記録についての設定を見ていきましょう。

回答の記録

回答の確認
フォームの回答内容は、Formsの応答タブで見ることができますが、回答記録Excelを開いて詳細を確認することもできます。
Excelファイル上で回答内容を確認する方法は２つあります。どちらも参照するExcelは同じファイルです。

確認方法１：該当フォームの応答タブを開き［Excelで開く］ボタンを押します。

確認方法２：フォーム作成時に作ったSharePoint／OneDrive上の回答記録Excelを直接開きます。

応答タブの回答記録をリセットする
フォームを作成して何度もテストを行った時などに、回答記録をリセットしたいことがあります。
そんな時は、次の手順で保存されている記録を削除しましょう。

応答タブを開き、画面右上にある［…］＞［すべての回答を削除］をクリックします。
これで、応答タブに表示されていた回答データはすべて削除されます。

！注意！　

応答タブの回答をリセットしても、回答記録Excelに保存されたデータは削除されません。
回答記録Excelの内容もリセットするには、次に紹介する「回答記録Excelをリセットする」↓↓↓の手順に進みます。

回答記録Excelをリセットする
応答タブを開き、画面右上にある［…］＞［すべての回答を新しいブックへ同期する］をクリックします。
SharePointまたはOneDrive上に新しい回答記録Excelが作成され、それ以降の回答は新しいファイルに保存されます。
新しい回答記録Excelを作成すると、古い方のファイルは更新されなくなります。

深掘り！Forms研究！第１弾、完了。

シンプルそうに見えて、割と深掘りできました。
他にも今回扱っていない設定項目や新機能が出てくるはずです。みなさんも独自の深掘り第２弾、第３弾…をしてみてください。

Forms作成の入門編は　5ステップで簡単！Microsoft Formsでアンケートを作ろう！　をご覧ください。

日々のメール業務の中で、よく使う言い回しや文章はありませんか？ そんな文言をテンプレートにして登録しておくととても便利です。今回は簡単に登録できるOutlook「マイテンプレート」機能をご紹介します。

Outlook「マイテンプレート」の登録と使い方

登録方法

①メール作成画面の[メッセージ]タブで、[テンプレートを表示]をクリックします。※初回の場合は、マイテンプレートについての説明文が表示されるので「続行」をクリックします。

②　+ボタンの「テンプレート」を選択します。

③「タイトル」と「テンプレートの本文」を入力して、「保存」をクリックしたら登録完了です。左の図のように改行が可能なので文章で登録しておくと便利です。

使用方法

メール作成画面の本文の挿入したい場所にカーソルを合わせて[メッセージ]タブで、[テンプレートを表示]をクリックします。マイテンプレートから使用したいテンプレートをクリックします。ちなみに、マイテンプレートはメール本文だけでなく「予定表」でも使用が可能です。

修正・削除方法

登録済のテンプレートを修正したい場合は、右上の鉛筆マークをクリックして変更します。削除の場合は、右上のごみ箱マークをクリックで不要なテンプレートを削除できます。

テンプレートの書式設定

マイテンプレート登録画面には書式設定がないので、本文へ直接入力の場合はプレーンテキストのみになります。フォントや文字色を指定して登録するには、一旦メール本文や別の場所で好みの書式に整えた上で、マイテンプレートへコピぺ＆保存することでフォントや文字色を登録することが可能です。

なお、画像もテンプレートとして登録可能です。マイテンプレート登録画面上に画像挿入設定はないので、別の場所に置いたものをマイテンプレート本文へコピペします。画像のサイズが大きすぎると保存ができない為小さいサイズがおすすめです。

Web版Outlookでの使い方

今回のご紹介は以上です。業務時間を１０秒時短するために是非お試しください

Teamsのチャネルにファイルをアップロードすると、ファイルはSharePointのドキュメントライブラリと呼ばれる領域に保存されます。
SharePointのドキュメントライブラリには、使いこなせば便利な機能がいくつもあります。

