はじめに

YouTubeって便利ですよね。最近では、仕事上の調べものでも使うことがよくあります。
私たちが扱っているMicrosoft365やPower Platformでも、画面操作の動きを見ながら学ぶことが出来るのがメリットです。

なかでも一部の動画では、一般公開（GA）前の最新情報も得られるため、とても重宝しています。
（とくに英語圏のものに多い）

このように、学習向け映像コンテンツの興隆で、一昔前とは勉強の仕方が大きく変わった気がします。
私自身について言えば、文章よりも映像でモノを覚えるタイプだと感じています。
そのせいもあってか、以前と比べて習熟レベルが上がった気さえします。

しかし、そんななかでもストレスなのが、前後・途中に差し挟まれる広告です。
特に、Teams会議で、画面共有で動画を映しているときに広告が出たら、困っちゃいますよね。

興味のないレコメンドにもウンザリさせられます（とはいえ、これはまた別の話）。

広告なしで視聴するために、お金を払ってYouTubeプレミアムに加入するのも一つの手です。
しかし、ここでは代わりにTeamsアプリでのYouTube再生をご紹介します。
タダで、広告なしで動画再生できますから、邪魔されずに学習したいとき・会議で画面共有したいときに使えるでしょう。

Teams内アプリのインストール

では早速やってみましょう。
Teams画面で左側バーにあるアプリアイコンをクリック ＞ 検索バーにYouTubeと入力してEnter
これで、YouTubeアプリが出てくるはずです。

出てきたら追加を押しましょう。
ポップアップが開くので、もう一度追加を押せば完了です。

ちなみに、この説明文でわかりますが、「Microsoft 365 サービスで使用するために YouTube と共同で開発されたもので、Microsoft によって維持されます。」となっています。
提供元がMicrosoftなんです。意外。
Micorosoft365専用のYouTubeアプリで、ふだん使っているYouTubeとはちょっと違うものということです。

もしこのアプリをよく使うようなら、左側のアプリバーでYouTubeアイコンを右クリックして、ピン止めしておくと良いでしょう。

YouTubeアプリの使い方

動画の検索は、このアプリからでも出来なくはないのですが、フィルター条件を追加出来ないなど、あまり便利とは言えません・・・。

ですから、面倒ですが本家のブラウザ版YouTubeで動画を探して、目的のものを見つけたらURLをコピーすると良いでしょう。
（そこまでして広告を見たくないのか、と呆れた方はここで止めておきましょう。。）

本家からコピーしたURLを、検索バーに貼り付けると対象の動画が出てくるので、開くをクリックします。
これで、広告なしでYouTube動画を見ることが出来ました。

別の使い方としては、一人会議を作成して、チャットにURLを貼り付けて、OpenをクリックしてもOKです。

また、TeamsだけでなくMicrosoft365のアプリ一覧（ https://microsoft365.com/apps ）にもYouTubeアプリが追加されています。
Webブラウザで見る方が馴染み深いという方は、そちらをご利用ください。

会議での動画の共有

このアプリは、会議中の動画共有においても有用です。
会議中になにかYouTube動画を共有したいという場面があるかもしれません。
その際に、通常の画面共有でやっていませんか？

それでも悪くないですが、より最適なやり方は、YouTubeアプリでの共有です。
やり方は、一人会議の例と同じように、会議のチャットに動画のURLを貼って投稿します。
そして、Share in meetingボタンををクリックしましょう。

その後「共有を開始」をクリックすればOKです。

これで、PowerPoint Liveと同じようにライブシェアリングになります。
この共有方法ですと途中に広告が入りませんから、安心して動画を見せることが出来ます。
ブラウザ画面での共有よりも、見る側にとっても快適です。

また、グループコントロールをONにすると、共有した側のみならず、視聴者側でも操作できるようになります。

おわりに

以上のように、仕事には仕事用のYouTubeアプリがあります。

Teamsのウインドウで視聴していると、後ろから覗き込まれても遊んでいる感じに映りにくいと思います。
（元から遊んでいませんけど。。。）

広告が邪魔でしょうがないという方は、試してみてください。
なお、YouTubeアプリの追加が出来ない方は、管理者により利用不可にされている可能性があります。
IT部門などの管理者に必要性を説明して、頼んでみると良いでしょう。

最後に、広告なしで見られるからと言っても、役に立った動画には作成者への感謝を示しましょう。
チャンネル登録や高評価ボタンであったり、さらに気に入ったら提供しているサービスを利用してみたり。

良いコンテンツを作ってくれている人には、何らかの形で応援したいものです。

リモートワーク・在宅勤務がひとつの働き方として定着した今、何かしらの形でWEB会議に参加されたことがある方も多いのではないでしょうか。最初は慣れなかった画面越しの会話も、今では強力なコミュニケーションツールとなり、多くの会社で主要なミーティング手段となっています。

WEB会議では各ツールの「画面共有」機能を使い、自分のパソコンの画面を見せながら資料や手順を説明する機会があります。今回はMicrosoft Teamsで、画面共有をスムーズに行うためのTipsをご紹介します。

基本のおさらい：画面共有の方法

オンライン会議に参加

会議に参加した状態から始めます。

STEP

1

画面共有の開始

画面右上のあるアイコンから、「共有」ボタンを押します。

STEP

2

共有画面の選択

共有する画面を選択します。

• 「画面」を選びますと、自分のパソコンに映っているデスクトップ画面そのものを会議の参加者に共有します。

• 「ウィンドウ」を選びますと、自身のデスクトップで開いている任意のウィンドウを選択し、参加者と共有できます。共有したウィンドウ以外は参加者に表示されないため、別のウィンドウを参加者に共有したい場合には、いったん共有を停止し、選択し直す必要があります。

