送信者のプロフィール写真を非表示にする

メールにある送信者のプロフィール写真が気になる、非表示にしたい！

そんな時は、下記の方法で写真を非表示にできます。

1.まず、Outlook画面の右上にある歯車の「設定」アイコンをクリックします。

2.下のような画面がでてきますので、メールを選択し、でてくる右のメニューの「レイアウト」を選びます。

3.「送信者の画像」が選択できますので、「送信者の画像を表示しない」のボタンをクリックします。

予定表をチャームと色によって見やすくする

予定表がなんだかごちゃごちゃしているから、一目でわかるようにしたい！

そんな時は、チャームと色で予定を区別できます。

1.編集したい予定の上で右クリックします。プルダウンメニューにある「チャーム」を選択すると、絵のアイコンが表示されますので、好きなチャームを選びます。ご自身で、予定のチャームを決めておけば（例えば、出張は靴、など）その予定は見た時にチャームで判断できます。

2.また同じプルダウンメニューにある「分類」を選択すると、色が指定できますので、予定の色を決めておくと、見た時に色で判断できます。（例えば、会議は赤、など）

3.予定だけでなく、人によって色やチャームを設定できます。他の人の予定表を選び、三点ボタンをクリックします。出てきたプルダウンメニューにある「色」を選択すると、色のアイコンが表示されるので、好きな色をクリックします。その下にある「チャーム」を選択すると、絵のアイコンが表示されるので、好きなチャームをクリックします。

これで色とチャームを同時に設定でき、予定表がわかりやすくなりました。予定表は、フィルタ機能を使って、特定の表示だけにすることもできます。

マイ予約ページから、1対1の予約（OutlookのWEB版のみ）

チーム員と個別（1対1）で面談したいけれど、それぞれと時間調整するのは大変…

各自、予定の空いてるところを探して面談をいれてほしい！

そんな時は、マイ予約ページが便利です。こちらは今のところ（24年5月）Web版のOutlookのみの機能となります。

1.OutlookをWeb版で開きます。予定表を見ると、「マイ予約ページへ」が表示されますので、クリックします。「個人用予約ページ」から、会議の種類を作成、をクリックします。

2.下記ページが表示されますので、それぞれ項目を設定します。一番下の詳細オプションをクリックすると、細かい設定が可能です。

この会議のリンクをメールで対象者に送ると、対象者はリンクから自分で空き時間を選んで、面談を設定できます。リンクをコピーするには、会議の右上にある三点ボタンのプルダウンメニューから、「コピー」をクリックします。

メールに貼り付けると、下のようなリンクが貼りつきます。ここから、予約のページにアクセスできます。

メールを受信した対象者は、このリンクにアクセスし、予約のページを開きます。空き時間がわかりますので、好きな時間を選択して、面談を予約することができます。

おわりに

今回のご紹介は以上です。新しいOutlookを自分好みにアレンジして、使いやすくしましょう。是非お試しください

日々のメール業務の中で、よく使う言い回しや文章はありませんか？ そんな文言をテンプレートにして登録しておくととても便利です。今回は簡単に登録できるOutlook「マイテンプレート」機能をご紹介します。

Outlook「マイテンプレート」の登録と使い方

登録方法

①メール作成画面の[メッセージ]タブで、[テンプレートを表示]をクリックします。※初回の場合は、マイテンプレートについての説明文が表示されるので「続行」をクリックします。

②　+ボタンの「テンプレート」を選択します。

③「タイトル」と「テンプレートの本文」を入力して、「保存」をクリックしたら登録完了です。左の図のように改行が可能なので文章で登録しておくと便利です。

使用方法

メール作成画面の本文の挿入したい場所にカーソルを合わせて[メッセージ]タブで、[テンプレートを表示]をクリックします。マイテンプレートから使用したいテンプレートをクリックします。ちなみに、マイテンプレートはメール本文だけでなく「予定表」でも使用が可能です。

修正・削除方法

登録済のテンプレートを修正したい場合は、右上の鉛筆マークをクリックして変更します。削除の場合は、右上のごみ箱マークをクリックで不要なテンプレートを削除できます。

テンプレートの書式設定

マイテンプレート登録画面には書式設定がないので、本文へ直接入力の場合はプレーンテキストのみになります。フォントや文字色を指定して登録するには、一旦メール本文や別の場所で好みの書式に整えた上で、マイテンプレートへコピぺ＆保存することでフォントや文字色を登録することが可能です。

