リモートワーク・在宅勤務がひとつの働き方として定着した今、何かしらの形でWEB会議に参加されたことがある方も多いのではないでしょうか。最初は慣れなかった画面越しの会話も、今では強力なコミュニケーションツールとなり、多くの会社で主要なミーティング手段となっています。

WEB会議では各ツールの「画面共有」機能を使い、自分のパソコンの画面を見せながら資料や手順を説明する機会があります。今回はMicrosoft Teamsで、画面共有をスムーズに行うためのTipsをご紹介します。

基本のおさらい：画面共有の方法

オンライン会議に参加

会議に参加した状態から始めます。

STEP

1

画面共有の開始

画面右上のあるアイコンから、「共有」ボタンを押します。

STEP

2

共有画面の選択

共有する画面を選択します。

• 「画面」を選びますと、自分のパソコンに映っているデスクトップ画面そのものを会議の参加者に共有します。

• 「ウィンドウ」を選びますと、自身のデスクトップで開いている任意のウィンドウを選択し、参加者と共有できます。共有したウィンドウ以外は参加者に表示されないため、別のウィンドウを参加者に共有したい場合には、いったん共有を停止し、選択し直す必要があります。

【ワンポイント】
1つのパワーポイントなど、特定の資料のみ共有したい場合は「ウィンドウ」でもよいですが、複数の資料や何かの手順説明など、画面をいったりきたりする必要がある場合は、「画面」共有をオススメします。

ネット環境やPCスペックに自信がなく、画面共有が遅れたりする場合は、以下を試してみてください。

• 重いアプリケーションは閉じる
• 無線ではなく有線ケーブルでネットにつなぐ
• カメラをオフにする
• 一度退出して、Teamsを再起動して再度参加し直してみる

STEP

3

画面共有の停止

画面右上のあるアイコンから、「共有を停止」ボタンを押します。
また、他の参加者が画面共有を開始した場合にも、自動的に共有は外れます。

STEP

4

【PCサウンドの共有】動画を流す場合は注意しよう

動画を共有する際の注意点

画面共有中に、動画などの音声が出るものを一緒に確認したい場合には、設定を変更する必要があります。
デフォルトではパソコンのサウンドは他の参加者には共有されていないため、自分のパソコン上では聞こえていても、相手には無音の状態となりますので要注意です。

共有ボタンを押し、「コンピューターサウンドを含む」をオンにしてから、画面を選択すればOKです。

画面が「見やすい」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）として、何を意識すればよいのか…。一度、参加者（Attendee）としての立場から考えてみましょう。

とにかく画面が見やすい方がいい！！

この一言に尽きるのではないでしょうか。特に資料や手順の説明時には、「正しい情報が伝わる」ことが必須です。そのためには、「大きく」、「ハッキリと」、どこを指しているのか「わかりやすい」。こういった目線を意識して、まずは基本を押さえてみましょう。

マウス ポインターの大きさ・色を変更しておく（面倒さ★）

オンライン会議の前に、マウスのポインタを大きくしておきましょう。特に、通常の1 on 1会議ではなく、プロジェクターなどに映し出し、会議室で複数人が1つの画面を見ている場合は、遠くの方でも見やすい状況が好ましいです。また、画面共有中に自分自身がマウスポインターを見失わないためにも、こちらの設定はオススメです。

パソコンの　設定　＞　アクセシビリティ　＞　マウスポインターとタッチ　の設定画面を開き、好みのサイズに変更しておきます。サイズを大きくするだけでもいいですが、マウスポインターのスタイルでカスタムを選び、色も変えておくと更に見やすさUP！

実はマウスの設定方法は2種類ある！？

マウスの設定方法は上記以外に、もう1つあります。
コントロールパネル　＞　マウス　＞　ポインター　＞　デザイン　から、（大きいフォント）や（特大のフォント）を選ぶと、ポインターが大きく表示されます。こちらの設定方法は少し手間がかかるため、オススメは上の通りです！

マニアックな話になりますが、実はこの2つのマウスのデザイン、微妙に違うのです。

「設定」のマウスポインター

「コントロールパネル」のマウスポインター

皆さんはどちらがお好みですか？

画面の拡大・縮小の方法を覚えておく（面倒さ★）

共有された画面が小さくて、ハッキリと見えないという話はよく聞きます。

• 共有する側としては、特に目立たせたいポイントの時は拡大するなどの配慮があると、聞き手にとってはよりわかりやすい。
• 共有される側としては、必要時に自分の画面を拡大できる方法を覚えておくと、困らない。

拡大・縮小の方法はいくつかありますので、一つ覚えておくと便利です。

Teams画面での調整（共有される側のみ有効）

• 画面右上にある三点ボタン（…）＞　ズーム　で倍率を調整

その他の方法（面倒さ★★）

アプリケーションによってはショートカットは使えない？

使用するアプリケーションによっては、上記の方法では拡大・縮小機能が制御されており、うまく動かない場合があります。アプリに関係なく大きく表示させるには、以下の方法が挙げられます。