【ワンポイント】
1つのパワーポイントなど、特定の資料のみ共有したい場合は「ウィンドウ」でもよいですが、複数の資料や何かの手順説明など、画面をいったりきたりする必要がある場合は、「画面」共有をオススメします。

ネット環境やPCスペックに自信がなく、画面共有が遅れたりする場合は、以下を試してみてください。

• 重いアプリケーションは閉じる
• 無線ではなく有線ケーブルでネットにつなぐ
• カメラをオフにする
• 一度退出して、Teamsを再起動して再度参加し直してみる

STEP

3

画面共有の停止

画面右上のあるアイコンから、「共有を停止」ボタンを押します。
また、他の参加者が画面共有を開始した場合にも、自動的に共有は外れます。

STEP

4

【PCサウンドの共有】動画を流す場合は注意しよう

動画を共有する際の注意点

画面共有中に、動画などの音声が出るものを一緒に確認したい場合には、設定を変更する必要があります。
デフォルトではパソコンのサウンドは他の参加者には共有されていないため、自分のパソコン上では聞こえていても、相手には無音の状態となりますので要注意です。

共有ボタンを押し、「コンピューターサウンドを含む」をオンにしてから、画面を選択すればOKです。

画面が「見やすい」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）として、何を意識すればよいのか…。一度、参加者（Attendee）としての立場から考えてみましょう。

とにかく画面が見やすい方がいい！！

この一言に尽きるのではないでしょうか。特に資料や手順の説明時には、「正しい情報が伝わる」ことが必須です。そのためには、「大きく」、「ハッキリと」、どこを指しているのか「わかりやすい」。こういった目線を意識して、まずは基本を押さえてみましょう。

マウス ポインターの大きさ・色を変更しておく（面倒さ★）

オンライン会議の前に、マウスのポインタを大きくしておきましょう。特に、通常の1 on 1会議ではなく、プロジェクターなどに映し出し、会議室で複数人が1つの画面を見ている場合は、遠くの方でも見やすい状況が好ましいです。また、画面共有中に自分自身がマウスポインターを見失わないためにも、こちらの設定はオススメです。

パソコンの　設定　＞　アクセシビリティ　＞　マウスポインターとタッチ　の設定画面を開き、好みのサイズに変更しておきます。サイズを大きくするだけでもいいですが、マウスポインターのスタイルでカスタムを選び、色も変えておくと更に見やすさUP！

実はマウスの設定方法は2種類ある！？

マウスの設定方法は上記以外に、もう1つあります。
コントロールパネル　＞　マウス　＞　ポインター　＞　デザイン　から、（大きいフォント）や（特大のフォント）を選ぶと、ポインターが大きく表示されます。こちらの設定方法は少し手間がかかるため、オススメは上の通りです！

マニアックな話になりますが、実はこの2つのマウスのデザイン、微妙に違うのです。

「設定」のマウスポインター

「コントロールパネル」のマウスポインター

皆さんはどちらがお好みですか？

画面の拡大・縮小の方法を覚えておく（面倒さ★）

共有された画面が小さくて、ハッキリと見えないという話はよく聞きます。

• 共有する側としては、特に目立たせたいポイントの時は拡大するなどの配慮があると、聞き手にとってはよりわかりやすい。
• 共有される側としては、必要時に自分の画面を拡大できる方法を覚えておくと、困らない。

拡大・縮小の方法はいくつかありますので、一つ覚えておくと便利です。

Teams画面での調整（共有される側のみ有効）

• 画面右上にある三点ボタン（…）＞　ズーム　で倍率を調整

その他の方法（面倒さ★★）

アプリケーションによってはショートカットは使えない？

使用するアプリケーションによっては、上記の方法では拡大・縮小機能が制御されており、うまく動かない場合があります。アプリに関係なく大きく表示させるには、以下の方法が挙げられます。

• 画面全体に適用（Windows設定）
  
  設定　＞　システム　＞　ディスプレイ　＞　拡大縮小とレイアウト　＞　拡大/縮小
  
  ただし、画面全体の表示倍率が変更となりますので、場合によっては見づらくなるかもしれません。

• 特定の箇所だけ拡大（外部ツール）
  
  Microsoft社が無償で提供しているZoomItのような、外部ツールを使うことも一つの手です。画面の拡大だけでなく、画面への書き込みやタイマー機能など、発表する側にとっては非常に便利なツールとなっています。
  
  ダウンロードはこちらから
  ZoomIt – Sysinternals | Microsoft Learn

余計なものを「見せない」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）は、自分のパソコン上の画面を参加者に共有しているわけですから、メールやチャットなど、本来共有すべきではない情報も映し出されてしまい、情報漏えいのリスクもあります。
また、特にブラウザの画面を共有する際に起こりやすいですが、検索履歴やブックマークなど、プライベートな情報を見られてしまう可能性もあります。人によっては、整理されていないデスクトップ画面を見せること自体、抵抗があるかもしれません。

うっかり自分の検索履歴が出てしまい、恥ずかしい思いをしました…

必要のないウィンドウは極力閉じておく（面倒さ★）

必要のないウィンドウは予め、閉じておきましょう。基本中の基本です。

もちろん、共有画面の選択時に特定の「ウィンドウ」のみを選択する方法が最も安全性が高いですが、画面を切り替える度に再度選択が必要となり、もたつくことも多く、「画面」共有をするのであれば後述の方法を取り入れてみましょう。

ブラウザのブックマークバーを非表示にしておく（面倒さ★）

ブラウザを使用しての説明がある場合には、事前に利用するブラウザのお気に入りバーを非表示にしておくとスッキリします。

デスクトップのアイコンを非表示にしておく（面倒さ★★）

デスクトップ、いわゆる私たちのホーム画面を表示する機会は意外に多いかと思います。自分で使用する分には問題ありませんが、デスクトップがアイコンで埋め尽くされていると、散らかっている印象を与えてしまう恐れがあります。

