今回は、Excelに標準装備されているPower Queryを使って、簡単に差分チェックをする方法をご紹介します。

例えば、次のような作業で使えます。

• 今月と先月の顧客マスターを比較して、住所や担当者が変わった顧客を洗い出したい
• 在庫リストの更新前後で、価格変更があった商品を特定したい
• 提出された名簿と前回の名簿を突き合わせて、新規・削除・変更を一覧化したい

差分抽出の設定の流れ

架空の取扱商品のマスターシートを用意しました。この2つのマスターシートを使って、簡単に差分を抽出する設定の方法を説明します。

ダウンロードして一緒に作業をしながら確認をしていただくこともできます。

項目は、「商品ID、商品名、カテゴリ、単価、仕入先コード、在庫区分」があり、それぞれ記載されています。

• 1-3
• 4
• 5
• 6

接続のみを選択したので、Excelシートに特に変化はありません。

次に、「サンプル10月分」のファイルを取得します。

2～ 5 の手順で、「サンプル10月分」のファイルを取得して、クエリの名前を「最新分」にします。

その後、6 の手順で閉じて、Excelも一度上書き保存をしておきましょう。

これで、Power Queryのエディターには、＜一つ前＞と＜最新分＞のクエリができました。
比較するデータを取得して、準備完了です。

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• 8

Click!　ちょっと脱線・・・結合の種類ってなに？

今回の差分抽出で使う結合の種類について確認をしておきましょう。

今回紹介するマージの設定はすべて
上のテーブルが＜最新分＞、下のテーブルが＜一つ前＞で設定しています。

Power Queryでは上のテーブルが左、下のテーブルが右に相当します。

• 左反結合：左側のデータのうち、右側に一致しないデータを抽出する
• 右反結合：右側のデータのうち、左側に一致しないデータを抽出する
• 内部結合：両方に共通して存在するデータを抽出する

結合の種類は他にもありますので、もっと知りたい方は生成AIに聞いてみるのもいいでしょう。

閉じて読み込む ＞ 閉じて読み込む で一度保存をしましょう。

クエリ名と同じシートができました。新規、削除のアイテムだけがそれぞれのシートに抽出されました。

念のため、閉じて読み込む ＞ 閉じて読み込む で保存しておきましょう。

「比較」クエリで、＜最新分＞と＜一つ前＞の両方にあるデータが紐づきました。

再度Power Queryエディターを開き、＜比較＞クエリで作業を続けます。

”魔法”の式で、変更箇所を抽出する【カスタム列】

変更箇所の抽出には、カスタム列を追加します。
カスタム列の ”魔法”の式は、生成AIなどに聞くとすぐに答えてくれます。

①変更箇所を抽出する式

1. ＜比較＞を選択し、列の追加 ＞ カスタム列 をクリックする
2. 新しい列名を「変更箇所」に変更する
3. カスタム列の式に下の式をそのままペーストし、OKをクリックする

• 1
• 2-3

コピー

Text.Combine(
    List.Select(
        Table.ColumnNames(ソース),
        (col) => Record.Field(_, col) <> Record.Field(_, "一つ前." & col)
    ),
    ", "
)

＜最新分＞と＜一つ前＞のデータの異なる値を抽出する式

②前の値を抽出する式

同じ手順で、もうひとつカスタム列を設定します。

• 新しい列名：「前の値」
• カスタム列の式：

コピー

Text.Combine(
    List.Transform(
        List.Select(
            Table.ColumnNames(ソース),
            (col) =>
                Record.Field(_, col) <>
                Record.Field(_, "一つ前." & col)
        ),
        (col) =>
            Text.From(
                Record.Field(_, "一つ前." & col)
            )
    ),
    ", "
)

