仕事で外部の方とファイルのやり取りをする際に、”ファイルサイズが大きすぎてメール添付できない” “相手のメールボックスの容量を圧迫するのでは…”、と気になることはないでしょうか。また、パスワードをかけたzipファイルをメールに添付し、パスワードは別送する方法（いわゆるPPAP）。このPPAPの代替手段としても、クラウドストレージの利用が進んでいます。

そこで今回は、ファイルを送ってもらう時に利用できる便利な OneDriveの機能をご紹介します。

外部からファイルをアップロードしてもらう ：「ファイル要求」機能

「ファイル要求」機能とは

従来からSharePointやOneDriveでは、保存したファイルを社内外のユーザーと共同編集などが可能ですが、逆に、アクセス権を付与していれば後からでもファイルを編集できてしまいます。
変更履歴は残ったとしても、不用意にファイルを更新されたくない、という場合もあるのではないでしょうか。

「ファイル要求」機能 では、アップロードしかできないリンクを作るので、ファイルがいつのまにか書き換えられているということがありません。
別途、ファイルやフォルダへのアクセス権を付与していなければ、同じフォルダに入っている他のファイルはもちろん、アップロードしたファイルを含め、表示・編集できないので、​​​​​​​フォルダやファイルのアクセス権を気にせず、ファイルを収集することができます。

なお、このOneDriveを利用したファイルのアップロードは、相手がOneDriveやMicrosoftのアカウントを持っていなくても行うことが可能です。

ファイル要求の方法　(要求する側・要求される側の手順）

アップロードファイルを要求する側

「ファイル要求」機能を利用するためには、まずはアップロード用のフォルダを作成します。
今回の例では、OneDriveの自分のファイル内に” FileUploadTest ” というフォルダを用意しました。

ファイルをアップロードしてもらうフォルダをOneDrive上に用意する。

STEP

1

三点ボタンから「ファイルを要求する」をクリック。

STEP

2

どのようなファイルが必要かの説明を入力し [ 次へ ] をクリック。

STEP

3

チャット等で [ リンクのコピー ] を伝えるか、[ メールで送信することもできます ] からメール送信でリンクを伝える。

STEP

4

ファイルアップロードを要求される（ファイルをアップロードする）側

ファイルアップロードのリンクを受け取った側の手順は、簡単２ステップのみです。

アップロードリンクのついたメール等を受け取ったらリンクをクリック。ブラウザが立ち上がる。

STEP

1

画面の指示に従ってファイルを選択し、氏名を入力してアップロードする。

※Microsoftアカウントの場合は、氏名入力の代わりにサインインをします。

※複数ファイルを同時にアップロードしたい場合は、「その他のファイルを追加」をクリックします。

※ファイルを要求する側・される側でやり取りするリンクは、アップロード専用のリンクなので、アップロード済のファイルを開いて編集することも、同じフォルダ内の別のファイルを見ることもできません。

STEP

2

ファイルのアップロード完了通知

ファイルのアップロードが完了すると、フォルダーの所有者に通知が届きます。
ファイル名の頭には自動で氏名がつくので、誰からアップロードされたのかが分かりやすいです。
同じファイル名で複数人からアップロードしてもらっても混乱しません。

ファイル要求の停止

ファイル要求リンクを削除することで、新たなファイルのアップロードはできなくなります。

該当するフォルダの三点ボタンから​​​​​​​アクセス許可の管理を開き、リンクを削除します。

アップロードリンクを削除すれば、通常のフォルダになるのでそのままファイル管理に使うことができます。

このOneDriveでのファイル要求機能は、社内外問わず（共同編集するのではなく）完成したファイルを送ってもらいたい時にとても便利です。
また、同じフォーマットのファイルを複数人から集める時は、この方法ならば同じフォルダ―内にファイルが纏まるので、Power QueryやPower Automateを使って1件ずつファイルを開かずにデータを集約する…、ということも容易にできそうですね！

今後、この機能はOneDriveだけではなくSharePointでも対応予定とのこと（2023年2月中旬現在）。続報を楽しみに待ちたいと思います。

今回はOneDriveの便利な小技をご紹介しましたが、業務時短につながる様々なアプリケーションの小技・豆知識を今後も発信していきます。