ショートカットキー＜F5＞でPower Pointのプレゼンテーションを開始できることはご存知の方も多いかと思います。
＜F5＞以外にもプレゼンで使えるショートカットが色々あるのでご紹介していきます。

◆現在のスライドからプレゼン開始：Shift+F5​​​​​​​

上述の通り、＜F5＞はスライドショー開始のショートカットですが、
頭にShiftを付けると、表示しているページからスライドショーを開始します。
資料作成中にアニメーションの動きを確認したり、一旦閉じたスライドショーを途中から再開したい時に便利！

Shift＋F5で今いるページからスライドショー　なお、どちらの場合も＜Esc＞でスライドショー終了です。

◆スライドの一覧を表示：＜ー＞マイナス　任意のスライドにジャンプ：数字+Enter

​​​​​​​説明が終わったあとに＜-＞（マイナス）でスライド一覧表示にすると、質疑応答の時に役立ちます。
「さっきのXXが載ってたスライドの～」なんて言われた時にどのスライドか分かりやすい！

そして＜数字+Enter＞で任意のスライド番号のページに切り替えできます。
方向キーやBackSpaceで行ったり来たりするより断然スマート

◆任意のスライドにジャンプ：数字+Enter

◆レーザーポインター：Ctrl+L　ペン：Ctrl+P

注目してほしい場面ではレーザーポインターに切り替えたり、ペンに切り替えて丸っと囲んで目立たせると効果的です。
なお、ペンで書き込んだ内容を消去するには＜E＞を押します。
＜Ctrl+A＞でいつもの矢印カーソルに戻ります。

◆黒画面：B　白画面：W

スライドショー終了するのではなく一旦画面表示だけ消して一時停止したい時は＜B＞または＜W＞を押してください。
BlackとWhiteの頭文字で覚えやすい！いづれかのキーを押すと直前に表示していたスライドに戻ります。

スライドではなく話し手に注目してほしいとき（商品の実物を見せる場面とか）に役立つ機能だったんですが・・・オンライン会議では出番が少ないかも？

◆タスクバー表示：Ctrl＋T

スライドショー中にWebページやExcelなど他の資料を見せたい時は＜Ctrl+T＞でタスクバーを表示させて起動中のアプリに切り替えができます。
使い慣れている人は＜Alt+Tab＞での切り替えの方が使いやすいかもしれません。いずれにしても途中で使う予定のアプリは事前に開いておくと慌てなくてすみます。

◆ZoomitとKokomite

スライドショー中に資料を拡大したい時、ハイライトしたい時にはアプリを使って行うことができます。

「Zoomit」は文字通り、その部分を大きくZoomして表示できます。下記リンクからダウンロードできます。他にもたくさん機能がありますので、ぜひ試してみてください。

ZoomIt – Sysinternals | Microsoft Learn

⇩　通常の大きさ

⇩　Zoomitした時のイメージ

「Kokomite」は、マウスポインタを目立たせるソフトです。起動することによって、マウスポインタのまわりが色付けされ、マウスポインタが目立つようになります。ポップアップメニューで、設定を押しすと右のWindowが開きますので、ポインタの色を変更など詳細を設定することもできます。

ダウンロード⇒Kokomiteの詳細情報 : Vector ソフトを探す！

いかがでしょうか。プレゼンに便利なショートカットやツールのご紹介でした。ぜひお試しください

『複数の画像を、きれいに整列して、等分に配置したい』・・・、やりたいことは、シンプルにそれだけでした。

しかし、ネットで調べてみたら、普段使わないツールを用いて、ややこしい手順が載っておりまして、、、ちょっと面倒だなと。

実は、PowerPointを使えば一瞬で出来るので、ご紹介します。

フォトボード風の画像を作りたい

先に仕上がりを見てください。こんな感じで、ブログのアイキャッチ用に、6枚の写真を同じように配置したい。フォトボード風と表現しましたが、これが今回やりたいことです。それぞれ元の画像は、サイズや縦横比が異なります。