＜一つ前＞と＜最新分＞とが異なる列の＜一つ前＞の値をカンマ区切りでつなげる式

これで、変更箇所と前の値が抽出できます。

• 変更箇所：変更があった列名
• 前の値：変更前の値

ホーム > 閉じて読み込む をクリックして、Power Queryエディターを閉じましょう。

Power Queryエディタで作ったクエリ名と同じ名前のシート（新規、削除、比較）が作成されました。

次回、同じフォームを使って差分を出したいとき、Power Queryエディターを開いて、＜一つ前＞と＜最新分＞のソースを変更するだけでOKです。

Power Queryを閉じた後、Excelの データ ＞すべて更新 ＞すべて更新 をクリックするとデータが更新されます。

例）今回は「サンプル9月」「サンプル10月分」だったけど、「サンプル10月」「サンプル11月分」をチェックしたい、という場合

お試し用に、サンプル11月分も準備しましたので、気になる方は試してみてください。

その他おまけ

見やすいように、Power Queryエディターで表示する列などはカスタムできるのでいろいろ試してみましょう。

• クエリを見やすいようにグループで分ける

• 必要なクエリだけ、シートに出力できる

　クエリ ＞ 読み込み先 ＞ データのインポート でいつでも変更できる
　

など、お好みで見やすく整理することができます。

以上、Power Queryで簡単に差分チェックをする方法をご紹介しました。

最初は少し難しく感じる設定もあったかもしれませんが、一度設定してしまえば、Power Queryは忠実なアシスタントとして働き続けてくれます。

今回ご紹介した”魔法”を使って、定型的な業務を自動化してしまいましょう。

Power Queryって便利だなと思っていただけたら、ぜひご自身の業務にもこの”魔法”を応用してみてください。

Excelを駆使して日々データ管理やチェック業務をされている皆さん、XLOOKUP関数はもうお使いでしょうか？

XLOOKUP関数は、一言でいうと「より分かりやすく、より使いやすくなったVLOOKUP関数」です。
VLOOKUP関数はデータ検索に大変便利な関数ですが、「式の書き方が覚えづらい」「引数の意味が分かりづらい」と感じる方も少なくないと思います。

今回は、そんなVLOOKUP関数の使いづらさが改良されたXLOOKUP関数について、式の仕組みと書き方をご紹介します。

※XLOOKUP関数は2020年から新たに追加された関数で、 Microsoft 365や、買い切りであればExcel 2019をお使いの方が使用可能です。
それより前のバージョンのExcelでは使用できませんのでご注意ください。

XLOOKUP関数の概要

XLOOKUP関数は、「ある値」を手掛かりに「関連した別の値」を「指定した表」から検索できる関数です。
式の書き方は以下の通りです。

=XLOOKUP(
　　　　　　①手がかりになる値,
　　　　　　②手がかりになる値が存在する列範囲,
　　　　　　③取得したい値が存在する列範囲,
　　　　　　④手がかりが見つからない場合に表示する値,
　　　　　　⑤検索方法,
　　　　　　⑥検索順序
　　　　　　)

括弧の中に設定する値（引数と言います）は6つありますが、4つ目以降は省略可能です。
その中でも5つ目と6つ目は省略して問題ない場合が多いので、基本の使い方としては4つ目までを覚えると良いでしょう。

以下は、XLOOKUP関数の式を使ったサンプルデータです。
式はB列に用意していて、A列の社員IDを手掛かりに、右表から社員の事業所を割り出して表示しています。

B列に用意している実際の式は、以下の通りです。
5つ目と6つ目の引数は省略しています。

=XLOOKUP(A5,$H$5:$H$10,$D$5:$D$10, “×”)

引数の順番に仕組みを説明すると、
①A列の社員IDを手掛かりに、
②右表の社員ID列から手掛かりと一致する社員IDを探し出し※、
③一致した社員IDと同じ行の事業所列から事業所の情報を取得してB列に表示※、
④手がかりが右表から見つからなかった場合に×を表示させています。