デスクトップ上で右クリック　＞　デスクトップアイコンの表示をクリック　すると一瞬で全てのアイコンが非表示となります。

ただし、こちらは全てのアイコンが非表示となってしまうため、共有時にデスクトップ上のファイル等を開きたい場合は予め開いておくか、検索バーやエクスプローラーから起動させる必要があるため、少し不便かもしれません。

再度表示させるためには、同じ手順を踏めば一括で戻ります。

Outlookメール・Teamsチャットのポップアップ通知が表示されないようにしておく（面倒さ★★）

画面共有中に、メールやチャットのポップアップ通知が出てしまったことはありませんか？こちらは特に予測不可能であるため、万が一プライベートな内容が映されてしまった場合、焦ってしまいそうですよね。

最初から通知をOFFにしておくと、そういった心配も不要です。

メール　Outlookの場合

右下にあるタスクバーにあるベルのアイコンをクリック　＞　通知ウィンドウのベルアイコンをクリック（青色になればOK）
「応答不可モードが有効になっています」と表示され、ベルアイコンがスヌーズ状態となっていればメールなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

チャット　Teamsの場合

Teamsの右上のアカウントアイコン　＞　ステータス「応答不可」を選択
「状態が応答不可に設定されています」と表示され、アカウントアイコンが赤くなっていれば、チャットなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

どちらも数クリックで設定できる手軽さはありますが、通知がないと不便なことも多いので、会議の後は状態を戻しておくことを忘れないように注意です。

入力履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

必要であるならば、入力履歴をOFFにしておくと、予測変換時に自分の入力履歴に基づいた候補は表示されません。

右下にあるタスクバーに常駐しているIMEを右クリック　＞　設定　＞　全般　＞　予測入力　でオフに切り替えられます。

ただし、普段は入力履歴が有効になっていた方が効率的なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

検索履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

同じように、ブラウザの検索履歴をOFFにしておくと、過去に検索したキーワードや履歴が表示されることはありません。

Microsoft Edgeの場合

検索バーの右下の歯車アイコン　＞　入力した文字を使用して～　の2か所をOFFにする

ただし、こちらも普段は検索履歴が有効になっていた方が色々と便利なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

おわりに

これまでは、WEB会議というものは主に受け身（参加のみ）のスタイルであった方も、リモート業務の増加に伴い、画面共有を用いる機会も増えていくことかと思います。
全ての方法を覚える必要はありませんが、自分に合ったものを選び、意識的に試してみてはいかがでしょうか？

Teamsの便利な使い方については、他の記事でもご紹介しております。よろしければ、#Teamsからご覧ください。

はじめに

Teams会議の文字起こし記録（トランスクリプト）機能は便利ですね。その使い方については、以前こちらでお伝えしました。
たとえ会議で設定し忘れたときでも、あとからStream上でトランスクリプトを生成出来るコトにも触れました。
https://www.kmds.jp/pc_kowaza/15-teams-autorecord-caption/

【Teams】自動録画設定・動画の期限・字幕と文字起こし

【Microsoft Teams】自動録画設定・動画の期限・字幕と文字起こし 公開日 すっかり定着したMicrosoft Teamsですが、会議を録画できることはご存知だと思います。そこで、…

株式会社KMDS

あとで検索できますし、最近では文字起こしテキストを生成AIに要約させることも出来ます。
このようにトランスクリプト機能はまあまあ使えますが、問題もあります。
今回は、先にその問題を説明したうえで、それを逆手に取った活用方法をご紹介しましょう。途中、RPAのPower Automate for desktop（PAD）を使います。

Teams日本語トランスクリプトの問題点（つなぎ言葉）

まずは問題点から。

現時点（23年11月）で、Teams/Streamによる日本語文字起こしの大きな問題の一つは、つなぎ言葉（フィラー ＝ Filler）ですね。
フィラーとは、「えっと」「あのー」「まあ」などのような、間を埋める場つなぎの言葉です。
日本語の場合、これらがそのままトランスクリプトに反映されてしまいます。
あまりに多発していると、結構読みにくいです。

ちなみに、英語でトランスクリプトを録ってみると、”umm…” といった言い淀みは無視してくれます。英語と比較すると、日本語に関する性能はまだまだなんだなと感じます。

加えて日本語の場合、文字起こし精度自体もそこまで高いものではありませんよね。
特に、仕事で会議をしていると、業界用語・専門用語・社内略語の類はどうしても出てきます。
が、それらを正しく文字化してくれることは少ないと思います。
例えば、海運に関連する当社では「本船動静」という言葉はごく日常的なものです。
しかし、「ほんせんどうせい」と発音しても、文字起こしで正しい漢字になることは極めて稀です。

結局、きちんとしたものを作るためには、VTTファイルをダウンロードして、手作業でかなりの修正を加えないといけないのが現状です。
（面倒なので、実際はそこまでやらない・・・）

これに比べると、OpenAIのWhisperによる文字起こし ＋ 生成AIによる補正プロンプト の組み合わせを使うと、日本語でもフィラーを飛ばした大分 質の高い文字起こしが出来ます。
ですから、最近ではこれがおススメなのですが、誰でもパッと使える訳ではない。
なのでやはり、Teams/Stream文字起こしの改善を期待したいところです。

以上が問題点でした。

口ぐせチェッカーとして使う（PADフローの使い方）

フィラーは不要な場つなぎ言葉ですから、プレゼンや発表などでは、なるべく少ない方が良いとされています。
だからこそTeamsの英語トランスクリプトや、Whisperの文字起こしでは、勝手に削ってくれるようになっているわけです。