PowerPointのデザインアイデアを使う

では早速やってみましょう。まずパワポを開いて、画像を挿入します。

下の画像では、6枚まとめて挿入しました。そうしたら、既に右側のサイドバーに「デザイナー」が表示されてますね？ここから、気に入ったデザインを選べばもう終わりです。

この後、目的に応じて、背景をコルクのテクスチャに変更したり・・・、と好きなようにアレンジして完成です。

ちなみにですが、

• タイトルも入れて、プレゼン資料の洒落たスライドトップにするのもいいですね。（本来この用途のための機能です。）
• 画像が6枚を超えると、デザイナーが提案しなくなるようです。

さて出来上がったら、ファイル ＞ エクスポート ＞ ファイルの種類の変更 で、画像ファイルとして出力しましょう。

おわりに（おまけ）

以上とても短いですが、パワポによる画像整列の小技でした。

パワーポイントをプレゼン資料作成ではなく、画像加工ツールとして使っちゃうのがポイントですね。ついでに、以前紹介したように、パワーポイントは手軽な録画ツールとしても使えます。

（こちら）【PowerPoint】専用ソフトは必要なし！パワポで録画と動画編集

PowerPoint、Canvaなどを始めとしたプレゼンテーションソフトには、今後さらに便利なAI機能が追加されていきそうです。もちろんそちらも楽しみですが、既存の少し地味なAI機能でも、割と使える場面がある、というお話でした。

クイック アクセス ツール バーとは？

ワンクリックで実行できる機能のアイコンが並んでいるのが クイックアクセスツールバー です。
Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote、などなど、Microsoft Office の各アプリで利用可能です。
アプリケーションの種類によりますが、既定では、[自動保存のON/OFF]、[上書き保存]、[元に戻す]、[やり直し]、などが並んでいます。

この クイックアクセス ツールバー、カスタマイズが可能なので、頻繁に使う機能を登録しておくことで作業効率が大幅にアップします！

※以前は、常に画面左上に表示されていましたが、新しいバージョンの Microsoft365 および 2021以降のアプリでは非表示が選択できるようになりました。「見あたらない！」という場合は 、リボンの最右にあるｖボタンから表示に変更しましょう。

クイック アクセス ツール バー に項目を追加する

◆リボンからの項目の追加

リボンにある機能は、右クリックメニューから追加が可能です。

機能によっては、個々のコマンドではなくギャラリー（一覧）としての追加になります。
（※後述の検索バーからの追加や、 [その他のコマンド] からであれば個別項目として追加可能なものもあります。）

既に登録してあるコマンドを削除したい場合は、ボタン上で右クリックして削除を選択します。

◆検索して追加

上部の検索窓にキーワードを入力して、検索結果の[操作]グループ内の項目を 右クリック。

※[ワークシート内から検索]グループの項目を選択してしまうと、検索自体が追加されてしまうので注意しましょう。

普段は非表示になっているタブ（[図の形式]や[デザイン]など）の項目も検索すれば出てきます。

◆リボンにない項目の追加

リボンにない機能を追加したい場合は、クイックアクセス ツール バー右端のボタンを押し、[その他のコマンド] を選択。
左枠でコマンドを選択して真ん中の 追加 ボタンを押すと右枠に移動し、クイック アクセス ツールバーに追加されます。

リボンからだとギャラリーでの追加になる項目を個別追加をしたい場合にも使えます。
右端にある▲▼で並び順の設定ができます。

なお、右下の方にある「ユーザー設定」でリセットを選択すると、初期状態に戻ります。
また、インポート／エクスポートのボタンから、ファイルに出力して別のPCやユーザーに設定を渡すこともできます。

コマンドの見つけ方

残念ながら今のところキーワード検索のようなオプションがありません。
「コマンドの選択」 で分類を絞ると目的のボタンが多少探しやすくなるかと思います。

コマンドは、記号 → 数字 → アルファベット → ひらがな・カタカナ → 漢字（音読み） の順に並んでいます。

例えば、[値の貼り付け]は 「リボンにないコマンド」グループにありますが、「値」が音読みで「ち」なので、[単一Webページ] の後にあります。

表示位置の変更、ボタン名の表示／非表示

クイック アクセス ツール バーは、リボンの下に配置場所を変更できます。
右端のユーザー設定ボタンから [リボンの下に表示] を選択。

作業領域に近くなるので、クリックしやすく使い勝手が良くなります。
また、ファイル名や検索バーに隠れてしまうことがなく見やすいので、配置したい項目が多い場合は特におすすめです。