※今回は、B5セルに用意したXLOOKUP関数の式を、B6セル以降にもコピーします。
そこで、2つ目と3つ目の引数で列の範囲を指定する際に、列番号・行番号の前に＄をつけています。（H5:H10,D5:D10$H$5:$H$10,$D$5:$D$10）
これは絶対参照といって、式を別のセルにコピーした際にも、指定した範囲がずれることなく常に同じ範囲を指定できます。

それでは、引数を１つずつ確認して、仕組みを紐解いていきましょう。
記事の最後に練習用のサンプル表を用意していますので、是非チャレンジしてみてください。

豆知識！表のテーブル化でより分かりやすい式に

XLOOKUP関数で使いたい表を事前にテーブル化しておくと、2つ目と3つ目の引数をテーブルの列名で指定できるようになり、式が大変分かりやすくなります。
テーブル化していない場合の式と、表を「従業員リスト」という名前でテーブル化しておいた場合の式を比べてみましょう。

◆テーブル化していない場合
=XLOOKUP(A5,$H$5:$H$10,$D$5:$D$10, “×”)

◆テーブル化した場合
=XLOOKUP(A5,従業員リスト[社員ID],従業員リスト[事業所],“×”)

$H$5:$H$10,$D$5:$D$10,のように行番号と列番号で範囲指定するよりも、どの列を指定しているか一目見て分かりますね。
別のセルにコピーした時も列範囲がずれないので、絶対参照を気にする必要もなくなります。
テーブル化の仕方については、▼こちらの小技でご紹介しています。

【Excel】表をテーブル化して効率UP！

XLOOKUP関数の式に限らず、表をテーブル化することのメリットは沢山あるので是非試してみてください。

1つ目の引数「手がかりになる値」

取得したい値の「手がかりになる値」を選びます。
サンプルでは、A列の「社員ID」を手掛かりに、右表から社員の事業所を取得したいので、まずはA列の「社員IDセル]A5を設定します。

2つ目の引数「手がかりになる値が存在する列範囲」

1つ目の引数で指定した「手がかりになる値」が存在する列の範囲を、表の中から選びます。
サンプルでは右表の「社員ID列の範囲」 $H$5:$H$10を設定します。

3つ目の引数「取得したい値が存在する列範囲」

表の中から「取得したい値が存在する列範囲」を選びます。
サンプルでは右表の「事業所列の範囲」$D$5:$D$10を設定します。

注意！行の高さは揃える

2つ目と3つ目の引数で指定した列範囲は、高さ(先頭行～最終行)が同じである必要があります。
下図のように指定した列範囲の高さが違うとエラーになるのでご注意ください。

ここが便利！VLOOKUPとの違い①

VLOOKUP関数では２つ目の引数で、「手がかりになる値が存在する列」から「取得したい値が存在する列」の範囲をまとめて設定します。

=VLOOKUP(
　　　　　　①手がかりになる値,
　　　　　　②手がかりになる値が存在する列～取得したい値が存在する列範囲,
　　　　　　③取得したい値が存在する列番号,
　　　　　　④検索方法
　　　　　　)

このとき、「手がかりになる値が存在する列」は選んだ範囲の左端にないといけない、というルールがあります。左端にない場合はエラーになります。
そのため、サンプルデータのように「手がかりになる値が存在する列」が右端にあると、VLOOKUP関数は使えません。あらかじめ列の並びを変えておく必要があります。

XLOOKUP関数では、「手がかりになる値が存在する列」と「取得したい値が存在する列」を別々の引数で選びます。このおかげで列の並び順を気にする必要がなくなりました。

また、VLOOKUP関数の３つ目の引数では、「取得したい値が存在する列」が、左端に用意した「手がかりになる値が存在する列」から数えて何列目かを設定する必要がありましたが、XLOOKUP関数ではこの設定も不要になりました。
このおかげで検索範囲内の列が一部非表示になっていて列番号を数え間違える、といった問題も起きなくなりました。