しかし理想を言えば、話している時点から、フィラーの回数を少なくしてしまえば良いはずです。
Teamsついでで脱線しますが、私はMicrosoftのSatya Nadellaのスピーチをたまに視聴します。
彼の話し振りはフィラーがほぼなく、淀みなく、全く自然な感じで、すごいなぁといつも感心させられます。

もちろん邪魔にならない感じであれば、つなぎ言葉があっても構いません。
しかし、もしそれによって内容が伝わりにくくなっているとしたら残念なことです。
フィラーを減らすためには、意識したリハーサルが必要でしょう。
なにより、まずどんなフィラーが自分の口ぐせなのかを認識する必要があるでしょう。
そこで、せっかくTeamsトランスクリプトにフィラーが記録されているのを逆に利用して、数えてみようと考えました。

そのために作ったのがこちらのPower Automate for desktop（PAD）フローです。
口ぐせの使用頻度チェックだけでなく、トランスクリプトからの口ぐせ除去、さらには用語の置き換えも同時に行います。
コピペしてお使いください。
（PADバージョン 2.37.123.23280で動作確認済み。もしStreamのVTTファイルの形式が変わった場合、エラーになる可能性があります）

**REGION 0. 初期設定。対象となる口ぐせ等を予め登録する
# 👇ここに削除したい口ぐせを登録しておく
SET List TO ['ええと、', 'えっと、', 'ええと', 'えっと', 'えーと、', 'えーと', 'ええ、', 'ええ', 'え？', 'あのー、', 'あのー', 'あの、', 'あの', 'うーん、', 'うーん', 'うん、', 'うん', 'まあ、', 'まあ', 'とりあえず', '一応']
# 👇ここに置き換えたい語と変更後の語を登録する。口ぐせだけでなく、専門用語なども。
Variables.CreateNewDatatable InputTable: { ^['From', 'To'], [$'''ジップ''', $'''Zip'''], [$'''エクセル''', $'''Excel'''], [$'''パークエリ''', $'''Power Query'''], [$'''パワーオートメイト''', $'''Power Automate'''], [$'''KEMDS''', $'''KMDS'''], [$'''エスオーエー''', $'''SOA'''], [$'''エフエックス''', $'''Fx'''], [$'''パワークエリ''', $'''Power Query'''], [$'''kmds''', $'''KMDS'''] } DataTable=> DataTableOriginalWords
**ENDREGION
**REGION 対象ファイルの選択
Display.SelectFileDialog.SelectFile Title: $'''ファイルの指定''' FileFilter: $'''*.vtt; *.txt''' IsTopMost: True CheckIfFileExists: False SelectedFile=> SelectedFile ButtonPressed=> ButtonPressed
IF ButtonPressed <> $'''Open''' THEN
    EXIT Code: 0
END
**ENDREGION
File.ReadTextFromFile.ReadText File: SelectedFile Encoding: File.TextFileEncoding.UTF8 Content=> FileContents
Variables.CreateNewDatatable InputTable: { ^['検索語', '出現回数', '出現頻度（1分平均）'], [$'''''', $'''''', $''''''] } DataTable=> DataTable
Variables.DeleteRowFromDataTable DataTable: DataTable RowIndex: 0
**REGION 1.会議時間の割り出し
# 👇正規表現その他で会議の時間を割り出す
Text.ParseText.RegexParse Text: FileContents TextToFind: $'''(\\d{2}:\\d{2}:\\d{2}\\.\\d{3})''' StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions Matches=> Matches
SET LastTime TO Matches[Matches.Count - 1]
Text.SplitText.SplitWithDelimiter Text: LastTime CustomDelimiter: $''':''' IsRegEx: False Result=> TextList
SET MeetingHour TO TextList[0] * 1
SET MeetingMinutes TO TextList[1] * 1
SET TotalTime TO MeetingMinutes + MeetingHour * 60
**ENDREGION
**REGION 2. 口ぐせ除去と回数カウント、頻度算出
LOOP FOREACH CurrentItem IN List
    Text.ParseText.Parse Text: FileContents TextToFind: CurrentItem StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions
    Text.Replace Text: FileContents TextToFind: CurrentItem IsRegEx: False IgnoreCase: False ReplaceWith: $'''%''%''' ActivateEscapeSequences: False Result=> FileContents
    SET Frequency TO Positions.Count / TotalTime
    Variables.TruncateNumber.RoundNumber Number: Frequency DecimalPlaces: 2 Result=> TruncatedValue
    Variables.AddRowToDataTable.AppendRowToDataTable DataTable: DataTable RowToAdd: [CurrentItem, Positions.Count, TruncatedValue]
END
**ENDREGION
**REGION 3. 口ぐせ・専門用語や社内用語の置き換え、カウントと頻度算出
LOOP FOREACH CurrentItem IN DataTableOriginalWords
    Text.ParseText.Parse Text: FileContents TextToFind: CurrentItem['From'] StartingPosition: 0 IgnoreCase: False OccurrencePositions=> Positions
    Text.Replace Text: FileContents TextToFind: CurrentItem['From'] IsRegEx: False IgnoreCase: False ReplaceWith: CurrentItem['To'] ActivateEscapeSequences: False Result=> FileContents
    SET Frequency TO Positions.Count / TotalTime
    Variables.TruncateNumber.RoundNumber Number: Frequency DecimalPlaces: 2 Result=> TruncatedValue
    Variables.AddRowToDataTable.AppendRowToDataTable DataTable: DataTable RowToAdd: [CurrentItem['From'], Positions.Count, TruncatedValue]
END
**ENDREGION
DateTime.GetCurrentDateTime.Local DateTimeFormat: DateTime.DateTimeFormat.DateAndTime CurrentDateTime=> CurrentDateTime
Text.ConvertDateTimeToText.FromCustomDateTime DateTime: CurrentDateTime CustomFormat: $'''yyyyMMdd_hhmm''' Result=> FormattedDateTime
File.WriteToCSVFile.WriteCSV VariableToWrite: DataTable CSVFile: $'''%SelectedFile.Directory%\\%SelectedFile.NameWithoutExtension%_口ぐせ回数_%FormattedDateTime%.csv''' CsvFileEncoding: File.CSVEncoding.UTF8 IncludeColumnNames: True IfFileExists: File.IfFileExists.Overwrite ColumnsSeparator: File.CSVColumnsSeparator.SystemDefault
File.WriteText File: $'''%SelectedFile.Directory%\\%SelectedFile.NameWithoutExtension%_修正後_%FormattedDateTime%.vtt''' TextToWrite: FileContents AppendNewLine: True IfFileExists: File.IfFileExists.Overwrite Encoding: File.FileEncoding.Unicode
Display.ShowMessageDialog.ShowMessage Title: $'''修正修了''' Message: $'''修正が終わりました''' Icon: Display.Icon.Information Buttons: Display.Buttons.OK DefaultButton: Display.DefaultButton.Button1 IsTopMost: False