リボンの下に配置した場合は、コマンド ラベル（＝ボタン名）が表示されます。非表示に変更することも可能です。

＜区切り＞の追加でさらに見やすく

[その他のコマンド] で ＜区切り＞ という項目を追加すると、ボタンとボタンの間に区切り線｜が入ります。

種類ごとに＜区切り＞を入れて並べておくと、見やすくなって使いやすい♪

ショートカットキーとしての使い方

クイック アクセス ツール バーに登録した項目は、Alt ＋ 数字 で呼び出すことができます。
Altキー を押すと、リボンとクイックアクセス ツールバーの項目にアルファベットと数字が割り当てられた状態になります。クイック アクセス ツール バーの項目は左から順に数字が割り当てられるので、よく使うものは先頭の方に配置して、オリジナルのショートカットキーとして覚えてしまうと便利です。

おすすめ追加コマンド

実際によく使う機能のうち、以下のいずれかに当てはまる項目を追加するのがおススメです！

• ショートカットキーがない or 複雑で覚えにくい
• [ホーム]タブにない（タブを移動しないと選べない）
• [ホーム]タブにあっても階層が深くて1クリックでは選べない

リボンを非表示にして作業することが多い方は、[ホーム]タブの項目も追加すると良いでしょう。

普段する作業によって追加項目は人それぞれですが、筆者が実際に追加しているコマンドを一例としてご紹介します。

Excel

One Driveを利用していて自動保存がかかるので、[上書き保存] は削除して [名前を付けて保存] を入れています。コピペの時によく使う [値の貼り付け] と [行/列の入れ替え] もクイック アクセス ツール バーにあるとスムーズ。指定範囲をリンク付きの図として貼り付けできる [カメラ] は、リボンにはないので使う方は追加推奨です。

Power Point

図表を多用するPower Pointでは、[図形の書式]タブのコマンドを多数配置して、タブ移動せずに図形を整えることができるようにしています。たくさん置いているので、コマンドラベルは非表示に設定。

Word

Wordは縦長のレイアウトなので、リボンをたたんで作業領域を広く使うことを前提に、[ホーム]タブの基本的なコマンドを配置しています。

クイック アクセス ツール バーを設定すると、リボンのタブを移動せずに機能を利用できます。３～４クリックだったものが１クリックになると、積み重ねでかなり作業効率がUPします。ぜひ、使いやすいようにカスタマイズしてみてください。

今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！

Excel（エクセル）を使った作業の中で、繰り返し同じ内容を入力したり、半角・全角等の表記の揺らぎが原因で集計が困難になった経験のある方は少なくないのではないでしょうか。このような場合、ぜひ活用したいのがExcelの「ドロップダウン（プルダウン）」機能です。

この機能を使うと、いちいち手で入力しなくても あらかじめ作成した項目から内容を選択することができ、集計の際には書式が統一されているので、入力ミスや手間が省けて とても効率的に作業を進めることができます。

今回は、ドロップダウンリストの基本的な使い方から応用編まで幅広く紹介します。

簡単！ドロップダウンリストの作り方

ドロップダウンリストの使い方には、大きく分けて2種類の方法があります。

①あらかじめ項目リストを用意する方法（セルを参照）

項目数が多かったり、数カ所で同じ内容のドロップダウンリストを利用する場合、または後で内容の変更がある場合は、あらかじめ同じシート上の別のセルや別シートにリストを作成し、セル参照するようにすると良いでしょう。

手順１）　任意の場所に、ドロップダウンリストに表示したい項目リストを作成します

手順２）　ドロップダウンリストを設定したいセルを選択します

手順３）　[データ]タブ → [データの入力規則]　をクリック

手順４）　[設定]タブ → [入力値の種類]で [リスト]を選択　

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順５）　[元の値]右端の[↑]をクリック → ドロップダウンリストに表示したいセル範囲を選択 → [データの入力規則]右端の[↑]をクリック