使い慣れたファイルエクスプローラーでも良いですが、最近のSharePointも悪くないですよ。
今回は、SharePoint上でのフォルダ・ファイル整理術の中でも、すぐに使える小技を3つご紹介します。

（以降、ドキュメントライブラリを、ライブラリと略すこともありますが、両者は同じものを指しています。）

「列の追加」でフォルダ数・ファイル数を表示する

空のフォルダ問題…

下図の例のように、番号順のフォルダで整理分類されていることが多いですね。ついでに、フォルダの中に子フォルダがあって、さらに孫フォルダがあって、（以下略）、、、という風にやたら階層が深いのも、よくあります。

ファイルを整理した当人や、その当時の人々にはいいのでしょうけど、そうでない人達にとっては、
あまり深くまで掘り下げなければならないのは勘弁して欲しいものです。

そうして、フォルダをカチカチクリックして開いていったら、中身は空でした…と知った瞬間の、時間を無駄にした感覚と言ったらもう。。。
これって私だけでしょうか？

列の追加

そんな思いをしないためには、「列の追加」をしましょう。

ライブラリ列名の右端から『列の追加』をクリック 『列の表示と非表示を切り替える』をクリック
右側サイドパネルで『ファイルサイズ』にチェックを入れて『適用』をクリック

すると、ほら、このように。ファイルサイズ列が追加されて、フォルダ内のファイル・フォルダの個数が一目でわかるようになりました。
これで中身のないフォルダを無駄に開くこともなくなります。

列順の変更・その他の列追加

ちなみに、列の並び順を変えたい場合は、列名を選んで配置したい場所にドラッグアンドドロップすればOKです。
なお、追加できる列には、ファイルサイズの他にも 子アイテムの数・子フォルダーの数 （ファイルサイズ列とは異なり、ファイルとフォルダを分けてカウントしてくれます）や、登録者・登録日時などの列もあります。用途に応じてチェックを入れてみてください。

変更の保存

さて、列表示や並び順を変更したら、次回以降の表示でもこれがキープされるように、保存しましょう。やり方は、ライブラリ右上の 『すべてのドキュメント』 『ビューに名前をつけて保存』『保存』 です。

ライブラリでのデータの見せ方・表示のさせ方をビューと呼んでいますが、
この操作で すべてのドキュメント という名前の既存のビューを上書き保存したことになります。

列の追加 は、同じMicrosoftのファイルストレージでも個人用であるOneDriveにはない、チーム共有が前提のSharePointに特徴的な機能です。
うまく使うと自分だけでなくチームメンバーにもメリットがあります。

フォルダを無視して全てのファイルを表示させる

フォルダ開くのが面倒…

これで空のフォルダを開いてしまう問題は解決しました。では次に行きましょう。

「どのフォルダ配下にあるかはどうでも良いが、ドキュメントライブラリ全体で、新規作成・更新があったファイルを確認したい」

という場合があるかと思います。そんなときに、いちいちフォルダを開くのが面倒なんですよね。。。

これを解決するために、フォルダを無視してファイルのみ表示するビュー を作ってみましょう。
ライブラリのビューは、複数作れるので、目的に応じて表示を切り替えられる、というのがポイントです。
すべてのドキュメント という既存のビューは残して、別の新たなビューを追加していきます。

新規ビューの作成

ライブラリ右上の『すべてのドキュメント』をクリック 『新しいビューを作成する』
ビューの作成画面が出るので『ビュー名』に入力して『作成』をクリック

これで新しいビューが追加されました。ビュー名はとりあえず NoFolderView としておきましたが、あとで変更も可能です。

新しいビューが出来たら、ライブラリ右上でそのビューが選択されている（チェックが付いている）ことを確認して、『現在のビューの編集』 をクリックします。

ビュー設定の編集

詳細の設定画面が開きます。（やや古くさい、SharePointのクラシック表示と呼ばれる画面です。）
スクロールダウンして、『フォルダー』という項目を見つけてください。
これを『フォルダーなしですべてのアイテムを表示する』に変更します。