口ぐせチェッカーフローの使い方

口ぐせと置き換え語の把握

まず、Teams/Streamの文字起こしを眺めて、自分の口ぐせを把握しましょう。
（この把握を、生成AIにやってもらうのもありかもしれませんね。）
私の場合、トランスクリプトを見て初めて気づいたのは、「っていうことですね」を異常なほど多用する点です…。
ひどいときには、「っていうことが言えるっていうことですね」などと喋っており、無駄な引き延ばしのような印象さえあります。まったく無意識なのですが、、、

加えて、うまく文字起こししてくれない用語や固有名詞も把握しておきましょう。
パターンを把握して、用語の置き換えをするためです。
例えば、当社の社名はKMDSですが、KEMDSだったり、ケーエムティーエスだったりと、正しくテキスト化されないことが多いです。
置き換えとは、これらの間違いをKMDSに変更することです。

STEP

1

口ぐせ・置き換え語をフロー変数に登録

コピーしたフローは、PADのデザイナー画面を開いて貼り付けてください。
貼り付けたら、3番目と5番目のアクションを開いて編集します。

3番目のアクションは、除去したい口ぐせのリストです。
これをダブルクリックして、値の角括弧［ ］内に、カンマ区切りで自分の口ぐせを入れて保存してください。

5番目は、置き換え語用のテーブルです。
アクションを開いて、編集からExcelのような一覧が見られますので、Fromに置き換え前の語、Toに置き換え後の語を追加・削除してください。

STEP

2

保存して実行！結果を確認

これで準備OKです。フローを保存して、実行してください。
ファイル選択ダイアログが出てきますので、ダウンロードしたVTTファイルを選んでください。完了メッセージが表示されればお終いです。

元のVTTファイルと同じフォルダに、 元ファイル名 _修正後_日時 というファイル名で新しいVTTファイルが出来ています。
これを確認のうえ、追加のマニュアル修正を多少してStreamに再アップすれば良いでしょう。

同じフォルダには 元ファイル名_口ぐせ回数_日時 というcsvファイルも出来ています。これも見てみます。

PADフローで除去または置き換えしたそれぞれの語の発生回数と、トランスクリプトの時間から割り出した出現頻度が分かります。
上の図の例では、『ええ』が頻発しているのが見て取れます。
これをチェックすることで、「次回は少しだけ、 『ええ』 を控えるように意識してみよう」といった試みが出来そうです。

STEP

3

おわりに

以上、Teams/Streamのトランスクリプトを利用して、自分の口ぐせの傾向を把握するPADフローの紹介でした。

Microsoftには、日本語文字起こしの精度向上とフィラーの自動除去を是非早くやって欲しいものです。
ただ現状の日本語トランスクリプトは、本来の目的とは離れて、今回のように自分自身のプレゼンテーションのチェック・改善に使えるのでした。

コロナ禍によるリモートワークの影響もあって、Teamsを始めとするWeb会議ツールがずいぶん普及しました。
その過程で、以前はあまりプレゼンテーションをする機会が少なかった人にも、（オンラインとはいえ）複数名を前にして話す回数がむしろ増えているのではないでしょうか。

これまでメールと電話ばかりで仕事をしてきた身には、自分の喋り方・プレゼンの仕方を意識するときが殆ど無かったのでは？とも思います。私自身がそうでした。

その意味でも、Teams/Streamの文字起こし機能やPADフローのようなツールを使って、たまには自分の話し振りをふりかえってみるのも良いでしょう。

Teamsのチャネルにファイルをアップロードすると、ファイルはSharePointのドキュメントライブラリと呼ばれる領域に保存されます。
SharePointのドキュメントライブラリには、使いこなせば便利な機能がいくつもあります。

使い慣れたファイルエクスプローラーでも良いですが、最近のSharePointも悪くないですよ。
今回は、SharePoint上でのフォルダ・ファイル整理術の中でも、すぐに使える小技を3つご紹介します。

（以降、ドキュメントライブラリを、ライブラリと略すこともありますが、両者は同じものを指しています。）

「列の追加」でフォルダ数・ファイル数を表示する

空のフォルダ問題…

下図の例のように、番号順のフォルダで整理分類されていることが多いですね。ついでに、フォルダの中に子フォルダがあって、さらに孫フォルダがあって、（以下略）、、、という風にやたら階層が深いのも、よくあります。

ファイルを整理した当人や、その当時の人々にはいいのでしょうけど、そうでない人達にとっては、
あまり深くまで掘り下げなければならないのは勘弁して欲しいものです。

そうして、フォルダをカチカチクリックして開いていったら、中身は空でした…と知った瞬間の、時間を無駄にした感覚と言ったらもう。。。
これって私だけでしょうか？

列の追加

そんな思いをしないためには、「列の追加」をしましょう。

ライブラリ列名の右端から『列の追加』をクリック 『列の表示と非表示を切り替える』をクリック
右側サイドパネルで『ファイルサイズ』にチェックを入れて『適用』をクリック