4つ目の引数「手がかりが見つからない場合に表示する値」

1つ目の引数である「手がかりになる値」が、2つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中に存在しなかった場合に、セルに表示させたい値を設定します。
サンプルでは、該当がなかった場合にはB列に「×」と表示させるため“×”を設定します。

見つからなかった場合にセルを空欄にしたいときは、空のダブルクォーテーション“”を設定しましょう。

5つ目の引数「検索方法」

1つ目の引数である「手がかりとなる値」を、２つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中から検索するときに、どのような一致条件で検索するかを設定します。

省略した場合は完全一致検索になります。サンプルでは省略しています。
多くの場合は省略したままで問題ありませんが、設定したい場合は下記をご参照ください。

• 0 指定：完全一致検索。
  見つからない場合は、#N/A が返されます。 省略した場合はこの設定になります。
• －1 指定：近似値検索。
  見つからない場合は、検索した値より小さくて一番近い値が返されます。
  (例：1、5、10の中から3を検索すると1を取得する)
• 1 指定： 近似値検索。
  見つからない場合は、検索した値より大きくて一番近い値が返されます。
  (例：1、5、10の中から3を検索すると5を取得する)
• 2 指定： 曖昧検索。
  「手がかりになる値」にワイルドカード(＊)を使用して、曖昧検索ができます。

6つ目の引数「検索順序」

1つ目の引数である「手がかりとなる値」を、２つ目の引数である「手がかりになる値が存在する列範囲」の中から検索するときに、どの方向から検索していくかを設定します。

省略した場合は列の先頭から下方向に検索します。サンプルでは省略しています。
多くの場合は省略したままで問題ありませんが、設定したい場合は下記をご参照ください。

• 1 指定： 先頭の項目から下方向に検索を実行します。
  省略した場合はこの設定になります。
• －1 指定： 末尾の項目から上方向に検索を実行します。
• 2 指定：昇順で並んでいる検索範囲に対してバイナリ検索を実行します。
  検索範囲を昇順で並べ替えておく必要があります。
• －2 指定：降順で並んでいる検索範囲に対してバイナリ検索を実行します。
  検索範囲を降順で並べ替えておく必要があります。

XLOOKUP関数の式の仕組みと作り方、お分かりいただけたでしょうか。
最初のセルに式が用意できたら、2行目以降にコピーして表の完成です。
以下に練習用のサンプル表を用意しました。コピペしてエクセルファイルに貼り付けて、左表の事業所の列にXLOOKUP関数の式を追加してみてください。

普段の業務でVLOOKUP関数を多用されている人ほど、XLOOKUP関数の使いやすさを実感できると思います。
まだ使ったことがない方、知っているけれど習慣でVLOOKUP関数を使っている方は、是非XLOOKUP関数を試してみてください。

クイック アクセス ツール バーとは？

ワンクリックで実行できる機能のアイコンが並んでいるのが クイックアクセスツールバー です。
Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote、などなど、Microsoft Office の各アプリで利用可能です。
アプリケーションの種類によりますが、既定では、[自動保存のON/OFF]、[上書き保存]、[元に戻す]、[やり直し]、などが並んでいます。

この クイックアクセス ツールバー、カスタマイズが可能なので、頻繁に使う機能を登録しておくことで作業効率が大幅にアップします！

※以前は、常に画面左上に表示されていましたが、新しいバージョンの Microsoft365 および 2021以降のアプリでは非表示が選択できるようになりました。「見あたらない！」という場合は 、リボンの最右にあるｖボタンから表示に変更しましょう。

クイック アクセス ツール バー に項目を追加する

◆リボンからの項目の追加

リボンにある機能は、右クリックメニューから追加が可能です。

機能によっては、個々のコマンドではなくギャラリー（一覧）としての追加になります。
（※後述の検索バーからの追加や、 [その他のコマンド] からであれば個別項目として追加可能なものもあります。）