次に、少し上にスクロールして、今度は『並び替え』項目を探してください。こちらは 最優先する列 に『更新日時』を選び、『降順でアイテムを表示する』に変更します。

最後に、画面の先頭または一番下に移動して、OK をクリックします。

これでNoFolderViewビューが更新されました。異なるフォルダに入っている複数ファイルを、最新のものから順に確認することが出来ます。

このように、元々のフォルダ分類に囚われず、用途に合わせてビューを切り替えることが出来るのが
SharePointドキュメントライブラリの良いところです。

なお、 フォルダを無視して表示 というオプションは、ライブラリ（モダンエクスペリエンス）の画面からは設定できないので、別画面（クラシック表示）の詳細設定に行きましたが、その他ほとんどの設定は、1で示したようにライブラリの画面上で行うことが出来ます。

ビューで設定できることは、列の追加・列並び順・行の昇順/降順のほかにも、
グループ化・フィルター・条件付き書式の設定・カレンダー形式での表示・ギャラリー形式（カード風）での表示など、いろいろありますので、試してみると良いと思います。

ファイルのチェックアウト・チェックインでバージョンを管理する

ファイル名がやけに長い…

さあ、最後に行きましょう。ファイル名とバージョン問題です。下のように、ファイル名に日付を付けているのをたまに見かけますね。
ファイルの作業状態を逐一残しておきたいからなのでしょうか。

20230601_イベント企画書.docx
20230607_イベント企画書.docx
20230615_イベント企画書_山田.docx

・・・命名規則に沿って整然としているのはわかります。
めちゃくちゃなファイル名付け（以下例）で、どれが最新だか分からない状態を避けるためにやっているのでしょう。

イベント企画書 – コピー.docx
イベント企画書 – コピー（2）.docx
イベント企画書 （最新）.docx
イベント企画書 （最新）Revised.docx

確かにこれよりはよっぽど良いです。

このような「日付_案件_付加情報」に類する命名の仕方を、おススメのファイル整理方法として紹介する記事が結構ありました。
どういう環境でも通用するという点では、理にかなったやり方なのかもしれません。
・・・でも、すみませんが、どうも共感できないんですよね。

SharePointなら、これからご紹介する別のやり方のほうが良いと思います。

ファイルのバージョン履歴

SharePointでは、ファイルは作業中に自動保存されており、バージョン履歴も蓄積されていきます。

バージョンを確認するには、ファイルタブ 情報 バージョン履歴 をクリック です。
これで、過去のバージョンを指定して内容を見ることができ、比較したり、復元したり、別名を付けて保存したりすることが可能です。
下の画面はWordを例にしていますが、Excel、PowerPointでも操作は同じです。

普段の仕事では、多くの場合、これで十分な気がします。

ファイルのチェックアウト

ただ、「自動保存ではなく、自分の意図したタイミングで保存して、意味のあるバージョン区切りを入れたい」というニーズもあるでしょう。
そういう場合、自動保存をオフにしても良いですが、せっかくなので、チェックアウト・チェックインを使いましょう。

まず、チェックアウトです。チェックアウトとは、他の人が対象ファイルを編集できなくする機能です。

やり方は、
対象ファイルを右クリック もしくは ファイル名 右横の三点ボタンをクリック
その他 チェックアウト をクリック

これで、対象ファイルの右に赤い矢印マークが付きました。
この赤ポチは、このファイルはチェックアウト中なので、他の人は編集できません、という目印です。

ファイルのチェックイン

チェックアウト後は、ファイルを開いて編集作業を行います。編集が終わったら、今度はチェックインしましょう。
チェックインは、再び他の人が対象ファイルを編集できるようにするアクションです。

やり方は、
対象ファイルのファイルタブ 情報 チェックイン をクリック

すると以下の通り、コメント入力欄が出てきます。
ここに、そのバージョンでどういう変更を加えたか、後で他の人にもわかるように簡単なコメントを入れましょう。OKを押したら完了です。