すると、ほら、このように。ファイルサイズ列が追加されて、フォルダ内のファイル・フォルダの個数が一目でわかるようになりました。
これで中身のないフォルダを無駄に開くこともなくなります。

列順の変更・その他の列追加

ちなみに、列の並び順を変えたい場合は、列名を選んで配置したい場所にドラッグアンドドロップすればOKです。
なお、追加できる列には、ファイルサイズの他にも 子アイテムの数・子フォルダーの数 （ファイルサイズ列とは異なり、ファイルとフォルダを分けてカウントしてくれます）や、登録者・登録日時などの列もあります。用途に応じてチェックを入れてみてください。

変更の保存

さて、列表示や並び順を変更したら、次回以降の表示でもこれがキープされるように、保存しましょう。やり方は、ライブラリ右上の 『すべてのドキュメント』 『ビューに名前をつけて保存』『保存』 です。

ライブラリでのデータの見せ方・表示のさせ方をビューと呼んでいますが、
この操作で すべてのドキュメント という名前の既存のビューを上書き保存したことになります。

列の追加 は、同じMicrosoftのファイルストレージでも個人用であるOneDriveにはない、チーム共有が前提のSharePointに特徴的な機能です。
うまく使うと自分だけでなくチームメンバーにもメリットがあります。

フォルダを無視して全てのファイルを表示させる

フォルダ開くのが面倒…

これで空のフォルダを開いてしまう問題は解決しました。では次に行きましょう。

「どのフォルダ配下にあるかはどうでも良いが、ドキュメントライブラリ全体で、新規作成・更新があったファイルを確認したい」

という場合があるかと思います。そんなときに、いちいちフォルダを開くのが面倒なんですよね。。。

これを解決するために、フォルダを無視してファイルのみ表示するビュー を作ってみましょう。
ライブラリのビューは、複数作れるので、目的に応じて表示を切り替えられる、というのがポイントです。
すべてのドキュメント という既存のビューは残して、別の新たなビューを追加していきます。

新規ビューの作成

ライブラリ右上の『すべてのドキュメント』をクリック 『新しいビューを作成する』
ビューの作成画面が出るので『ビュー名』に入力して『作成』をクリック

これで新しいビューが追加されました。ビュー名はとりあえず NoFolderView としておきましたが、あとで変更も可能です。

新しいビューが出来たら、ライブラリ右上でそのビューが選択されている（チェックが付いている）ことを確認して、『現在のビューの編集』 をクリックします。

ビュー設定の編集

詳細の設定画面が開きます。（やや古くさい、SharePointのクラシック表示と呼ばれる画面です。）
スクロールダウンして、『フォルダー』という項目を見つけてください。
これを『フォルダーなしですべてのアイテムを表示する』に変更します。

次に、少し上にスクロールして、今度は『並び替え』項目を探してください。こちらは 最優先する列 に『更新日時』を選び、『降順でアイテムを表示する』に変更します。

最後に、画面の先頭または一番下に移動して、OK をクリックします。

これでNoFolderViewビューが更新されました。異なるフォルダに入っている複数ファイルを、最新のものから順に確認することが出来ます。

このように、元々のフォルダ分類に囚われず、用途に合わせてビューを切り替えることが出来るのが
SharePointドキュメントライブラリの良いところです。

なお、 フォルダを無視して表示 というオプションは、ライブラリ（モダンエクスペリエンス）の画面からは設定できないので、別画面（クラシック表示）の詳細設定に行きましたが、その他ほとんどの設定は、1で示したようにライブラリの画面上で行うことが出来ます。

ビューで設定できることは、列の追加・列並び順・行の昇順/降順のほかにも、
グループ化・フィルター・条件付き書式の設定・カレンダー形式での表示・ギャラリー形式（カード風）での表示など、いろいろありますので、試してみると良いと思います。

ファイルのチェックアウト・チェックインでバージョンを管理する

ファイル名がやけに長い…

さあ、最後に行きましょう。ファイル名とバージョン問題です。下のように、ファイル名に日付を付けているのをたまに見かけますね。
ファイルの作業状態を逐一残しておきたいからなのでしょうか。

20230601_イベント企画書.docx
20230607_イベント企画書.docx
20230615_イベント企画書_山田.docx

・・・命名規則に沿って整然としているのはわかります。
めちゃくちゃなファイル名付け（以下例）で、どれが最新だか分からない状態を避けるためにやっているのでしょう。

イベント企画書 – コピー.docx
イベント企画書 – コピー（2）.docx
イベント企画書 （最新）.docx
イベント企画書 （最新）Revised.docx

確かにこれよりはよっぽど良いです。

このような「日付_案件_付加情報」に類する命名の仕方を、おススメのファイル整理方法として紹介する記事が結構ありました。
どういう環境でも通用するという点では、理にかなったやり方なのかもしれません。
・・・でも、すみませんが、どうも共感できないんですよね。

SharePointなら、これからご紹介する別のやり方のほうが良いと思います。

ファイルのバージョン履歴

SharePointでは、ファイルは作業中に自動保存されており、バージョン履歴も蓄積されていきます。

バージョンを確認するには、ファイルタブ 情報 バージョン履歴 をクリック です。
これで、過去のバージョンを指定して内容を見ることができ、比較したり、復元したり、別名を付けて保存したりすることが可能です。
下の画面はWordを例にしていますが、Excel、PowerPointでも操作は同じです。

普段の仕事では、多くの場合、これで十分な気がします。

ファイルのチェックアウト

ただ、「自動保存ではなく、自分の意図したタイミングで保存して、意味のあるバージョン区切りを入れたい」というニーズもあるでしょう。
そういう場合、自動保存をオフにしても良いですが、せっかくなので、チェックアウト・チェックインを使いましょう。