※以下例の選択セル範囲は、手順1)で作成した項目リストの (セル範囲 E3からE5)

手順６）　[OK] ボタン → 選択したセルにドロップダウンリストが表示されました

手順７）　他のセルにもドロップダウンリストを表示させたい場合は、セルの右下にあるハンドルを下に向かってドラッグします（オートフィルでコピー）

②直接入力してリストを作成する方法

別途項目リストを用意せずにリストに直接入力していく方法です。ドロップダウンリストに表示する項目が少ない場合に適しています。

手順１）　ドロップダウンリストを設定するセルを選択

手順２）　[データ]タブ → [データの入力規則] 　をクリック

手順３）　[入力値の種類] → [リスト] を選択

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順４）　[元の値] に ドロップダウンリストに設定する値を直接入力 → [OK]をクリック

手順５）　設定したセル横の矢印をクリックすると、ドロップダウンリストが表示されます

ドロップダウンリストの使い方：応用編

■リスト外の値を入力する方法

リストに設定の無いほかの値を直接入力しようとすると、エラーメッセージが表示されます。

このエラーメッセージを表示させず、ほかの値を入力する手順は以下の通りです。

[データの入力規則] の [エラーメッセージ]タブ → [無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する] のチェックを外す → [OK]

■変化に対応！項目リストの増減を自動的にドロップダウンリストへ反映させる方法

①あらかじめ項目リストを作る方法では、項目リストに増減が出た場合には その都度セル範囲を再選択する必要があります（注意欄参照）。頻繁にリストが増減する業務等では、項目リストをテーブル化しておくとドロップダウンリストにも自動的に反映され、セル範囲の再選択の必要が無く効率的です。（※この方法は、同じワークシート上に項目リストを作成する場合に有効です）

手順１）　項目リストのテーブル化：

テーブル化する範囲を選択 → [挿入]タブの[テーブル]をクリック → [テーブルの作成]ダイアログ表示 → [OK]　

手順２）　テーブル化した項目リストの範囲を[元の値]に設定し、[OK]をクリック

手順３）　項目リストの列に1行追加入力（または削除） → 増減がドロップダウンリストに自動的に反映されました

以上、ドロップダウンリスト（プルダウン）の作成方法と、応用編の使い方をご紹介しました。業務時間短縮に繋がるPCの小技、次回もご期待ください。

皆さんが職場で最も長い時間立ち上げているソフトは何でしょうか？Teams？Excel？おそらく、メールソフトの方も多いのではないでしょうか。
その中で、最も利用されているメールソフトの1つが、Microsoft365が提供するOutlook（アウトルック）です。
Outlook には意外と知られていない便利な機能やツールが多数備わっていて、これらを活用することで作業効率をアップすることができます。 
​​​​​​​最も起動時間が長く、毎日使用するソフトだからこそ、10秒得する！小技を取り入れて、時短を強化していきましょう。

「メールと予定表」の即切り替え【Ctrl + 1 / 2】

皆さんは朝会社に出勤して、パソコンを立ち上げて、まず最初にすることはなんでしょうか？私は、まずはメールチェックと本日の予定確認をします。また業務中も、頻繁にメールと予定表を交互に確認する機会は多いです。同じような作業をすることが多い方は、下記のショーカットキーを覚えて、マウスなしでスムーズに切り替えてみましょう。

「書式クリア」で見づらさを解消【Ctrl + Space】

ご自身のOutlookの書式設定を「HTML」もしくは「リッチテキスト」にしている場合は、受信したメールを返信したり、本文をコピーした際に、相手のフォント設定の情報も引き継がれます。メール内で様々なフォントや行間設定が混在していると少し見づらくなってきますし、コピペしたことが丸わかりなので、あまりビジネス的にも適切ではありません。そういった時でも、いちいち手動で変更したり、「貼り付け」＞「貼り付けのオプション」＞「テキストのみ保持」のステップを踏まずとも、簡単に書式のリセットを行うことが可能です。