なお、インストール版ではなく、Web版アプリで作業をした場合のチェックインのやり方は、

作業後、ファイルのブラウザタブを閉じて ライブラリから対象ファイルを右クリック
その他 チェックイン コメントを入力

で同じことが出来ます。

バージョンコメントの確認

チェックインごとのバージョンコメントは、ライブラリでファイルを右クリック バージョン履歴から見ることが出来ます。

ライブラリのビューでも最新バージョンへのコメントを見たい場合は、1で覚えた列の追加から、チェックインのコメント列の表示を追加します。
はい、これでひとまず完成です。

Gitのようなソース管理ツールほどではないにせよ、ビジネス上のファイル管理ツールとしてはSharePointはなかなか使えると思いませんか。

おわりに

以上、SharePointのファイル整理術を3つご紹介しました。

他にもSharePointには面白い機能や使い方が様々あって、語りだすとキリがないので、今回はここまでとしたいと思います。
と言いながら、最後に追加で3点だけ。。。

• 今回は既存の列を追加しただけでしたが、自作の列を追加することも出来ます。
  これを活用することで、業務の目的により最適化したファイル管理が可能になるでしょう。
  ファイル整理にフォルダ自体があまり要らなくなると思います。
• SharePointにデータを置くことで、Power AutomateなどPower Platformと連携の可能性が拡がります。
  作業の自動化であったり、BIを用いたデータ分析であったり、色々とアイデア次第です。
• 追加料金を払うとMicrosoft Syntexというサービスが利用できます。
  （https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-syntex）
  使ったことがないので、どの程度便利かわかりませんが、
  すごくざっくり言うとAIがファイルの内容を見て、いい具合に整理してくれるようです。チャンスがあれば試してみたい。。。

これらについては、またの別の機会に詳しく解説出来ればと思っています。

最後まで読んでいただきありがとうございました。皆様のお役に立てれば幸いです。
また、こんなSharePointの活用方法がある、という情報がありましたら、是非教えてください。

よろしければ、こちらもご覧ください。

SharePointグループ化ビューによるファイル階層表示

皆さんが職場で最も長い時間立ち上げているソフトは何でしょうか？Teams？Excel？おそらく、メールソフトの方も多いのではないでしょうか。
その中で、最も利用されているメールソフトの1つが、Microsoft365が提供するOutlook（アウトルック）です。
Outlook には意外と知られていない便利な機能やツールが多数備わっていて、これらを活用することで作業効率をアップすることができます。 
​​​​​​​最も起動時間が長く、毎日使用するソフトだからこそ、10秒得する！小技を取り入れて、時短を強化していきましょう。

「メールと予定表」の即切り替え【Ctrl + 1 / 2】

皆さんは朝会社に出勤して、パソコンを立ち上げて、まず最初にすることはなんでしょうか？私は、まずはメールチェックと本日の予定確認をします。また業務中も、頻繁にメールと予定表を交互に確認する機会は多いです。同じような作業をすることが多い方は、下記のショーカットキーを覚えて、マウスなしでスムーズに切り替えてみましょう。

「書式クリア」で見づらさを解消【Ctrl + Space】

ご自身のOutlookの書式設定を「HTML」もしくは「リッチテキスト」にしている場合は、受信したメールを返信したり、本文をコピーした際に、相手のフォント設定の情報も引き継がれます。メール内で様々なフォントや行間設定が混在していると少し見づらくなってきますし、コピペしたことが丸わかりなので、あまりビジネス的にも適切ではありません。そういった時でも、いちいち手動で変更したり、「貼り付け」＞「貼り付けのオプション」＞「テキストのみ保持」のステップを踏まずとも、簡単に書式のリセットを行うことが可能です。