既に登録してあるコマンドを削除したい場合は、ボタン上で右クリックして削除を選択します。

◆検索して追加

上部の検索窓にキーワードを入力して、検索結果の[操作]グループ内の項目を 右クリック。

※[ワークシート内から検索]グループの項目を選択してしまうと、検索自体が追加されてしまうので注意しましょう。

普段は非表示になっているタブ（[図の形式]や[デザイン]など）の項目も検索すれば出てきます。

◆リボンにない項目の追加

リボンにない機能を追加したい場合は、クイックアクセス ツール バー右端のボタンを押し、[その他のコマンド] を選択。
左枠でコマンドを選択して真ん中の 追加 ボタンを押すと右枠に移動し、クイック アクセス ツールバーに追加されます。

リボンからだとギャラリーでの追加になる項目を個別追加をしたい場合にも使えます。
右端にある▲▼で並び順の設定ができます。

なお、右下の方にある「ユーザー設定」でリセットを選択すると、初期状態に戻ります。
また、インポート／エクスポートのボタンから、ファイルに出力して別のPCやユーザーに設定を渡すこともできます。

コマンドの見つけ方

残念ながら今のところキーワード検索のようなオプションがありません。
「コマンドの選択」 で分類を絞ると目的のボタンが多少探しやすくなるかと思います。

コマンドは、記号 → 数字 → アルファベット → ひらがな・カタカナ → 漢字（音読み） の順に並んでいます。

例えば、[値の貼り付け]は 「リボンにないコマンド」グループにありますが、「値」が音読みで「ち」なので、[単一Webページ] の後にあります。

表示位置の変更、ボタン名の表示／非表示

クイック アクセス ツール バーは、リボンの下に配置場所を変更できます。
右端のユーザー設定ボタンから [リボンの下に表示] を選択。

作業領域に近くなるので、クリックしやすく使い勝手が良くなります。
また、ファイル名や検索バーに隠れてしまうことがなく見やすいので、配置したい項目が多い場合は特におすすめです。

リボンの下に配置した場合は、コマンド ラベル（＝ボタン名）が表示されます。非表示に変更することも可能です。

＜区切り＞の追加でさらに見やすく

[その他のコマンド] で ＜区切り＞ という項目を追加すると、ボタンとボタンの間に区切り線｜が入ります。

種類ごとに＜区切り＞を入れて並べておくと、見やすくなって使いやすい♪

ショートカットキーとしての使い方

クイック アクセス ツール バーに登録した項目は、Alt ＋ 数字 で呼び出すことができます。
Altキー を押すと、リボンとクイックアクセス ツールバーの項目にアルファベットと数字が割り当てられた状態になります。クイック アクセス ツール バーの項目は左から順に数字が割り当てられるので、よく使うものは先頭の方に配置して、オリジナルのショートカットキーとして覚えてしまうと便利です。

おすすめ追加コマンド

実際によく使う機能のうち、以下のいずれかに当てはまる項目を追加するのがおススメです！

• ショートカットキーがない or 複雑で覚えにくい
• [ホーム]タブにない（タブを移動しないと選べない）
• [ホーム]タブにあっても階層が深くて1クリックでは選べない

リボンを非表示にして作業することが多い方は、[ホーム]タブの項目も追加すると良いでしょう。

普段する作業によって追加項目は人それぞれですが、筆者が実際に追加しているコマンドを一例としてご紹介します。

Excel

One Driveを利用していて自動保存がかかるので、[上書き保存] は削除して [名前を付けて保存] を入れています。コピペの時によく使う [値の貼り付け] と [行/列の入れ替え] もクイック アクセス ツール バーにあるとスムーズ。指定範囲をリンク付きの図として貼り付けできる [カメラ] は、リボンにはないので使う方は追加推奨です。

Power Point

図表を多用するPower Pointでは、[図形の書式]タブのコマンドを多数配置して、タブ移動せずに図形を整えることができるようにしています。たくさん置いているので、コマンドラベルは非表示に設定。