「メールから予定を作成」で、内容を即反映【ドラッグ】

Outlookのスケジュールに予定やタスクを入力する際、その予定・タスクについての詳細はどのメールに書かれていたっけ…となったりしたことはありませんか？その度に該当メールを検索し、内容を転記する手間をかけなくても、一発でメールを直接予定表に反映させる方法があります。こちらは特に打ち合わせ・ミーティング・イベント等の予定をセットアップする際に便利な小技です。メールの本文が残っていると、それまでのやり取りがわかりやすくなり、受信者への情報共有もスムーズに行えるというメリットもあります。

メールの本文を残したまま、予定作成画面が立ち上がりますので、「タイトル」、「開始時刻」、「終了時刻」、「場所」などの必要項目を設定し、予定表に直接紐づけることができます。

To Doほどでもないタスクは、「メモ」を活用してみよう【Ctrl + Shift + N】

メールを確認している時に、ちょこっとした自分用のメモを残したい時ってありますよね。その際、同じくOutlookの「TO DO」にタスク登録するほどまででもない内容や、いちいちWindows標準アプリの「メモ帳」、「付箋」を立ち上げるのも面倒…と感じたことはありませんか。実は、Outlook内にもメモの機能があります。こちらは画面上自由に移動させることができ、Outlookを起動させている間は表示されます。新たなアプリを開かずとも作業が続けられますので、便利です。

もし誤ってOutlookを閉じてしまった場合にも、作成したメモは自動的に保存されているため、心配いりません。「ナビゲーションバー」＞「その他」＞「メモ」で内容を確認できます。

「予約送信」機能で、メールを時間指定で送信【配信タイミング】

夜中にメールをするのは気が引けたり、取引先の就業時間外にメールを送信することは不適切かなと悩まれたことは誰しもあるかと思います。また、メルマガのように常に決まった時間に送信したい場合など、予め希望した時間にメールを送信できる時間指定機能がOutlookには備わっています。意外と簡単に設定できますので、必要な場合にはこちらの送信予約を利用してみましょう。

こちらの機能を使えば、自分へのリマインダーとして自身にメールを送信することもできますね！

いかがでしたでしょうか。
今回紹介したTipsの全てが、特に事前設定も必要なく、即座に使えるものばかりです。ぜひ、今日から一つでも取り入れてみてください。
今回はOutlookの活用方法をご紹介しましたが、今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！

ここ数年、働き方が大きく変わる中 で「動画で情報を伝えたい」「動画を活用したい」と感じる場面が多くなった気がしませんか？
例えばPCで使うソフトウェア・アプリの操作方法を説明するときなど、動画があると視覚的に分かりやすくて大変便利！動画作成には専用のソフトが必要なイメージがありますが、実は PowerPoint を使って録画や動画編集ができるんです

今回は、プロに頼まなくても自分でサクッと動画を作成する方法のご紹介です。

PowerPointは本来プレゼンテーションを目的としたソフトですので、動画編集専用のソフトと比べると出来ることは限られています。
しかし、既にインストールされていれば無料で使えますし、操作方法もそれほど難しくはありませんそして何より、一度動画を作成してしまえば時短になるので、簡単な動画を作成したい場合にはお勧めのツールです。

PowerPointでPC画面上の操作を録画

PowerPointのスライドショー自体を録画した経験がある方は少なくないと思いますが、
今回ご紹介したいのは、PC上で操作するソフトウェアやアプリなど、PowerPointのスライド以外 = デスクトップの任意の範囲を録画する方法です。

まずはPowerPointを開いて新しいスライドを用意します。
【記録】タブ　>　【画面録画】をクリック

録画の設定画面が表示されるので、適宜設定していきます。
 【オーディオ】【ポインターの録画】を設定　>　【領域の選択】をクリック　>　録画したい範囲を赤い点線で囲む

録画したいソフトやアプリと、ご自身の操作の準備ができたらいよいよ録画開始です。
録画設定画面の録画ボタンをクリックでカウントダウンが始まり録画が開始！
選択した領域内で録画したい操作を始めましょう。