「メールから予定を作成」で、内容を即反映【ドラッグ】

Outlookのスケジュールに予定やタスクを入力する際、その予定・タスクについての詳細はどのメールに書かれていたっけ…となったりしたことはありませんか？その度に該当メールを検索し、内容を転記する手間をかけなくても、一発でメールを直接予定表に反映させる方法があります。こちらは特に打ち合わせ・ミーティング・イベント等の予定をセットアップする際に便利な小技です。メールの本文が残っていると、それまでのやり取りがわかりやすくなり、受信者への情報共有もスムーズに行えるというメリットもあります。

メールの本文を残したまま、予定作成画面が立ち上がりますので、「タイトル」、「開始時刻」、「終了時刻」、「場所」などの必要項目を設定し、予定表に直接紐づけることができます。

To Doほどでもないタスクは、「メモ」を活用してみよう【Ctrl + Shift + N】

メールを確認している時に、ちょこっとした自分用のメモを残したい時ってありますよね。その際、同じくOutlookの「TO DO」にタスク登録するほどまででもない内容や、いちいちWindows標準アプリの「メモ帳」、「付箋」を立ち上げるのも面倒…と感じたことはありませんか。実は、Outlook内にもメモの機能があります。こちらは画面上自由に移動させることができ、Outlookを起動させている間は表示されます。新たなアプリを開かずとも作業が続けられますので、便利です。

もし誤ってOutlookを閉じてしまった場合にも、作成したメモは自動的に保存されているため、心配いりません。「ナビゲーションバー」＞「その他」＞「メモ」で内容を確認できます。

「予約送信」機能で、メールを時間指定で送信【配信タイミング】

夜中にメールをするのは気が引けたり、取引先の就業時間外にメールを送信することは不適切かなと悩まれたことは誰しもあるかと思います。また、メルマガのように常に決まった時間に送信したい場合など、予め希望した時間にメールを送信できる時間指定機能がOutlookには備わっています。意外と簡単に設定できますので、必要な場合にはこちらの送信予約を利用してみましょう。

こちらの機能を使えば、自分へのリマインダーとして自身にメールを送信することもできますね！

いかがでしたでしょうか。
今回紹介したTipsの全てが、特に事前設定も必要なく、即座に使えるものばかりです。ぜひ、今日から一つでも取り入れてみてください。
今回はOutlookの活用方法をご紹介しましたが、今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！

Power Automate クラウドフローでスケジュールを設定したのに、意図した時刻に実行されなかったことはありませんか？
私は夜中の2時に動くよう設定し、翌朝結果を確認してみたら実行されておらず、何が原因かと思ったらまだ開始時刻になっていませんでした…
時刻を指定するだけなのになぜ失敗してしまうのか、注意しておくポイントを押さえましょう。

スケジュール済みクラウドフロー作成の基本

作成ページで「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。
スケジュールの設定画面で、開始日と繰り返し間隔を設定します。
初期設定では今日の10:00AMから、1分ごとに実行となりますが、繰り返し間隔は他に時間・日・週・月などがあり、「週間」にすると曜日を選択することもできます。

開始時刻の見方

先ほど作成したフローを編集画面で見てみると、日付は同じことが分かりますが10:00AMという設定が見当たらず、開始時刻の時間らしき部分は 01:00:00.000Z となっています。
これは10:00AMから自動でUTCに変換されたためです。末尾に「Z」が付いているとUTCと見なされます。
そのため、開始時刻を変更する場合、UTCで設定する必要があります。UTCだと何時になるのか考えて設定しないといけないのです。

UTCとは

協定世界時 【Coordinated Universal Time】
世界の標準時刻の基準として用いられる時刻。UTCは日本標準時（JST）から9時間引いた時間となる。

日本時間で設定する方法

UTCで設定するのは分かりにくいので、タイムゾーンの設定をしましょう。

タイムゾーンに「（UTC+9:00）大阪、札幌、東京」を選択します。
左図、頻度を「日」にした場合は設定時刻（時間・分）を別途設定できるのですが、タイムゾーンが反映されるのはこの設定時刻に対してとなります。
ただし、開始時刻には末尾に「Z」が付いていますので、これはUTCのままです。