• 画面全体に適用（Windows設定）
  
  設定　＞　システム　＞　ディスプレイ　＞　拡大縮小とレイアウト　＞　拡大/縮小
  
  ただし、画面全体の表示倍率が変更となりますので、場合によっては見づらくなるかもしれません。

• 特定の箇所だけ拡大（外部ツール）
  
  Microsoft社が無償で提供しているZoomItのような、外部ツールを使うことも一つの手です。画面の拡大だけでなく、画面への書き込みやタイマー機能など、発表する側にとっては非常に便利なツールとなっています。
  
  ダウンロードはこちらから
  ZoomIt – Sysinternals | Microsoft Learn

余計なものを「見せない」という観点から考えてみる

画面共有をする側・発表者（Presenter）は、自分のパソコン上の画面を参加者に共有しているわけですから、メールやチャットなど、本来共有すべきではない情報も映し出されてしまい、情報漏えいのリスクもあります。
また、特にブラウザの画面を共有する際に起こりやすいですが、検索履歴やブックマークなど、プライベートな情報を見られてしまう可能性もあります。人によっては、整理されていないデスクトップ画面を見せること自体、抵抗があるかもしれません。

うっかり自分の検索履歴が出てしまい、恥ずかしい思いをしました…

必要のないウィンドウは極力閉じておく（面倒さ★）

必要のないウィンドウは予め、閉じておきましょう。基本中の基本です。

もちろん、共有画面の選択時に特定の「ウィンドウ」のみを選択する方法が最も安全性が高いですが、画面を切り替える度に再度選択が必要となり、もたつくことも多く、「画面」共有をするのであれば後述の方法を取り入れてみましょう。

ブラウザのブックマークバーを非表示にしておく（面倒さ★）

ブラウザを使用しての説明がある場合には、事前に利用するブラウザのお気に入りバーを非表示にしておくとスッキリします。

デスクトップのアイコンを非表示にしておく（面倒さ★★）

デスクトップ、いわゆる私たちのホーム画面を表示する機会は意外に多いかと思います。自分で使用する分には問題ありませんが、デスクトップがアイコンで埋め尽くされていると、散らかっている印象を与えてしまう恐れがあります。

デスクトップ上で右クリック　＞　デスクトップアイコンの表示をクリック　すると一瞬で全てのアイコンが非表示となります。

ただし、こちらは全てのアイコンが非表示となってしまうため、共有時にデスクトップ上のファイル等を開きたい場合は予め開いておくか、検索バーやエクスプローラーから起動させる必要があるため、少し不便かもしれません。

再度表示させるためには、同じ手順を踏めば一括で戻ります。

Outlookメール・Teamsチャットのポップアップ通知が表示されないようにしておく（面倒さ★★）

画面共有中に、メールやチャットのポップアップ通知が出てしまったことはありませんか？こちらは特に予測不可能であるため、万が一プライベートな内容が映されてしまった場合、焦ってしまいそうですよね。

最初から通知をOFFにしておくと、そういった心配も不要です。

メール　Outlookの場合

右下にあるタスクバーにあるベルのアイコンをクリック　＞　通知ウィンドウのベルアイコンをクリック（青色になればOK）
「応答不可モードが有効になっています」と表示され、ベルアイコンがスヌーズ状態となっていればメールなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

チャット　Teamsの場合

Teamsの右上のアカウントアイコン　＞　ステータス「応答不可」を選択
「状態が応答不可に設定されています」と表示され、アカウントアイコンが赤くなっていれば、チャットなどの通知バナーが一時的に非表示となります。

どちらも数クリックで設定できる手軽さはありますが、通知がないと不便なことも多いので、会議の後は状態を戻しておくことを忘れないように注意です。

入力履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

必要であるならば、入力履歴をOFFにしておくと、予測変換時に自分の入力履歴に基づいた候補は表示されません。

右下にあるタスクバーに常駐しているIMEを右クリック　＞　設定　＞　全般　＞　予測入力　でオフに切り替えられます。

ただし、普段は入力履歴が有効になっていた方が効率的なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

検索履歴が表示されないようにしておく（面倒さ★★★）

同じように、ブラウザの検索履歴をOFFにしておくと、過去に検索したキーワードや履歴が表示されることはありません。

Microsoft Edgeの場合

検索バーの右下の歯車アイコン　＞　入力した文字を使用して～　の2か所をOFFにする

ただし、こちらも普段は検索履歴が有効になっていた方が色々と便利なこともありますので、オンライン会議の度に都度設定を変更するのは、少々面倒かもしれません。

おわりに

これまでは、WEB会議というものは主に受け身（参加のみ）のスタイルであった方も、リモート業務の増加に伴い、画面共有を用いる機会も増えていくことかと思います。
全ての方法を覚える必要はありませんが、自分に合ったものを選び、意識的に試してみてはいかがでしょうか？