録りたい操作が終了したら録画をストップします。
録画設定画面の停止ボタン■をクリック、または【Windows】+【Shift】+【Q】で録画終了
録画を終了すると、用意していたPowerPointのスライドに録画画面が自動で挿入され、リボンメニューに【ビデオ形式】【再生】が追加されます。

これで画面の録画が完了しました。とっても簡単～
録画した動画は【再生】タブ　>　【再生】をクリックで再生できます。

動画はこのままスライド要素として使用できますが、もし画面範囲や録画前後に不要なものがあれば編集することも可能です。
次は、録画した動画の編集方法を２つご紹介します。

​​​​録画した動画の編集(トリミング)

​​静止画と同じように、余計な範囲が映り込んでいる場合はトリミングでの切り抜き（録画画面の範囲変更）が可能です。
ビデオ形式タブ　>　トリミング で切り抜きたい範囲を指定

動画前後の不要な部分を削除し、尺を詰めることも可能です。
再生タブ　>　ビデオのトリミング　>　ビデオのトリミングウィンドウ内 ダイアログボックスの緑・赤のスライダーを手動で調整

録画した動画の保存（MP4形式でエクスポート）

編集後の動画は動画ファイルとして保存もできます。保存してしまえば他のアプリでも活用できるので便利！
ファイルタブ　>　エクスポート　>　ビデオの作成　>　ファイルの大きさと音声を設定　>　ビデオの作成(画面下部)　 >　拡張子 [.mp4] で名前をつけて保存

いかがでしょうか？録画から編集まで、PowerPointで一通り完結できるのがポイントです！
１ランク上の​​​​​資料作りに、是非パワポで動画作成にトライしてみてください

KMDSでのPower Automate for desktop導入と実績について

近年、非IT部門が自らの手で業務のデジタル化や自動化を図る、いわゆる「市民開発」という考え方が注目を浴びるようになっています。

KMDSでもこうした流れを受けて、様々なローコードツールを使って、業務の効率化を積極的に進めています。今回はその中でも、Power Automate for desktop というツールを使った業務の効率化について、社内での導入から実績までをご紹介します。

◆ Power Automate for desktopとは

Power Automate for desktop（以下PAD）とは、Microsoft社が2020年から提供しているRPA（Robotic Process Automation、PC上での作業を自動化できる）ツールです。PADを使えるようになると、Web操作やExcel編集、メール送信といったPC上で行う様々な作業を自動化することができます。

Windows 10以降であれば、追加費用なしで利用開始可能です！

◆ PADの特徴

「自動化」と聞くと、プログラミングで組むもの、プログラミング言語の知識がないと出来ないイメージが強いですが、PADの特徴は「自動化のための工程が理解できる言葉で用意されている」という点にあります。

例えば、「エクセルファイルのセルA1の値をコピー(読み取り)して、セルB1にペースト(書き込み)する」という処理を、VBAでやってみましょう。VBAの場合、エディター画面で以下のような記述をする必要があります。

一方、PADではどのような記述になるでしょうか。

図を見ていただくと分かる通り、PADではプログラミング言語を書いていません。操作画面の左側に日本語で様々なアクションが用意されているので、その中から自動化したい動作を１つずつ選び、右側のスペースに並べていくだけでその工程を自動化することができるのです。

このように、PADはプログラミング言語の知識がない人にも理解しやすい仕組みで用意されているので、「普段PCを使って作業はしているけれど、PCそのものにはあまり詳しくない。エクセル関数も正直苦手……」といった方でも、少し使い方を学ぶだけで自分で手軽に自動化ツールを作成することができるようになります。

◆ KMDSでのPAD利用促進

KMDSでは、PADの利用普及が会社全体の業務効率化につながると考え、2020年頃から社内での利用・促進に力を入れてきました。

具体的には、業務改善を担うチームを中心として、

• PADについての情報を社内で定期的に発信したり、
• PADで実現できそうな業務自動化の要望を社内ヒアリングしたり、
• 実際の業務に利用できそうな題材を元に社内オリジナルのPAD講座を用意して、従業員の誰でも好きなタイミングで学べるような環境を整えたり、
• 講座を受講後、実際に業務の自動化に着手した方をサポートしたり、