開始時刻にもタイムゾーンを反映するには、末尾の「Z」を取ります！
「Z」を取ることでどちらも日本時間で設定することができます。
これで分かりやすくなりますね。

設定時刻があって開始時刻を過ぎた後は、特に困らないと思いますが、開始時刻だけの場合は、開始時刻が起点であり実行時刻となります。
末尾「Z」を取って、間違いなく目的の時間に実行させましょう！

（おまけ）アクションで日時を扱う時はタイムゾーン変換

スケジュール実行ではなく、クラウドフローの処理の中で日時を扱うことがあります。

”現在の時刻”で取得した日時もUTCですので、日本時間として扱いたい場合は”タイムゾーン変換”を使いましょう。この二つのアクションをセットで覚えておくとよいですね。

末尾「Z」とその意味、ご存じでしたでしょうか？これでもう間違えることはないでしょう。
確実なスケジュール実行で、さらにクラウドフローをご活用ください。

すっかり定着したMicrosoft Teamsですが、会議を録画できることはご存知だと思います。そこで、今回は録画に関する小技を4つご紹介したいと思います。

＜録画予約＞

会議作成時に録画予約

Teams会議の最初にレコーディングを手動で開始するのは慌ただしいですよね？
　「会議のファシリテーションをしながら録画開始の操作をするのは大変！」　「録画していなかったけど、大事な発言があったから撮っておけばよかった！」など、録画を失敗したり忘れたりしたこともあると思います。

そこで、Teams会議を作成時や会議開始前に、あらかじめ会議開始と同時にレコーディング開始する設定ができます。

Outlookで予定表を開き、「Teams会議」のボタンを押すと、「会議オプション」を選択できるようになります。「自動的にレコード」にチェックを入れて保存すれば、会議開始と同時にレコーディングが開始されます。

作成済の会議の録画予約

既にTeams会議として設定している場合は、予定表の本文中にあるリンクからも設定ができます。

「会議のオプション」をクリックすると​​​​​​​設定画面がブラウザで開きます。「自動的にレコード」のトグルをONにして保存し、ブラウザを閉じましょう。

※自分が主催者ではない会議の会議オプションは設定・変更できません。

＜録画動画の期限＞

録画した動画の期限が切れて、見られなくなったことはありませんか。録画の期限を、無期限に設定しておくことで、その心配はなくなります。

録画した動画を開き、タイトルのすぐ下に日付、続いて有効期限を表示してあるところがあります。

その期限をクリックすると、メニューがでてきますので、お好みの期限が設定できます。無期限の場合は、「有効期限を削除します」を選択します。

＜字幕（ライブキャプション）＞

会議の音声をリアルタイムで字幕にしてくれます。

会議の時に字幕を出すには、会議画面の右上の三点ボタンから、​​​​​​​「ライブキャプションをオンにする」を選びます。

設定言語が日本語以外になっていたら、​​​​​​​​​​​​​​表示する言語を日本語に変更します。

発言者が大勢いて誰が喋っているのか見失いがちな時や、周りが騒がしい場所で参加しなくてはいけない時など
発言者がアイコン表示されるので分かりやすいですね。

なお、ライブキャプションは、ユーザー毎の表示設定なので、他の人がONにしても自動でONにはなりません。
音声言語の変更は、会議そのものの設定なので、​​​​​​​一人が変更すると全員のものが変更されます。