Word

Wordは縦長のレイアウトなので、リボンをたたんで作業領域を広く使うことを前提に、[ホーム]タブの基本的なコマンドを配置しています。

クイック アクセス ツール バーを設定すると、リボンのタブを移動せずに機能を利用できます。３～４クリックだったものが１クリックになると、積み重ねでかなり作業効率がUPします。ぜひ、使いやすいようにカスタマイズしてみてください。

今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！

Excel（エクセル）を使った作業の中で、繰り返し同じ内容を入力したり、半角・全角等の表記の揺らぎが原因で集計が困難になった経験のある方は少なくないのではないでしょうか。このような場合、ぜひ活用したいのがExcelの「ドロップダウン（プルダウン）」機能です。

この機能を使うと、いちいち手で入力しなくても あらかじめ作成した項目から内容を選択することができ、集計の際には書式が統一されているので、入力ミスや手間が省けて とても効率的に作業を進めることができます。

今回は、ドロップダウンリストの基本的な使い方から応用編まで幅広く紹介します。

簡単！ドロップダウンリストの作り方

ドロップダウンリストの使い方には、大きく分けて2種類の方法があります。

①あらかじめ項目リストを用意する方法（セルを参照）

項目数が多かったり、数カ所で同じ内容のドロップダウンリストを利用する場合、または後で内容の変更がある場合は、あらかじめ同じシート上の別のセルや別シートにリストを作成し、セル参照するようにすると良いでしょう。

手順１）　任意の場所に、ドロップダウンリストに表示したい項目リストを作成します

手順２）　ドロップダウンリストを設定したいセルを選択します

手順３）　[データ]タブ → [データの入力規則]　をクリック

手順４）　[設定]タブ → [入力値の種類]で [リスト]を選択　

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順５）　[元の値]右端の[↑]をクリック → ドロップダウンリストに表示したいセル範囲を選択 → [データの入力規則]右端の[↑]をクリック

※以下例の選択セル範囲は、手順1)で作成した項目リストの (セル範囲 E3からE5)

手順６）　[OK] ボタン → 選択したセルにドロップダウンリストが表示されました

手順７）　他のセルにもドロップダウンリストを表示させたい場合は、セルの右下にあるハンドルを下に向かってドラッグします（オートフィルでコピー）

②直接入力してリストを作成する方法

別途項目リストを用意せずにリストに直接入力していく方法です。ドロップダウンリストに表示する項目が少ない場合に適しています。

手順１）　ドロップダウンリストを設定するセルを選択

手順２）　[データ]タブ → [データの入力規則] 　をクリック

手順３）　[入力値の種類] → [リスト] を選択

（[ドロップダウンリストから選択する] に自動的にチェックが入ります ）

手順４）　[元の値] に ドロップダウンリストに設定する値を直接入力 → [OK]をクリック

手順５）　設定したセル横の矢印をクリックすると、ドロップダウンリストが表示されます

ドロップダウンリストの使い方：応用編

■リスト外の値を入力する方法

リストに設定の無いほかの値を直接入力しようとすると、エラーメッセージが表示されます。

このエラーメッセージを表示させず、ほかの値を入力する手順は以下の通りです。

[データの入力規則] の [エラーメッセージ]タブ → [無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する] のチェックを外す → [OK]

■変化に対応！項目リストの増減を自動的にドロップダウンリストへ反映させる方法

①あらかじめ項目リストを作る方法では、項目リストに増減が出た場合には その都度セル範囲を再選択する必要があります（注意欄参照）。頻繁にリストが増減する業務等では、項目リストをテーブル化しておくとドロップダウンリストにも自動的に反映され、セル範囲の再選択の必要が無く効率的です。（※この方法は、同じワークシート上に項目リストを作成する場合に有効です）

手順１）　項目リストのテーブル化：

テーブル化する範囲を選択 → [挿入]タブの[テーブル]をクリック → [テーブルの作成]ダイアログ表示 → [OK]　