などの活動を行っています。

社外向けにも講座の提供をしています！

◆ 実績と効果

利用の普及に努めてから現在に至るまで、社内では数多くの自動化要望案件が挙がり、様々な部署で業務の自動化が進められています。社内講座を受けた従業員が自分たちの従来の業務を見直して自ら自動化に着手する機会も増え、会社全体で業務効率は年々上昇しています。

＜自動化業務の一例＞

• システムから出力したデータを加工（計算、ピボットテーブルなど）してフォーマットを整える作業
• Webサイトから情報を取得・ダウンロードして所定のエクセルフォーマットに入力後、PDFに変換して関係者へメールで一斉配信する作業
• メールで送付されてくるエクセルのフォーマットに対して、別のエクセルのリストからデータを転記して返信した後、更に印刷する作業

◆ 社員の声

最後に、実際に業務の自動化に取り組んだ社員からの感想をご紹介します。 いずれも非IT部門所属で、社内講座を受講から始めて、自ら業務の自動化に挑戦した社員達の生の声をお聞きください。

今までは手打ち・コピペで入力していたものを自動化出来て、９割ぐらい負担が減りました。

PADは大変わかりやすく、気軽にRPA作成できるツールとして最適だと思います。

一連の別々の業務を一本に自動化できたことで、どれか一つの工程を忘れてしまうリスクがなくなりました。

―いかがでしたでしょうか。
当社の事例から、PADを使った業務の効率化に興味を持っていただけたら幸いです。

KMDSでは社外への講座提供・利用促進の実績もございますので、「社内でのRPA促進・活用」に関してご相談やご質問などございましたら、是非「ご相談フォーム」からお寄せください。

次回からは、PADの実際の使い方を、ひとつずつご紹介していきたいと思います。

頻繁に行うExcel作業のひとつ、それは「２つのデータを比較して違いを確認する」というものではないでしょうか。パッと見て、同じような２つのデータを目視で比較するのは時間も取られ、人間ですからミスも起こりやすいですし、何より目が疲れます。

そこで、今回はExcelデータの比較を簡単・確実・時短でできる方法をご紹介します。

同じブック内の文字列を比較する方法

◆関数不要！イコールで繋ぐだけ！

まずは関数不要の比較方法のご紹介です。
2つの表にそれぞれ同じデータが入っているかどうかを簡単に見分けるには、比較結果を表示するセルに比較対象をイコール(=)で繋いだだけの式を入力すればOKです。

入力した二つが一致している場合はTRUE、違う場合はFALSEという値が表示されるので、FALSEの部分だけチェックすれば良いことになります。

上記の =C2=H2 のように
セルで比較することもできますが、C2:C50=H2:H50 のように​​​​​​​範囲を指定したり、

テーブル丸ごとの比較も可能です。
=テーブル1=テーブル2 

範囲やテーブルに対して行うと、結果は入力したセルから「スピル（注※）」されてそれぞれ対応する場所に表示されます。

（注※）
「スピル」は、最近のExcelで利用可能になった新機能です。（SPILL＝こぼれる、あふれる）
ひとつのセルに入力した数式の結果が複数になる場合、式を入力したセルからから溢れるように隣接するセルにも表示されます。

条件付き書式でFALSE部分に色をつけたり、IF関数を組み合わせてFALSEの時はと表示するなど、プラスひと工夫すると更に分かりやすくなりますね！

関数を使って比較しよう！

イコールで比較対象を繋いだ式と同じように、比較結果が一致していればTRUE/ 相違があればFALSEを返す、というのを関数で行うこともできます。

イコールで繋ぐ方法との違いは、大文字と小文字を別物として判定するところです。
こちらもセル対セルだけでなく、範囲やテーブルを指定してスピル表示ができます。

Excelファイル（ブック）丸ごとの比較方法

最後に、Excelファイル（ブック）丸ごとの比較方法です。
バックアップしたブックを間違って編集してしまったり、バージョン違いの同じようなファイルが存在したり…こういったブックの違いを見つけるのってかなり厄介かと思います。そんな時に使えるのが、Spreadsheet Compareというツールです。