＜文字起こし（トランスクリプト）​​＞

​​ライブキャプションは文字記録可能です。それが、トランスクリプト機能です。

右上三点ボタンから「レコーディングを開始」を押すと、​​​​​​​画面の録画と同時に、文字起こしも記録されます。

右側にトランスクリプト画面が表示されますが、日本語以外の言語になっている場合は、必要に応じて手動で日本語に変更してください。

なお、認識する言語の設定はライブキャプションとトランスクリプトで共通なので、
先にどちらかの機能を使って変更していた場合は言語設定が引き継がれます。

ちなみに、画面録画は不要で文字起こしだけ残したい、という時は、右上三点ボタンから「トランスクリプションの開始」です。

「レコーディングの停止」または「トランスクリプションの停止」を押すか、
会議を終了すると、チャットのタブに「会議：トランスクリプト」という項目が追加されます。

会議レコーディングと同様の表示です。

クリックすると会議詳細画面の「レコーディングと文字起こし」タブに移動して
文字起こしの結果を見ることができます。ファイルでダウンロードすることもできます。

このトランスクリプトは最初に設定を忘れても、後から「ビデオの設定」を押し、トランスクリプトとキャプションの生成ボタンから作成できます。

■注意点

​​​​​​​＊「チーム会議」と「今すぐ会議」には未対応です。
カレンダーまたはOutlook予定表で設定したTeams会議でのみ使えます。

＊翻訳はしてくれません。
英語で表示されているときも、日本語での発話を無理やり英単語に当てはめて表示するだけで翻訳の機能はついていません。
（文法も文脈もない言った覚えのない英語が文字に残ってビックリするので、記録開始前に言語変更するのがおすすめ）

＊議事録などに使いたい場合はうまく翻訳されていない箇所もあるので、今のところ手直しが必要です。

ここ数年、働き方が大きく変わる中 で「動画で情報を伝えたい」「動画を活用したい」と感じる場面が多くなった気がしませんか？
例えばPCで使うソフトウェア・アプリの操作方法を説明するときなど、動画があると視覚的に分かりやすくて大変便利！動画作成には専用のソフトが必要なイメージがありますが、実は PowerPoint を使って録画や動画編集ができるんです

今回は、プロに頼まなくても自分でサクッと動画を作成する方法のご紹介です。

PowerPointは本来プレゼンテーションを目的としたソフトですので、動画編集専用のソフトと比べると出来ることは限られています。
しかし、既にインストールされていれば無料で使えますし、操作方法もそれほど難しくはありませんそして何より、一度動画を作成してしまえば時短になるので、簡単な動画を作成したい場合にはお勧めのツールです。

PowerPointでPC画面上の操作を録画

PowerPointのスライドショー自体を録画した経験がある方は少なくないと思いますが、
今回ご紹介したいのは、PC上で操作するソフトウェアやアプリなど、PowerPointのスライド以外 = デスクトップの任意の範囲を録画する方法です。

まずはPowerPointを開いて新しいスライドを用意します。
【記録】タブ　>　【画面録画】をクリック

録画の設定画面が表示されるので、適宜設定していきます。
 【オーディオ】【ポインターの録画】を設定　>　【領域の選択】をクリック　>　録画したい範囲を赤い点線で囲む

録画したいソフトやアプリと、ご自身の操作の準備ができたらいよいよ録画開始です。
録画設定画面の録画ボタンをクリックでカウントダウンが始まり録画が開始！
選択した領域内で録画したい操作を始めましょう。

録りたい操作が終了したら録画をストップします。
録画設定画面の停止ボタン■をクリック、または【Windows】+【Shift】+【Q】で録画終了
録画を終了すると、用意していたPowerPointのスライドに録画画面が自動で挿入され、リボンメニューに【ビデオ形式】【再生】が追加されます。

これで画面の録画が完了しました。とっても簡単～
録画した動画は【再生】タブ　>　【再生】をクリックで再生できます。

動画はこのままスライド要素として使用できますが、もし画面範囲や録画前後に不要なものがあれば編集することも可能です。
次は、録画した動画の編集方法を２つご紹介します。

​​​​録画した動画の編集(トリミング)

​​静止画と同じように、余計な範囲が映り込んでいる場合はトリミングでの切り抜き（録画画面の範囲変更）が可能です。
ビデオ形式タブ　>　トリミング で切り抜きたい範囲を指定