手順２）　テーブル化した項目リストの範囲を[元の値]に設定し、[OK]をクリック

手順３）　項目リストの列に1行追加入力（または削除） → 増減がドロップダウンリストに自動的に反映されました

以上、ドロップダウンリスト（プルダウン）の作成方法と、応用編の使い方をご紹介しました。業務時間短縮に繋がるPCの小技、次回もご期待ください。

Excelで作業するとき、新しい行や列に書式設定をコピーするのが面倒だったり、
数式の入力・合計や平均などの集計をするのに時間がかかる、と感じたことはありませんか？

表を「テーブル化」すると、これらを全部自動で行ってくれるので作業効率が格段に上がります！

表のテーブル化 = Ctrl + T

テーブル化とは、ある行・列の範囲をひとかたまりの「データ」としてExcelに認識させる機能です。
表をテーブルにするには以下3つの方法がありますが、時短かつ簡単なのは表内のセルを選択した状態で Ctrl + T（T=Table）のショートカットキーです。

Excel表内の任意の場所で [ Ctrl + T ]　

Ctrl + T の代わりに [ Ctrl + L ] (L=List) でもテーブル化できます。
（注※Excel2003まではリストと呼ばれていたため、このショートカットキーも残っている）　

また、リボンのメニューからテーブル化を行う場合は、[ ホーム ＞ テーブルとして書式設定 ]一覧から任意のスタイルを選択します。

データ範囲と、最初の行をタイトルにするかどうかの確認ダイアログが出るので、意図した範囲になっていればそのままOKを押します。

たったこれだけの操作でExcelの表がテーブル化しました。
次に、便利な使い方をご案内していきます。

①見やすい ＆ 書式設定が楽々♪

自動で色がつくので、データ範囲がどこまでなのか分かりやすいです。

他のスタイルが良い時は、
​​​​​​​[ テーブルデザイン ＞ テーブルスタイル ] から選択し直します。

ただの表の場合、そもそも縞模様をつけるのがまず手間なのですが、テーブルならばそれが一発でできるだけでなく、列の追加・削除・入れ替えなどをしても交互の色付けが保持されます！

②フィルターとタイトル固定が自動

テーブル化するとフィルターが自動でつきますので、[ ホーム ＞ 並べ替え ] とフィルター から追加する必要がありません。​​​​​​​​​​​

よく、空白の列にまでフィルターをつけてしまっているExcelを見かけることがありますが、テーブルならキチンとテーブル範囲内のみにフィルターがつきます。

また、データ数の多い表を扱う時に
​​​​​​[ 表示 ＞ ウィンドウ枠の固定 ] でタイトル行が見えなくならないように工夫する場面が多いかと思いますが、テーブル化した時はウィンドウ枠固定が不要になります。

テーブルのタイトル行は、表示範囲をはみ出すと
​​​​​​​自動で列番号が表示されている部分に格上げされるので、スクロールしても何の列なのか分からなくなることがありません！

③関数を入れなくても集計できる

Excelでは合計や平均などの集計値を最下段に入力することが多いかと思います。
テーブルなら、[ テーブルデザイン ＞ スタイル ] のオプション で「集計行」にチェックを入れるだけで、範囲選択も数式入力も不要で集計ができます。

テーブルの最下段に集計という行が表示されて、
一番右の列の集計が自動で入ります。

check!

[ ▼ ] ボタンから集計の種類を変更できます。
また、右端以外の列にも集計値を表示させることができます。

テーブル化すると、見た目を整えるための作業や、集計の負荷がぐっと減ります。
その他にも、範囲の自動拡張、数式の入力が簡単になる、ピボットテーブルへの活用などなど、メリットが沢山あります。

今後も業務時短につながるExcelの小技もたくさん掲載していきますので、どうぞご期待ください。

頻繁に行うExcel作業のひとつ、それは「２つのデータを比較して違いを確認する」というものではないでしょうか。パッと見て、同じような２つのデータを目視で比較するのは時間も取られ、人間ですからミスも起こりやすいですし、何より目が疲れます。