◆Spreadsheet Compareの起動

Spreadsheet Compareは、Microsoft Office Professional PlusまたはMicrosoft 365 Apps for enterprise で使用することができます。（※参考：Microsoftサポート）

デスクトップ左下の「ここに入力して検索」にSpreadsheet Compare　と入力して起動しましょう。

スタートボタンから探す場合は、​​​​​​​Microsoft Office ツール の中にあります。

◆Spreadsheet Compareの使い方

①　左上のCompare Filesをクリックします。

②　上に旧ファイル、下に新ファイルをセットしてOKすると、ファイルの違いがレポートされます。

左上が旧ファイル、右上が新ファイルで、違いのあるところが色付けされています。

下段中央が差異の一覧で、種類ごとに表示されます。無視したい項目がある場合は、左のチェックを外せば非表示になります。右下は差異の個数の棒グラフです。

• 赤：構造の違い（列・行の追加・削除）
• 紫：計算式の違い
• 緑：値の違い
• 水色：計算結果の違いと原因セル
• 濃緑：書式の違い

リボンの真ん中あたりにある Export Results をクリックすれば、差異一覧をExcelファイルに出力できます。

色分けはなくなってしまうので、予め種類をしぼってから出力した方が見やすいかもしれません。

その隣の Copy Results to Clipboard を押してクリップボードにコピーした上で、​​​​​​​開いているExcelに貼り付けることも可能です。

Spreadsheet Compareの見かたと英語表記に慣れが必要ではありますが、目視だったらとんでもなく時間がかかる2つのデータの比較作業が、パパっと短時間でできるようになります。

以上、データを簡単に比較する３つの方法をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
同じブック内だったら最初に紹介したイコールや関数を使う方法、違うブックの比較だったらSpreadsheet Compareと使い分けてみてください

クリップボード履歴の使い方をご紹介します。
「コピー」や「切り取り」を実行したテキストや画像などのデータを、別の場所に貼り付けられるように一時保管する場所が クリップボード です。

以前は最新の1項目しか保存されませんでしたが、Windows10以降、クリップボード履歴 機能を使って複数項目を保持できるようになりました。
画面を行ったり来たりしてコピペを繰り返す、という作業がなくなって業務効率改善に効果ありです！

クリップボード履歴をONにする

まず、デフォルトでは履歴を残さない設定になっているので、機能をONにしましょう。
クリップボード履歴を初めて利用する際は Windowsロゴキー + V を押して、[有効にする] を選択します。

なお、設定＞システム＞クリップボード ​​​​​​​からも、クリップボード履歴のON/OFFの切り替えができます。

クリップボード履歴を利用する

一旦履歴機能をONにすれば、Windowsロゴキー + V で呼び出すことができます。
テキストでも、画像でも、コピーまたは切り取りしたものが履歴に残っていて、クリックで選択して貼り付けできます。

クリップボードに登録できるアイテムは
テキスト、画像（ビットマップ）、HTMLの3種類で1項目ごとのサイズ制限は 4MB となっています。
クリップボードに保持できる上限数は 25項目 です。（2023年1月現在）

項目数が上限に達すると、古いものから自動的に削除されます。
また、PCシャットダウン・再起動時に履歴がクリアされます。

よく使う定型文など、再利用するために取っておきたい項目は各項目の右上にある三点ボタン[…]から、「ピン留め」しておきましょう。
（ピン留めした項目はPC再起動時も削除されずに残ります。）

テキストを別の場所に貼り付ける時、元のドキュメントと貼り付け先のウィンドウを行ったり来たりしていませんか？
必要箇所をまとめてコピーしてから貼り付けをした方が効率的です。
それから、コピーした後でCtrl+V を押そうとしたのに間違えて別のキーを押してしまった、なんてことはないでしょうか？
これも大丈夫、履歴に残っているので再コピーする必要はありません。

クリップボード履歴を活用すれば、そんなちょっとしたタイムロスを減らすことができます！
これからは、コピーしたものは Windowsロゴキー + V で呼び出してください

今後も、業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます。
どこかで皆様のお役に立てれば幸いです。ぜひ試してみてください！