なお、画像もテンプレートとして登録可能です。マイテンプレート登録画面上に画像挿入設定はないので、別の場所に置いたものをマイテンプレート本文へコピペします。画像のサイズが大きすぎると保存ができない為小さいサイズがおすすめです。

Web版Outlookでの使い方

今回のご紹介は以上です。業務時間を１０秒時短するために是非お試しください

皆さんが職場で最も長い時間立ち上げているソフトは何でしょうか？Teams？Excel？おそらく、メールソフトの方も多いのではないでしょうか。
その中で、最も利用されているメールソフトの1つが、Microsoft365が提供するOutlook（アウトルック）です。
Outlook には意外と知られていない便利な機能やツールが多数備わっていて、これらを活用することで作業効率をアップすることができます。 
​​​​​​​最も起動時間が長く、毎日使用するソフトだからこそ、10秒得する！小技を取り入れて、時短を強化していきましょう。

「メールと予定表」の即切り替え【Ctrl + 1 / 2】

皆さんは朝会社に出勤して、パソコンを立ち上げて、まず最初にすることはなんでしょうか？私は、まずはメールチェックと本日の予定確認をします。また業務中も、頻繁にメールと予定表を交互に確認する機会は多いです。同じような作業をすることが多い方は、下記のショーカットキーを覚えて、マウスなしでスムーズに切り替えてみましょう。

「書式クリア」で見づらさを解消【Ctrl + Space】

ご自身のOutlookの書式設定を「HTML」もしくは「リッチテキスト」にしている場合は、受信したメールを返信したり、本文をコピーした際に、相手のフォント設定の情報も引き継がれます。メール内で様々なフォントや行間設定が混在していると少し見づらくなってきますし、コピペしたことが丸わかりなので、あまりビジネス的にも適切ではありません。そういった時でも、いちいち手動で変更したり、「貼り付け」＞「貼り付けのオプション」＞「テキストのみ保持」のステップを踏まずとも、簡単に書式のリセットを行うことが可能です。

「メールから予定を作成」で、内容を即反映【ドラッグ】

Outlookのスケジュールに予定やタスクを入力する際、その予定・タスクについての詳細はどのメールに書かれていたっけ…となったりしたことはありませんか？その度に該当メールを検索し、内容を転記する手間をかけなくても、一発でメールを直接予定表に反映させる方法があります。こちらは特に打ち合わせ・ミーティング・イベント等の予定をセットアップする際に便利な小技です。メールの本文が残っていると、それまでのやり取りがわかりやすくなり、受信者への情報共有もスムーズに行えるというメリットもあります。

メールの本文を残したまま、予定作成画面が立ち上がりますので、「タイトル」、「開始時刻」、「終了時刻」、「場所」などの必要項目を設定し、予定表に直接紐づけることができます。

To Doほどでもないタスクは、「メモ」を活用してみよう【Ctrl + Shift + N】

メールを確認している時に、ちょこっとした自分用のメモを残したい時ってありますよね。その際、同じくOutlookの「TO DO」にタスク登録するほどまででもない内容や、いちいちWindows標準アプリの「メモ帳」、「付箋」を立ち上げるのも面倒…と感じたことはありませんか。実は、Outlook内にもメモの機能があります。こちらは画面上自由に移動させることができ、Outlookを起動させている間は表示されます。新たなアプリを開かずとも作業が続けられますので、便利です。

もし誤ってOutlookを閉じてしまった場合にも、作成したメモは自動的に保存されているため、心配いりません。「ナビゲーションバー」＞「その他」＞「メモ」で内容を確認できます。

「予約送信」機能で、メールを時間指定で送信【配信タイミング】

夜中にメールをするのは気が引けたり、取引先の就業時間外にメールを送信することは不適切かなと悩まれたことは誰しもあるかと思います。また、メルマガのように常に決まった時間に送信したい場合など、予め希望した時間にメールを送信できる時間指定機能がOutlookには備わっています。意外と簡単に設定できますので、必要な場合にはこちらの送信予約を利用してみましょう。

こちらの機能を使えば、自分へのリマインダーとして自身にメールを送信することもできますね！

いかがでしたでしょうか。
今回紹介したTipsの全てが、特に事前設定も必要なく、即座に使えるものばかりです。ぜひ、今日から一つでも取り入れてみてください。
今回はOutlookの活用方法をご紹介しましたが、今後も業務効率化の手助けになるPCの小技や便利な使い方を随時発信していきます！