まず、チェックアウトです。チェックアウトとは、他の人が対象ファイルを編集できなくする機能です。

やり方は、
対象ファイルを右クリック もしくは ファイル名 右横の三点ボタンをクリック
その他 チェックアウト をクリック

これで、対象ファイルの右に赤い矢印マークが付きました。
この赤ポチは、このファイルはチェックアウト中なので、他の人は編集できません、という目印です。

ファイルのチェックイン

チェックアウト後は、ファイルを開いて編集作業を行います。編集が終わったら、今度はチェックインしましょう。
チェックインは、再び他の人が対象ファイルを編集できるようにするアクションです。

やり方は、
対象ファイルのファイルタブ 情報 チェックイン をクリック

すると以下の通り、コメント入力欄が出てきます。
ここに、そのバージョンでどういう変更を加えたか、後で他の人にもわかるように簡単なコメントを入れましょう。OKを押したら完了です。

なお、インストール版ではなく、Web版アプリで作業をした場合のチェックインのやり方は、

作業後、ファイルのブラウザタブを閉じて ライブラリから対象ファイルを右クリック
その他 チェックイン コメントを入力

で同じことが出来ます。

バージョンコメントの確認

チェックインごとのバージョンコメントは、ライブラリでファイルを右クリック バージョン履歴から見ることが出来ます。

ライブラリのビューでも最新バージョンへのコメントを見たい場合は、1で覚えた列の追加から、チェックインのコメント列の表示を追加します。
はい、これでひとまず完成です。

Gitのようなソース管理ツールほどではないにせよ、ビジネス上のファイル管理ツールとしてはSharePointはなかなか使えると思いませんか。

おわりに

以上、SharePointのファイル整理術を3つご紹介しました。

他にもSharePointには面白い機能や使い方が様々あって、語りだすとキリがないので、今回はここまでとしたいと思います。
と言いながら、最後に追加で3点だけ。。。

• 今回は既存の列を追加しただけでしたが、自作の列を追加することも出来ます。
  これを活用することで、業務の目的により最適化したファイル管理が可能になるでしょう。
  ファイル整理にフォルダ自体があまり要らなくなると思います。
• SharePointにデータを置くことで、Power AutomateなどPower Platformと連携の可能性が拡がります。
  作業の自動化であったり、BIを用いたデータ分析であったり、色々とアイデア次第です。
• 追加料金を払うとMicrosoft Syntexというサービスが利用できます。
  （https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/microsoft-syntex）
  使ったことがないので、どの程度便利かわかりませんが、
  すごくざっくり言うとAIがファイルの内容を見て、いい具合に整理してくれるようです。チャンスがあれば試してみたい。。。

これらについては、またの別の機会に詳しく解説出来ればと思っています。

最後まで読んでいただきありがとうございました。皆様のお役に立てれば幸いです。
また、こんなSharePointの活用方法がある、という情報がありましたら、是非教えてください。

よろしければ、こちらもご覧ください。

SharePointグループ化ビューによるファイル階層表示

すっかり定着したMicrosoft Teamsですが、会議を録画できることはご存知だと思います。そこで、今回は録画に関する小技を4つご紹介したいと思います。

＜録画予約＞

会議作成時に録画予約

Teams会議の最初にレコーディングを手動で開始するのは慌ただしいですよね？
　「会議のファシリテーションをしながら録画開始の操作をするのは大変！」　「録画していなかったけど、大事な発言があったから撮っておけばよかった！」など、録画を失敗したり忘れたりしたこともあると思います。

そこで、Teams会議を作成時や会議開始前に、あらかじめ会議開始と同時にレコーディング開始する設定ができます。

Outlookで予定表を開き、「Teams会議」のボタンを押すと、「会議オプション」を選択できるようになります。「自動的にレコード」にチェックを入れて保存すれば、会議開始と同時にレコーディングが開始されます。

作成済の会議の録画予約

既にTeams会議として設定している場合は、予定表の本文中にあるリンクからも設定ができます。

「会議のオプション」をクリックすると​​​​​​​設定画面がブラウザで開きます。「自動的にレコード」のトグルをONにして保存し、ブラウザを閉じましょう。

※自分が主催者ではない会議の会議オプションは設定・変更できません。

＜録画動画の期限＞

録画した動画の期限が切れて、見られなくなったことはありませんか。録画の期限を、無期限に設定しておくことで、その心配はなくなります。

録画した動画を開き、タイトルのすぐ下に日付、続いて有効期限を表示してあるところがあります。

その期限をクリックすると、メニューがでてきますので、お好みの期限が設定できます。無期限の場合は、「有効期限を削除します」を選択します。

＜字幕（ライブキャプション）＞

会議の音声をリアルタイムで字幕にしてくれます。

会議の時に字幕を出すには、会議画面の右上の三点ボタンから、​​​​​​​「ライブキャプションをオンにする」を選びます。

設定言語が日本語以外になっていたら、​​​​​​​​​​​​​​表示する言語を日本語に変更します。

発言者が大勢いて誰が喋っているのか見失いがちな時や、周りが騒がしい場所で参加しなくてはいけない時など
発言者がアイコン表示されるので分かりやすいですね。

なお、ライブキャプションは、ユーザー毎の表示設定なので、他の人がONにしても自動でONにはなりません。
音声言語の変更は、会議そのものの設定なので、​​​​​​​一人が変更すると全員のものが変更されます。