そこで、今回はExcelデータの比較を簡単・確実・時短でできる方法をご紹介します。

同じブック内の文字列を比較する方法

◆関数不要！イコールで繋ぐだけ！

まずは関数不要の比較方法のご紹介です。
2つの表にそれぞれ同じデータが入っているかどうかを簡単に見分けるには、比較結果を表示するセルに比較対象をイコール(=)で繋いだだけの式を入力すればOKです。

入力した二つが一致している場合はTRUE、違う場合はFALSEという値が表示されるので、FALSEの部分だけチェックすれば良いことになります。

上記の =C2=H2 のように
セルで比較することもできますが、C2:C50=H2:H50 のように​​​​​​​範囲を指定したり、

テーブル丸ごとの比較も可能です。
=テーブル1=テーブル2 

範囲やテーブルに対して行うと、結果は入力したセルから「スピル（注※）」されてそれぞれ対応する場所に表示されます。

（注※）
「スピル」は、最近のExcelで利用可能になった新機能です。（SPILL＝こぼれる、あふれる）
ひとつのセルに入力した数式の結果が複数になる場合、式を入力したセルからから溢れるように隣接するセルにも表示されます。

条件付き書式でFALSE部分に色をつけたり、IF関数を組み合わせてFALSEの時はと表示するなど、プラスひと工夫すると更に分かりやすくなりますね！

関数を使って比較しよう！

イコールで比較対象を繋いだ式と同じように、比較結果が一致していればTRUE/ 相違があればFALSEを返す、というのを関数で行うこともできます。

イコールで繋ぐ方法との違いは、大文字と小文字を別物として判定するところです。
こちらもセル対セルだけでなく、範囲やテーブルを指定してスピル表示ができます。

Excelファイル（ブック）丸ごとの比較方法

最後に、Excelファイル（ブック）丸ごとの比較方法です。
バックアップしたブックを間違って編集してしまったり、バージョン違いの同じようなファイルが存在したり…こういったブックの違いを見つけるのってかなり厄介かと思います。そんな時に使えるのが、Spreadsheet Compareというツールです。

◆Spreadsheet Compareの起動

Spreadsheet Compareは、Microsoft Office Professional PlusまたはMicrosoft 365 Apps for enterprise で使用することができます。（※参考：Microsoftサポート）

デスクトップ左下の「ここに入力して検索」にSpreadsheet Compare　と入力して起動しましょう。

スタートボタンから探す場合は、​​​​​​​Microsoft Office ツール の中にあります。

◆Spreadsheet Compareの使い方

①　左上のCompare Filesをクリックします。

②　上に旧ファイル、下に新ファイルをセットしてOKすると、ファイルの違いがレポートされます。

左上が旧ファイル、右上が新ファイルで、違いのあるところが色付けされています。

下段中央が差異の一覧で、種類ごとに表示されます。無視したい項目がある場合は、左のチェックを外せば非表示になります。右下は差異の個数の棒グラフです。

• 赤：構造の違い（列・行の追加・削除）
• 紫：計算式の違い
• 緑：値の違い
• 水色：計算結果の違いと原因セル
• 濃緑：書式の違い

リボンの真ん中あたりにある Export Results をクリックすれば、差異一覧をExcelファイルに出力できます。

色分けはなくなってしまうので、予め種類をしぼってから出力した方が見やすいかもしれません。

その隣の Copy Results to Clipboard を押してクリップボードにコピーした上で、​​​​​​​開いているExcelに貼り付けることも可能です。

Spreadsheet Compareの見かたと英語表記に慣れが必要ではありますが、目視だったらとんでもなく時間がかかる2つのデータの比較作業が、パパっと短時間でできるようになります。

以上、データを簡単に比較する３つの方法をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。
同じブック内だったら最初に紹介したイコールや関数を使う方法、違うブックの比較だったらSpreadsheet Compareと使い分けてみてください