動画前後の不要な部分を削除し、尺を詰めることも可能です。
再生タブ　>　ビデオのトリミング　>　ビデオのトリミングウィンドウ内 ダイアログボックスの緑・赤のスライダーを手動で調整

録画した動画の保存（MP4形式でエクスポート）

編集後の動画は動画ファイルとして保存もできます。保存してしまえば他のアプリでも活用できるので便利！
ファイルタブ　>　エクスポート　>　ビデオの作成　>　ファイルの大きさと音声を設定　>　ビデオの作成(画面下部)　 >　拡張子 [.mp4] で名前をつけて保存

いかがでしょうか？録画から編集まで、PowerPointで一通り完結できるのがポイントです！
１ランク上の​​​​​資料作りに、是非パワポで動画作成にトライしてみてください

Power Automate（クラウドフロー）の実行が失敗すると、フローの所有者にメールで通知が届きます。…が、このメール通知、​​​​​​​週1回しか送られてきません。タイミングによってはずっとエラーになっていたのに随分経ってから気づく、なんてことも
エラーが発生した都度、フロー詳細画面と実行履歴へのリンクのついたメールを送る方法をご紹介します。

デフォルトのエラー通知

クラウドフローで何らかのエラーが発生して実行がうまくいかなかった場合、フローの所有者宛にメールが届きます。

「過去１週間で～」とある通り、週１回の頻度でまとめて通知が来ることになっています。

もっと早く気づきたい！という場合、エラーが発生したら都度通知をするように、フロー内のアクションとして設定する方法があります。

メール送信アクションの設定

実行が失敗しがちなアクション、スコープ（アクションのグループ）、またはフロー全体の最後に、メール送信 アクションを追加しましょう。
（Teamsで通知を受け取りたい場合はTeamsのアクション「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」でも、もちろんOKです）

ポイントは、件名にフロー名、本文にフロー詳細へのリンクと、実行履歴へのリンクを含めること。どのフローで、どんなエラーが起きたのかの確認がしやすくなります！

◆「メールの送信」アクションの設定

「メールの送信」アクションの設定をしていきましょう。
宛先はフローの所有者のほか、フォローできるチームメンバーや関係者をCCに入れておくと良いでしょう。

フローの情報をメールに表示させるには、Workflow関数 を使います。

◆フロー名の挿入

まずは件名の設定です。「エラー：フロー名」などにすると何の通知なのか分かりやすいですね。

workflow()[‘tags’][‘flowDisplayName’]
とすることで、フロー名（表示名）を入れることができます。

動的なコンテンツの追加 で「式」のタブに切り替えて、上記のworkflow関数を入力し（コピペでOK）、OKボタンを押して確定しましょう。

◆リンクの挿入

続いて、本文を設定していきます。実行履歴の一覧が表示されるフロー詳細ページと、その実行単体の履歴ページへのリンクをそれぞれ貼っておくと、エラーの確認がスムーズです。

文章を入力したらリンクを設定します。
URLは構成が決まっているので、Workflow関数を組み合わせて設定することができます。

環境ID	workflow()[‘tags’][‘environmentName’]
フローID	workflow()[‘name’]
実行ID	workflow()[‘run’][‘name’]

リンクを貼りたい文字列を選択して、右上のリンクボタンを押します。
Link Target の部分に、下記のURLをそのままコピーして貼り付ければ完成です！

フロー詳細

【URLの構成】　https://make.powerautomate.com/environments/環境ID/flows/フローID/details

https://make.powerautomate.com/environments/@{workflow()[‘tags’][‘environmentName’]}/flows/@{workflow()[‘name’]}/details

実行履歴

【URLの構成】　https://make.powerautomate.com/environments/環境ID/flows/フローID/runs/実行ID

https://make.powerautomate.com/environments/@{workflow()[‘tags’][‘environmentName’]}/flows/@{workflow()[‘name’]}/runs/@{workflow()[‘run’][‘name’]}