Teamsの便利な使い方については、他の記事でもご紹介しております。よろしければ、#Teamsからご覧ください。

クリップボード履歴の使い方をご紹介します。
「コピー」や「切り取り」を実行したテキストや画像などのデータを、別の場所に貼り付けられるように一時保管する場所が クリップボード です。

以前は最新の1項目しか保存されませんでしたが、Windows10以降、クリップボード履歴 機能を使って複数項目を保持できるようになりました。
画面を行ったり来たりしてコピペを繰り返す、という作業がなくなって業務効率改善に効果ありです！

クリップボード履歴をONにする

まず、デフォルトでは履歴を残さない設定になっているので、機能をONにしましょう。
クリップボード履歴を初めて利用する際は Windowsロゴキー + V を押して、[有効にする] を選択します。

なお、設定＞システム＞クリップボード ​​​​​​​からも、クリップボード履歴のON/OFFの切り替えができます。

クリップボード履歴を利用する

一旦履歴機能をONにすれば、Windowsロゴキー + V で呼び出すことができます。
テキストでも、画像でも、コピーまたは切り取りしたものが履歴に残っていて、クリックで選択して貼り付けできます。

クリップボードに登録できるアイテムは
テキスト、画像（ビットマップ）、HTMLの3種類で1項目ごとのサイズ制限は 4MB となっています。
クリップボードに保持できる上限数は 25項目 です。（2023年1月現在）

項目数が上限に達すると、古いものから自動的に削除されます。
また、PCシャットダウン・再起動時に履歴がクリアされます。

よく使う定型文など、再利用するために取っておきたい項目は各項目の右上にある三点ボタン[…]から、「ピン留め」しておきましょう。
（ピン留めした項目はPC再起動時も削除されずに残ります。）

テキストを別の場所に貼り付ける時、元のドキュメントと貼り付け先のウィンドウを行ったり来たりしていませんか？
必要箇所をまとめてコピーしてから貼り付けをした方が効率的です。
それから、コピーした後でCtrl+V を押そうとしたのに間違えて別のキーを押してしまった、なんてことはないでしょうか？
これも大丈夫、履歴に残っているので再コピーする必要はありません。

クリップボード履歴を活用すれば、そんなちょっとしたタイムロスを減らすことができます！
これからは、コピーしたものは Windowsロゴキー + V で呼び出してください

今後も、業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます。
どこかで皆様のお役に立てれば幸いです。ぜひ試してみてください！

Windows10から備わった機能で、選択した部分だけのスクリーンショットを素早く取れるようになりました。​​​​​​​​​​​​​​従来の全体をスクショして必要部分をトリミングする、というやり方よりもかなり時短になると思います。また、部分キャプチャーのほかにも便利なスクリーンショットの方法を併せてご紹介します。

選択した部分のスクリーンショットを撮る（画面の部分キャプチャー）

◆使い方：Windowsロゴキー + Shift + S

①　Windowsロゴキー + Shift + S を押して「切り取り & スケッチ」を起動させます。起動すると画面が暗くなり、切り取りバーが出現します。　

②　切り取りたい領域に合わせてバーのメニューを選択します。
部分キャプチャーを撮りたい場合、切り取りバー「四角形の領域切り取り」（または「フリーフォーム領域切り取り」）をクリック、キャプチャーしたい画面部分にカーソルをドラッグして範囲指定します。

※４種類の切り取り領域の範囲の違いはこちらをご参照ください↓

③　キャプチャー後、「切り取り & スケッチ」がトースト通知（画面右下にポップアップ）されますので、この通知をクリックして開けば、トリミングやペンでの書き込み等の簡単な編集ができ、そのまま画像として保存も可能です。もちろんトースト通知を開かなくても、切り取ったらすぐに Ctrl + V 等で貼り付けることも可能です。

＜おまけ＞　「切り取り & スケッチ」で定規を使って線を引く方法

線を引くときは、フリーハンドよりも断然定規を使用することをおすすめします。

①　切り取り & スケッチのウィンドウ上部にあるメニューから定規を選択します。

②　定規の位置、角度（※注1）を調整します。
③　任意のペン・色を選択し、定規に沿って線を引きます。

（※注1）
定規の角度は、マウスのホイールボタンで調整してください。
定規上にカーソルを合わせ、ホイールボタンを下または上に回すと定規の角度が０度から90度まで傾きます。

今後も、業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます。
どこかで皆様のお役に立てれば幸いです。ぜひ試してみてください！