＜文字起こし（トランスクリプト）​​＞

​​ライブキャプションは文字記録可能です。それが、トランスクリプト機能です。

右上三点ボタンから「レコーディングを開始」を押すと、​​​​​​​画面の録画と同時に、文字起こしも記録されます。

右側にトランスクリプト画面が表示されますが、日本語以外の言語になっている場合は、必要に応じて手動で日本語に変更してください。

なお、認識する言語の設定はライブキャプションとトランスクリプトで共通なので、
先にどちらかの機能を使って変更していた場合は言語設定が引き継がれます。

ちなみに、画面録画は不要で文字起こしだけ残したい、という時は、右上三点ボタンから「トランスクリプションの開始」です。

「レコーディングの停止」または「トランスクリプションの停止」を押すか、
会議を終了すると、チャットのタブに「会議：トランスクリプト」という項目が追加されます。

会議レコーディングと同様の表示です。

クリックすると会議詳細画面の「レコーディングと文字起こし」タブに移動して
文字起こしの結果を見ることができます。ファイルでダウンロードすることもできます。

このトランスクリプトは最初に設定を忘れても、後から「ビデオの設定」を押し、トランスクリプトとキャプションの生成ボタンから作成できます。

■注意点

​​​​​​​＊「チーム会議」と「今すぐ会議」には未対応です。
カレンダーまたはOutlook予定表で設定したTeams会議でのみ使えます。

＊翻訳はしてくれません。
英語で表示されているときも、日本語での発話を無理やり英単語に当てはめて表示するだけで翻訳の機能はついていません。
（文法も文脈もない言った覚えのない英語が文字に残ってビックリするので、記録開始前に言語変更するのがおすすめ）

＊議事録などに使いたい場合はうまく翻訳されていない箇所もあるので、今のところ手直しが必要です。

今や業務連絡に欠かせないMicrosoft Teams。
​​​​​​​連絡手段としてはもちろんですが、実は自分用の備忘録やメモなど、個人のタスク管理ツールとしても活用することができます。
今回はTeams上で日々のタスクをスムーズに遂行させるためのTipsをご紹介します。

「メッセージの保存」ボタンひとつでタスクリストの完成！

Outlookメールでは、後から見返したいメールや保存しておきたい重要なメールがあった場合、別フォルダへの移動や、分類項目、フラグの設定など、様々な方法が挙げられるかと思います。

Teamsチャットの場合、特にチャットはメールとは異なり、やりとりのスピードは速く、数も多くなりやすいため、本来ならば残しておきたい情報が会話の中でそのまま流れてしまうこともよくあります。後からキーワードで検索して特定することも可能ですが、検索結果の中から素早く見つけることも時には難しく…。そこで、わざわざ別に登録やメモをせずとも、ボタンひとつで保存できる簡単な方法をご紹介します。

◆メッセージを保存する

保存しておきたいチャットの右上にカーソルを置くと、「…」ボタンが出ますので、リストから「このメッセージを保存する」を選択します。

※同じリストにある「ピン留めする」とは違い、「このメッセージを保存する」機能はそのメッセージを保存したことを相手に知られることはありません。

◆保存したメッセージを確認する

保存されたメッセージを確認する方法は2つあります。

方法①
画面右上のアカウントアイコン画像をクリックして、「保存済み」を選択

方法②
上部検索バーで /saved と入力してEnterを押します。

保存されたメッセージは一覧で表示されます。

一覧から確認したいメッセージを選択すると、ハイライトされた該当メッセージに飛びます。
会話の前後の流れも確認できますので、安心です。

◆保存したメッセージを一覧から削除する

メッセージの保存を解除するためには、2つの方法があります。

方法①
「保存済み」一覧リストから、解除したいメッセージの右上にある「しおり」アイコンをクリックする。

方法②
保存しておきたいチャットの右上にカーソルを置くと、「…」ボタンが出ますので、リストから「このメッセージの保存を取り消す」を選択します。

「自分専用チャット」メモ、タスク管理など、個人用のワークスペースとして活用

ちょっとしたメモを取っておきたい時に、メモ帳を立ち上げるのが面倒であったり、メモ帳に書いておいたものの、「どこに保存したかわからない」、「どのメモに書いたかわからない」など、色々と不便がありますよね。Teamsの自分専用チャットであれば、いつでもすぐに見直すことができます。

メモ帳としてはもちろん、自分専用チャットは工夫次第で様々な用途に使うことができます。実際、私の日々のタスク管理はほぼTeamsで完結しています。ぜひ下記リストを参考に、自分だけのワークスペースを作ってみてください。

◆自分専用チャットの活用方法

自分専用チャットの確認方法

Teamsのチャットメニューを表示すると、
デフォルトで固定表示の一番上に「自分の名前(あなた)」と表示されています。

ただ単純に自分宛にメッセージを送信することはもちろんですが、次の機能を使うことによって、さらに優先順位をつけたり、TO DO LISTのような表示形式も可能です。具体例をご紹介します。

①　通常のチャットと同じように、ちょっとしたメモを残しておくことができます。サイトのリンクを貼っておくことも便利です。

②　特に目立たせたいタスク・情報については、「重要フラグ」でマークすることができます。（※１参照）

③　TO DO LISTのような表示形式で、タスク管理に活用することができます。更新も簡単です。（※２参照）

④　複数の端末からファイルを閲覧・編集できるように、自分宛てにファイルを送信できます。

⑤　特に忘れてはいけない項目については上部に固定表示することができる「ピン留め」がオススメです。ただし、一度にピン留めできるメッセージは1つだけです。

※チャットを削除すると、「このメッセージは削除されました。」というメッセージが表示されますが、一定期間が経つと消えますので、済んだものは削除し、スッキリさせておくことがオススメです。

いかがでしたでしょうか。
「メッセージの保存」や「自分専用チャット」を活用すると、新たなアプリやブラウザを開かずとも、日々のちょっとしたタスク管理ツールとして役立てることが可能です。
今回はTeamsの活用方法をご紹介しましたが、今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！